【正文】 護(hù)指南 。 。 。 過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。 管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制 。 進(jìn)行編寫 按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。 文件類別為：管理手冊用 01 標(biāo)識，程序文件用 02 標(biāo)識，公司級管理性制度用 03 標(biāo)識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識，如生產(chǎn)部用 QG 標(biāo)識。 所有文件 (包括表格 )必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交 相關(guān)部門主管審閱會簽 (由部門主管確定會簽部門的數(shù)量 )，并由 文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字 。 文件審批權(quán)限。 (程序、規(guī)定、制度、表格 )由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。該文件清單在修改、增加 /刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。 各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布 /修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。每季度備份一次電子版文件。各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件 。 文件更新 文件更改時，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件 (原件一份、電子一份 )、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出 文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。 收 集 定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。 記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標(biāo)識。 處 置 記錄保存人按照 “ 安全記錄臺帳 ” 中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進(jìn)行處置，包括銷毀或歸檔。 公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。各部門根據(jù)工作需要配備專 (兼 )職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。 財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。 以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。 歸檔的文件材料必須是原件。 存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫 “ 卷內(nèi)目錄 ” 。 檔案盒 (袋 )內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、在后 。印件在前，定稿在后 。文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。 查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。 查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。 原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： 借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜 翻閱查找 。 要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人 。 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚 。 調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射 “ 五防 ” 工作。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補(bǔ)救。對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。 檔案管理人員要做好檔案資料的 __，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀 公文管理制度 ，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度。 、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。 、修改和簽字必須使用鋼筆，不準(zhǔn)使用元珠筆和鉛筆。 ，下行文的執(zhí)行、 檢查，均由擬文部門負(fù)責(zé)。實(shí)行文件立卷歸檔制度。 ，均應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。 ，必須持。查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 ，嚴(yán)守國家機(jī)密。密級文件未經(jīng)上級批準(zhǔn)，不允許復(fù)制。 ，按《公文處理辦法》執(zhí)行。 本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。 公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì) (以文頭為準(zhǔn) )，報總經(jīng)理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。 工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時移交至本部門，集中管理，個人不得據(jù)為己有。 公司舉辦重大活動應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。 各種資料應(yīng)建立電子文檔，