【正文】 ................................................................... 42 操作說明 ..................................................................................................................................................... 42 公文管理 ............................................................................................................................................................. 45 發(fā)布公文 ...................................................................................................................................................... 45 已發(fā)公文 ..................................................................................................................................................... 47 已收公文 ...................................................................................................................................................... 48 公文歸檔 ...................................................................................................................................................... 49 公文查找 ...................................................................................................................................................... 50 垃圾箱 .......................................................................................................................................................... 51 第五章 公文流轉(zhuǎn) ...................................................................................................................................................... 52 模塊的結(jié)構(gòu)及功能 ............................................................................................................................................. 52 操作說明 ............................................................................................................................................................. 52 發(fā)文擬稿的操作說明 ................................................................................................................................. 52 待辦文件 的操作說明 ................................................................................................................................. 56 已辦文件的操作說明 ................................................................................................................................. 61 意見制定的操作說明 ................................................................................................................................. 61 收文、請(qǐng)示的操作說明 ............................................................................................................................. 63 歸檔管理 ...................................................................................................................................................... 64 搜索的操作說明 ......................................................................................................................................... 65 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 1 第一章 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡介 貴州大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是是面向我校師生員工的辦公自動(dòng)化平臺(tái)。系統(tǒng)從通用、靈活 、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)思想出發(fā)，應(yīng)用先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)，為全校教職員工提供了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動(dòng)化環(huán)境?？煞奖愕靥幚砣粘＾k公事務(wù)，以及各種文檔、圖形、聲音、影像等信息。 2. 信息發(fā)布 可用于學(xué)校辦公部門發(fā)布各種辦公文件、通知公告、規(guī)章制度、各 類辦公服務(wù)信息等。 普通信息發(fā)布人員可以在瀏覽器中進(jìn)行信息張貼、編輯和刪除等操作。 3. 