發(fā)郵件的禮儀及其格式-在線瀏覽
2024-09-13 01:24本頁面
【正文】 il正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。 2. 注意Email的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好4的列幾個段落進行清晰明確的說明。 不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。 5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。 6. 合理提示重要信息 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。 如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。 1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送， 1. 只在必要的時候才使用英文郵件 如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用
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