【正文】 見后附樣表，編目表存放于專門的塑料文件夾中并按統(tǒng)一格式做好標(biāo)識(shí)）供項(xiàng)目人員查找使用，并確定法律法規(guī)要求和其它要求與環(huán)境因素的關(guān)系；③由技術(shù)部組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)并貫徹落實(shí)。④作廢的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一加蓋“作廢”章或直接在作廢處標(biāo)注“作廢”。頁眉應(yīng)有“項(xiàng)目名稱”。此項(xiàng)的合理性由資料員負(fù)責(zé)檢查和提醒。做到與電子版的統(tǒng)一及完整性。有技術(shù)交底及安全交底的方案，應(yīng)將技術(shù)及安全交底文本歸于同一個(gè)文件夾中。方案員編制方案時(shí)應(yīng)到資料員處申請(qǐng)方案編號(hào)，資料員即時(shí)將方案名稱及編號(hào)寫進(jìn)方案編目臺(tái)帳表中（方案編目見附表）關(guān)于內(nèi)部審批頁：報(bào)至局的方案中應(yīng)附內(nèi)部審批頁，經(jīng)項(xiàng)目相關(guān)部門等簽字后進(jìn)行復(fù)印后蓋項(xiàng)目公章，方案封面及報(bào)監(jiān)頁也應(yīng)蓋項(xiàng)目公章；通常情況下無論大小方案，只要是成冊(cè)的有編號(hào)的方案，均應(yīng)交局審批，報(bào)局審批前應(yīng)先報(bào)項(xiàng)目總工進(jìn)行確認(rèn)是否上報(bào)，經(jīng)總工認(rèn)為須報(bào)到局的方案由收發(fā)文員負(fù)責(zé)歸集并快遞至局，方案報(bào)監(jiān)理及報(bào)局應(yīng)同時(shí)進(jìn)行，不得延誤（延隔時(shí)間不得超過1天），保證資料的及時(shí)性，方案應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，并由負(fù)責(zé)歸檔的資料員進(jìn)行及時(shí)編目：根據(jù)質(zhì)監(jiān)站的交底，方案尤其是重要方案均應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批簽字。方案均應(yīng)由技術(shù)部經(jīng)理審核完成后，再交由項(xiàng)目總工審核并簽字。（根據(jù)規(guī)定方案應(yīng)在全部審批完成后才能下發(fā)，但由于工程工期的特殊情況，按此進(jìn)行變通）審批過程中提出的及實(shí)施過程中確定的修改意見，任何人員不得隨意銷毀，編制人員應(yīng)按附頁的形式進(jìn)行補(bǔ)充、完善和修改，對(duì)需要再次報(bào)批的進(jìn)行報(bào)批，并保存報(bào)批記錄；方案編制時(shí)應(yīng)多結(jié)合分包專業(yè)人員的意見，存優(yōu)去劣，保證方案的可操作性，保證方案的經(jīng)濟(jì)合理、安全適用性。小型技術(shù)方案未涉及安全事宜的可不單獨(dú)作安全交底記錄，但技術(shù)交底中應(yīng)有相關(guān)安全的說明事項(xiàng)。方案員負(fù)責(zé)對(duì)各自編制的方案進(jìn)行交底，現(xiàn)場(chǎng)工長(zhǎng)負(fù)責(zé)進(jìn)行各分項(xiàng)施工的技術(shù)交底及安全交底，均應(yīng)有統(tǒng)一格式的書面資料及簽字，并存放于資料員處歸檔。方案的發(fā)放范圍見“圖紙、文件處理確認(rèn)書”（附后）；所有方案均應(yīng)發(fā)放書面文件，并在方案封面下附上監(jiān)理及內(nèi)部審批頁。所有方案完成后均應(yīng)由方案員將電子版存檔備份，一個(gè)方案對(duì)應(yīng)一個(gè)電子文件夾，文件夾應(yīng)按方案名稱進(jìn)行標(biāo)識(shí)。六、圖紙與變更洽商管理及其可追溯性、及時(shí)性的相關(guān)要求由于名門蝶翠園項(xiàng)目涉及到邊設(shè)計(jì)邊施工，邊施工邊修改的特殊情況，變更作廢的圖紙較多，對(duì)作廢的圖紙必須用作廢處理卡進(jìn)行處理（作廢處理卡格式附后）。作廢的圖紙及變更統(tǒng)一加蓋“作廢”章，并及時(shí)收回或銷毀（資料室、商務(wù)部應(yīng)至少保存一套用于存檔結(jié)算，其余可作銷毀處理，避免誤傳）。作廢處理卡還可以對(duì)丟失的作廢文件進(jìn)行記錄并分清責(zé)任。