事務(wù)管理 事務(wù)管理系統(tǒng)是為兩辦等行政管理部門提供了會(huì)議管理、校領(lǐng)導(dǎo)日程、接待日程、用車管理、公章管理、用餐管理、電話記錄、會(huì)議室管理、公文管理等項(xiàng)功能。 用于對(duì)學(xué)校發(fā)文，收文和請(qǐng)示文檔的從擬稿到成文的統(tǒng)一管理，并具有很高的安全性和可靠性。 （ Webmail） 在該系統(tǒng)中，注冊(cè)用戶擁有自己的郵箱，可以很方便地通過 WWW 瀏覽器接收和發(fā)送辦公辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 2 郵件。即：可以在 THOA 的辦公郵件中直接給校內(nèi)外的某個(gè)人發(fā) Email。用戶名和初始口令以學(xué)校系統(tǒng)管理員的通知為準(zhǔn) . 特別提示：首次登錄系統(tǒng)后一定要立即修改口令。 屏幕左側(cè)是菜單欄，包括一些郵件處理的常用操作： ? 創(chuàng)建郵件 ? 進(jìn)入收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱 ? 創(chuàng)建名片夾 (私人通訊錄 ) ? 個(gè)人郵箱配置（更改口令、建新文件夾，自動(dòng)恢復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)） ? 轉(zhuǎn)入個(gè)人辦公功能 ? 關(guān)閉窗口 右側(cè)默認(rèn)打開界面是收件箱，顯示內(nèi)容包括：當(dāng)前收件箱中郵件總數(shù)和新郵件數(shù)，新郵件標(biāo)記，發(fā)件人，是否有附件，郵件名稱、收件時(shí)間 以及郵件大小。 創(chuàng)建新郵件 單擊“寫郵件”，您可以在彈出的表單中撰寫新的郵件。以“系統(tǒng)公共通訊錄”為例，操作步驟如下： 1． 單擊“系統(tǒng)公共通訊錄”，系統(tǒng)彈出一個(gè)名為“辦公系統(tǒng)用戶郵件地址”的新頁面。使用 Ctrl 鍵或者 Shift 鍵可以一次 選擇多個(gè)用戶。如果需要?jiǎng)h除多余的地址，可以單擊以選中它，然后單擊“刪除”按鈕。 4． 單擊“確定”，返回“寫郵件”頁面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三欄中將填入選擇的用戶。兩個(gè)以上的用戶中間用半角的逗號(hào)“ ,”隔開。 新郵件的文字部分寫完之后，如果需要添加附件，可以單擊“附件”一欄中的“瀏覽?”按鈕，添加所需要的文件。 發(fā)送郵件時(shí)，可以選擇是“發(fā)送并保存”、“只發(fā)送”、“存草稿”還是“重寫郵件”。 操作成功后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示頁面。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 4 收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱 單擊“收件箱”，可以查看您所有收到的郵件列表，包括當(dāng)前您收件箱中的郵件總數(shù)和新郵件數(shù)。 新郵件會(huì)在首列中出現(xiàn)圖標(biāo)提示。 如果郵件太多，無法在一個(gè)頁面中顯示，可以單擊“上一頁”、“下一頁”、“第一頁”、“最后一頁”來查看其他未顯示的郵件。 單擊“刪除”按鈕可以將選中的郵件轉(zhuǎn)移 到垃圾箱中（此時(shí)郵件并沒有完全清除，參見“垃圾箱”）。 單擊郵件主題欄中帶下劃線的主題，可以打開該郵件，閱讀其內(nèi)容。如果您要回復(fù)該郵件，單擊“回復(fù)”，跳到“寫郵件”頁面，系統(tǒng)自動(dòng)將發(fā)信人的地址填入“收件人”一欄中，郵件的主題自動(dòng)置為“回復(fù)：”加上所回 復(fù)郵件的主題，同時(shí)在郵件正文中包含有來信原文。選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”，則郵件的主題自動(dòng)置為“轉(zhuǎn)發(fā)：”加上所轉(zhuǎn)發(fā)郵件的主題，同時(shí)在郵件正文中包含有所轉(zhuǎn)發(fā)來信的正文。選擇“返回”，則返回“收件箱”頁面。 名片夾 名片夾包括“個(gè)人”和“群組”，在 “個(gè)人”和“群組”列表中，顯示了所有聯(lián)系人的姓名、電話和電子郵件信息。注意：刪除操作是不可恢復(fù)的。注意：填寫完畢后，必須單擊最下面的“確認(rèn)”按鈕，才能將其添加到通訊錄中。 配置 在“配置”菜單中，您可以進(jìn)行如下操作：重新設(shè)定郵箱的密碼、設(shè)置發(fā)郵件時(shí)的簽名、創(chuàng)建新文件夾、刪除數(shù)據(jù)庫現(xiàn)存的文件夾、設(shè)置郵件的自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)和自動(dòng)回復(fù)功能。 系統(tǒng)將提示您：“ Web 登錄口令已更改，請(qǐng)?jiān)谙麓蔚卿洉r(shí)使用新口令。 （ 2）設(shè)置郵件簽名 ? 單擊“簽名”，進(jìn)入設(shè)置簽名功能； ? 選中“在我發(fā)出的郵件末自動(dòng)添加簽名”前面的選擇框； ? 在下面的輸入域中輸入您希望的簽名格式與內(nèi)容（如下圖）； 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 8 （ 3） 創(chuàng)建和刪除文件夾 要?jiǎng)?chuàng)建新的文件夾，單擊“創(chuàng)建文件夾”，然后在文本框中輸入新文件夾的名字，單擊“確定”。注意：系統(tǒng)創(chuàng)建的“收件箱”等文件夾是不可刪 除的。在“禁用”情況下，下面的設(shè)置均不起作用。 （ 5）設(shè)置郵件過濾 ? 單擊“郵件過濾”，進(jìn)入設(shè)置頁面； ? 單擊“新建規(guī)則”，進(jìn)入具體設(shè)置頁面。 個(gè)人辦公 個(gè)人辦公功能主要包括個(gè)人日歷和待辦事宜。同時(shí)，可以將日安排顯示轉(zhuǎn)換為周安排、月安排和年歷。確定新事項(xiàng)的主題、地點(diǎn)、全天事件或者確定時(shí)間事件，如果是確定時(shí)間事項(xiàng)，可以在日期和時(shí)間欄目內(nèi)選擇時(shí)間、選擇類型和重要性、最后輸入事項(xiàng)的備注，單擊保存，創(chuàng)建成功。進(jìn)入待辦事宜，系統(tǒng)顯示所有已完成和未完成的事項(xiàng)列表。點(diǎn)擊標(biāo)題，可以瀏覽或者查閱相應(yīng)的內(nèi)容。單擊“保存”完成創(chuàng)建。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 12 第三章 信息發(fā)布的功能 提供了 web 信息維護(hù)的功能。 Notes 客戶端的信息發(fā)布僅用于有特殊發(fā)布需求的單位，如信息采編、特殊表格的發(fā)布。使用頁面下方的上載控件。 編輯文檔 （ 1） 進(jìn)入文檔閱讀界面； （ 2） 點(diǎn)擊“編輯”按鈕； （ 3） 進(jìn)入編輯狀態(tài)； （ 4） 完成修改后按“保存”。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè) 14 刪除文檔 （ 1） 進(jìn)入文檔閱讀界面； （ 2） 點(diǎn)擊“刪除”按鈕； 一般情況下用戶只能刪除自己創(chuàng) 建的信息，有特殊授權(quán)的用戶才能刪除他人創(chuàng)建的信息。進(jìn)入下圖界面。