第3章表的創(chuàng)建與管理-在線(xiàn)瀏覽
2025-04-16 21:10本頁(yè)面
【正文】 ⑥選擇“文件” → “保存”菜單命令，或在快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄中單擊“保存”按鈕，以“課程”為名稱(chēng)保存表。利用表模板創(chuàng)建表，會(huì)比手動(dòng)方式更方便快捷。 操作步驟： ①新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，命名為“通信錄 .accdb”。 ③單擊其中的“聯(lián)系人”模板，此時(shí)彈出對(duì)話(huà)框，提示“是否要 Microsoft Access關(guān)閉所有打開(kāi)的對(duì)象？”，單擊“是”按鈕，則基于“聯(lián)系人”表模板所創(chuàng)建的表就被插入到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中。模板中已經(jīng)設(shè)計(jì)好了各種字段屬性，可以直接使用該字段模板中的字段。 ②選中“表格工具 /字段”選項(xiàng)卡，在“添加和刪除”命令組中，單擊“其他字段”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，出現(xiàn)要建立的字段類(lèi)型菜單。 23 設(shè)置字段屬性 1． “格式 ”屬性 “格式 ”屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示格式，并不影響其在表中的存儲(chǔ)格式。 數(shù)字型、貨幣型、自動(dòng)編號(hào)型字段的格式如圖所示，其中 “固定 ”是指小數(shù)的位數(shù)不變，其長(zhǎng)度由 “小數(shù)位數(shù) ”說(shuō)明。 是 /否型字段的格式如圖所示。定義輸入掩碼時(shí)，將格式中不變的符號(hào)定義為輸入掩碼的一部分，這樣在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只需輸入變化的值即可。 Access為文本型和日期 /時(shí)間型字段提供了輸入掩碼的向?qū)?，而?duì)于數(shù)字和貨幣型字段只能使用字符直接定義“輸入掩碼”屬性。 注意：如果為字段定義了輸入掩碼，同時(shí)又設(shè)置了它的“格式”屬性，顯示數(shù)據(jù)時(shí)，“格式”屬性將優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置，即使保存了輸入掩碼，在數(shù)據(jù)設(shè)置格式顯示時(shí)，也會(huì)忽略輸入掩碼。如果沒(méi)有為表字段指定標(biāo)題，則用字段名作為控件附屬標(biāo)簽的標(biāo)題，或作為數(shù)據(jù)表視圖中的列標(biāo)題。 4．“默認(rèn)值”屬性 默認(rèn)值（ Default）是在輸入新記錄時(shí)自動(dòng)取定的數(shù)據(jù)內(nèi)容。 27 例 35 將“學(xué)生”表中“性別”字段的默認(rèn)值屬性設(shè)置為“男”。 ②選擇“性別”字段，在“字段屬性”區(qū)域的“默認(rèn)值”屬性框中輸入“男”。 也可以單擊“默認(rèn)值”文本框右邊的省略號(hào)按鈕來(lái)啟動(dòng)“表達(dá)式生成器”對(duì)話(huà)框，利用表達(dá)式生成器輸入默認(rèn)值。 28 5．“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性 有效性規(guī)則 (Validation Rule)是給字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)所設(shè)置的約束條件。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí)，可以通過(guò)定義“有效性文本”屬性來(lái)給出提示。 ②選擇“入學(xué)成績(jī)”字段，在“字段屬性”區(qū)域中的“有效性規(guī)則”文本框中輸入表達(dá)式“ ＝ 0 And ＝ 750”，在“有效性文本”文本框中輸入文本“請(qǐng)輸入 0～ 750之間的數(shù)據(jù)！”。 這里輸入的表達(dá)式是一個(gè)邏輯表達(dá)式，表示入學(xué)成績(jī)大于等于 0并且小于等于 750，即在 0~750之間。 ③保存“學(xué)生”表?！氨匦琛睂傩匀≈涤小笆恰焙汀胺瘛眱煞N，當(dāng)取值為“是”時(shí)，表示該字段的內(nèi)容不能為“空值”，必須填寫(xiě)。 31 7．“索引”屬性 當(dāng)表中的數(shù)據(jù)量很大時(shí)，為了提高查找和排序的速度，可以設(shè)置“索引”屬性。 在 Access中，“索引”屬性提供 3種取值。 ? 有 (有重復(fù) )：表示以該字段建立索引，且字段中的值可以重復(fù)。這種字段適合作為主鍵，當(dāng)字段被設(shè)定為主鍵時(shí)，字段的“索引”屬性被自動(dòng)設(shè)為“有 (無(wú)重復(fù) )”。 操作步驟： ①用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)“學(xué)生”表，選擇“性別”字段。 33 例 38 為 “學(xué)生 ”表創(chuàng)建多字段索引，索引字段包括 “學(xué)號(hào) ”，“姓名 ”、 “性別 ”和 “出生日期 ”。 34 ② 單擊“字段名稱(chēng)”列的第 1個(gè)空白行，然后單擊右側(cè)的向下箭頭，從打開(kāi)的下拉列表框中選擇“姓名”字段，將光標(biāo)移到下一行，用同樣方法將“性別”字段、“出生日期”字段加入到“字段名稱(chēng)”列。 35 8．