圖紙與變更的發(fā)放均須及時(shí)通知項(xiàng)目總工，如沒有特殊情況（應(yīng)口頭匯報(bào)），均按“圖紙、文件處理確認(rèn)書”上的范圍進(jìn)行發(fā)放；有業(yè)主簽字的原件應(yīng)存檔。由于從業(yè)主處領(lǐng)取的圖紙均沒有業(yè)主蓋章（業(yè)主口頭承諾以后統(tǒng)一蓋章），有的圖紙簽了字而沒有日期，為了保證文件的可追溯性和有效性，資料員應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)請(qǐng)業(yè)主簽上日期，對(duì)沒有有效簽字的圖紙，我方資料員應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)聯(lián)系對(duì)口的業(yè)主資料員落實(shí)簽字事宜；對(duì)沒有業(yè)主有效簽字的圖紙及文件且資料員也沒有將此情況反映至項(xiàng)目總工，應(yīng)對(duì)資料員追查責(zé)任并處罰，資料員應(yīng)負(fù)責(zé)記錄好每次圖紙收文臺(tái)帳，臺(tái)帳內(nèi)容應(yīng)至少有如下內(nèi)容：圖紙名稱及編號(hào)，發(fā)圖日期，份數(shù)，是否有有效簽字，圖紙是否是藍(lán)圖等情況（見后附樣表）。另外，資料員在業(yè)主發(fā)文簽收時(shí)應(yīng)注意按當(dāng)時(shí)時(shí)間及份數(shù)進(jìn)行簽收。圖紙及文件內(nèi)部下發(fā)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在右下角蓋受控章及部門人員的編號(hào)，發(fā)文章上的發(fā)文日期應(yīng)準(zhǔn)確清晰，受控章的蓋制應(yīng)工整水平。原則上資料室里所有封卷資料不得外借。因本工程的特殊性，所有變更內(nèi)容會(huì)由業(yè)主以工程聯(lián)系單的形式直接簽發(fā)，所以每一份公文必須要有業(yè)主代表的有效簽字。七、工程聯(lián)系單的管理在實(shí)際施工中，業(yè)主對(duì)我方的發(fā)文基本是以工程聯(lián)系單的形式進(jìn)行發(fā)文，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)口頭通知的一些涉及工程的事項(xiàng)，我方人員應(yīng)委婉拒絕，并提請(qǐng)發(fā)書面工程聯(lián)系單進(jìn)行明確。對(duì)分包的工作安排及管理，盡量以書面形式，如工程聯(lián)系單、整改單的形式進(jìn)行，將我方的管理留下可追溯的痕跡。同時(shí)也是我方人員管理到位的一種具體體現(xiàn)。在資料文件發(fā)放前各部門的公文均需由分管部門的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員確認(rèn)后方可發(fā)放，對(duì)各部門均可以根據(jù)自己分管的實(shí)際情況發(fā)出工程聯(lián)系單，但應(yīng)該有統(tǒng)一聯(lián)系單編號(hào)管理。所有對(duì)業(yè)主及監(jiān)理單位的公文均要先報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審閱，經(jīng)同意后方可發(fā)出，未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批任何部門、人員不得以項(xiàng)目名義對(duì)業(yè)主或監(jiān)理發(fā)文。蓋章應(yīng)工整清晰，且蓋于簽字處。資料員負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)出聯(lián)系單的編號(hào)及合規(guī)性、錯(cuò)別字進(jìn)行檢查。并由工程部負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目月報(bào)上報(bào)局。技術(shù)部負(fù)責(zé)季度的節(jié)能減排報(bào)表的編制，并上報(bào)局，存檔1份。大事記應(yīng)以表格形式進(jìn)行記錄，大事記完成后由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核以補(bǔ)充遺漏，并保存于專門的文件夾中。各樓工長(zhǎng)負(fù)責(zé)記錄各施工區(qū)段的施工日記，施工日記一般按工段分類記錄，不能因工長(zhǎng)換崗而改變。施工日記應(yīng)力求及時(shí)，杜絕寫回憶錄的情況發(fā)生，施工日記應(yīng)于每月完成之前