計(jì)算字段的“表達(dá)式”屬性 計(jì)算數(shù)據(jù)類(lèi)型是 Access 2023新增加的數(shù)據(jù)類(lèi)型，使用這種數(shù)據(jù)類(lèi)型可以使原本必須通過(guò)查詢(xún)的計(jì)算任務(wù)，在數(shù)據(jù)表中就可以完成。 36 37 表中數(shù)據(jù)的輸入 使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù) 在表設(shè)計(jì)視圖中顯示的是表的結(jié)構(gòu)屬性，而在數(shù)據(jù)表視圖中顯示的是表中的數(shù)據(jù)，因此針對(duì)表中數(shù)據(jù)的操作都在數(shù)據(jù)表視圖中進(jìn)行。 38 1．輸入數(shù)據(jù)的步驟 首先打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，在導(dǎo)航窗格中雙擊要輸入數(shù)據(jù)的表名，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，然后輸入數(shù)據(jù)。輸入“有否獎(jiǎng)學(xué)金”字段值時(shí)，在提供的復(fù)選框內(nèi)單擊鼠標(biāo)左鍵會(huì)顯示出一個(gè)“ √”，打鉤表示有獎(jiǎng)學(xué)金 ， 再次單擊鼠標(biāo)左鍵可以去掉“ √”， 不打鉤表示沒(méi)有獎(jiǎng)學(xué)金。一直到輸入完全部記錄后，選擇“文件” → “保存”菜單命令，或單擊快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄上的“保存”按鈕，保存表中數(shù)據(jù)。 39 40 2．一些特殊數(shù)據(jù)類(lèi)型的輸入方法 (1)備注型數(shù)據(jù)的輸入 備注型字段包含的數(shù)據(jù)量很大，而表中字段列的數(shù)據(jù)輸入空間有限，可以使用 Shift+F2組合鍵打開(kāi)“縮放”窗口，在該窗口中輸入編輯數(shù)據(jù)。 41 (2)OLE對(duì)象型數(shù)據(jù)的輸入 “學(xué)生”表有“照片”字段，這是 OLE對(duì)象類(lèi)型。在該對(duì)話(huà)框中，選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，再單擊“瀏覽”按鈕，打開(kāi)“瀏覽”對(duì)話(huà)框，找到并選中所需圖片文件，然后單擊“確定”按鈕。右鍵單擊附件型字段，在彈出的快捷菜單中選擇“管理附件”命令，彈出“附件”對(duì)話(huà)框。使用“附件”對(duì)話(huà)框可添加、編輯并管理附件，附件添加成功后，附件型字段列中會(huì)顯示附件的個(gè)數(shù)。 例 39 為 “學(xué)生 ”表的 “專(zhuān)業(yè)名稱(chēng) ”字段創(chuàng)建查閱列表 ， 列表中顯示 “工商管理 ”、 “國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易 ”、 “電子商務(wù) ”、 “市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)”、 “金融學(xué) ”和 “會(huì)計(jì)學(xué) ”6個(gè)值。 45 建立表之間的關(guān)聯(lián) 1．建立表的關(guān)聯(lián) 在創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)時(shí)，先在至少一個(gè)表中定義一個(gè)主鍵，然后使該表的主鍵與另一表的對(duì)應(yīng)列（一般為外鍵）相關(guān)。在創(chuàng)建表之間的關(guān)系之前，應(yīng)關(guān)閉所有需要定義關(guān)系的表。 47 2．編輯表的關(guān)聯(lián) 在定義了關(guān)聯(lián)以后，有時(shí)還需要重新編輯已有的關(guān)聯(lián)。在Access中，讓子數(shù)據(jù)表顯示出來(lái)叫做展開(kāi)子數(shù)據(jù)表，讓子數(shù)據(jù)表隱藏叫做將子數(shù)據(jù)表折疊。 49 表的編輯 表結(jié)構(gòu)的修改 1．修改字段 修改字段包括修改字段的名稱(chēng)、數(shù)據(jù)類(lèi)型、說(shuō)明和字段屬性等。如果還要修改字段數(shù)據(jù)類(lèi)型或定義字段的屬性，可以選擇“表格工具 /字段”上下文選項(xiàng)卡中的有關(guān)命令。 50 2．添加字段 添加字段有兩種方法。 ②用數(shù)據(jù)表視圖打開(kāi)需要添加字段的表，在某一列標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入字段”命令，雙擊新列中的字段名“字段 1”，為該列輸入唯一的名稱(chēng)。 51 3．刪除字段 與添加字段操作相似，刪除字段也有兩種方法。如果要選擇一組連續(xù)的字段，可用鼠標(biāo)指針拖過(guò)所選字段的字段選定器。 ②用數(shù)據(jù)表視圖打開(kāi)需要?jiǎng)h除字段的表，選中要?jiǎng)h除的字段列，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除字段”命令。用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)需要移動(dòng)字段的表，單擊字段選定器選中需要移動(dòng)的字段行，然后再次單擊并按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可將該字段移到新的位置。常用的定位記錄方法有兩種：一是使用記錄號(hào)定位，二是使用全屏幕編輯的快捷鍵定位。還可以使用記錄定位器中的其他按鈕實(shí)現(xiàn)快速記錄定位。 54 2．查找與替換表中的數(shù)據(jù) (1)查找
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1