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excel電子表格運用技巧匯總-在線瀏覽

2024-08-10 16:17本頁面
  

【正文】 行刪除,但這樣做操作量非常大,很不方便。刪去所有空行中X列的數(shù)據(jù),以X列重新排序,然后刪去X列。 快速對不同單元格中字號進行調(diào)整 在使用Excel XP編輯文件時,常常需要將某一列的寬度固定,但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等,致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上,為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上,就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。其實,您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量:首先新建或打開一個工作簿,并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元格區(qū)域;其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標(biāo)簽,在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框,并單擊“確定”按鈕;此后,當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時,如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度,Excel XP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致,以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。 快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù) 在使用Excel XP工作表的過程中,我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入,無疑工作量是巨大的。使用宏功能時,我們可以按照以下步驟進行操作:首先打開工作表,在工作表中選中要進行操作的單元格;接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項,并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項,并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令;設(shè)定好宏后,我們就可以對指定的單元格,進行各種操作,程序?qū)⒆詣訉λM行的各方面操作記錄復(fù)制。 高效辦公Excel排序方法集中營    排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作,Excel排序有序數(shù)計算(類似成績統(tǒng)計中的名次)和數(shù)據(jù)重排兩類。   一、數(shù)值排序      RANK函數(shù)是Excel計算序數(shù)的主要工具,它的語法為:RANK (number,ref,order),其中number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格,ref是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用,order是用來說明排序方式的數(shù)字(如果order為零或省略,則以降序方式給出結(jié)果,反之按升序方式)。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板,選中F F4單元格按Ctrl+V,就能計算出其余兩個車間的產(chǎn)值排名為3和1。   需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計算得到的序數(shù)(名次)相同,但會導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。      COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目,它的語法為COUNTIF(range,criteria)。其中數(shù)字可以直接寫入,表達式和文本必須加引號。E2)+1”。   此公式的計算過程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值,在連接符amp。 COUNTIF函數(shù)計算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量,該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。   Excel自身帶有排序功能,可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。以圖1中EE E4單元格的產(chǎn)值排序為例,具體做法是:選中E2單元格,根據(jù)排序需要,單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕,即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列??梢栽贕2單元格中輸入1,然后在G3單元格中輸入公式“=IF(E3=E2, G3,G3+1)”,只要將公式復(fù)制到G4等單元格,就可以計算出其他車間的產(chǎn)值排名。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序,可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列(或行)的首個單元格(如圖1中的A1),單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令,再單擊其中的“選項”按鈕。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行(如圖1中的“單位”之類),則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”(反之不選),然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表,選擇其中的“單位”,選中排序方式(“升序”或“降序”)后“確定”,表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。   三、自定義排序   如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù),前面介紹的幾種方法就無能為力了。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”,光標(biāo)就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動,您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義序列了,輸入的每個序列之   間要用英文逗號分隔,或者每輸入一個序列就敲回車。無論采用以上哪種方法,單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用(圖3)?;氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕?jù)需要選擇“升序”或“降序”,“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。 談?wù)凟xcel輸入的技巧    在Excel工作表的單元格中,可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式:常數(shù)和公式。   一、輸入文本   Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合,每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。   二、輸入分數(shù)   幾乎在所有的文檔中,分數(shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母,其格式為“分子/分母”,在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的,比如在單元格中輸入“1/2”,按回車鍵則顯示“1月2日”,為了避免將輸入的分數(shù)與日期混淆,我們在單元格中輸入分數(shù)時,要在分數(shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別,并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開,比如我們在輸入1/2時,則應(yīng)該輸入“0 1/2”。 三、輸入負數(shù)   在單元格中輸入負數(shù)時,可在負數(shù)前輸入“”作標(biāo)識,也可將數(shù)字置在()括號內(nèi)來標(biāo)識,比如在單元格中輸入“(88)”,按一下回車鍵,則會自動顯示為“88”。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時,可以采用下面的方法:選擇“工具”、“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊“編輯”標(biāo)簽,選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框,并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù),如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零,可指定一個負數(shù)值作為要添加的零的個數(shù),比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零,變成“88 000”,就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”,相反,如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù),變成“”,則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。   五、輸入貨幣值   Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(¥)、英鎊(£)等。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會自動套用貨幣格式,在單元格中顯示出來,如果用要輸入人民幣符號,可以按住Alt鍵,然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。用戶可以用多種格式來輸入一個日期,可以用斜杠“/”或者“”來分隔日期中的年、月、日部分。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期,可以按鍵盤上的Ctrl+。 七、輸入時間   在Excel中輸入時間時,用戶可以按24小時制輸入,也可以按12小時制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時30分38秒,用24小時制輸入格式為:2:30:38,而用12小時制輸入時間格式為:2:30:38 p,注意字母“p”和時間之間有一個空格。鍵。以下是幾種常見的錯誤及其解決方法。 解決方法:如果單元格所含的數(shù)字、日期或時間比單元格寬,可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果公式正確,也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。 原因一:在需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本,Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。例如:如果單元格A1包含一個數(shù)字,單元格A2包含文本學(xué)籍,則公式=A1+A2將返回錯誤值VALUE!。 原因二:將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。 原因三:賦予需要單一數(shù)值的運算符或函數(shù)一個數(shù)值區(qū)域。修改數(shù)值區(qū)域,使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。 原因一:在公式中,除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用(在Excel中如果運算對象是空白單元格,Excel將此空值當(dāng)作零值)。 原因二:輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零,例如:=5/0。 4.NAME? 在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產(chǎn)生錯誤值NAME?。 解決方法:確認使用的名稱確實存在。 原因二:名稱的拼寫錯誤。 原因三:在公式中使用標(biāo)志。 原因四:在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。例如:下面的公式將一段文本總計:和單元格B50中的數(shù)值合并在一起:=總計:amp。 解決方法:確認公式中,使用的所有區(qū)域引用都使用冒號。 5.N/A 原因:當(dāng)在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時,將產(chǎn)生錯誤值N/A。 6.REF! 當(dāng)單元格引用無效時將產(chǎn)生錯誤值REF!。 解決方法:更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后,立即單擊撤消按鈕,以恢復(fù)工作表中的單元格。 原因一:在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。 原因二:使用了迭代計算的工作表函數(shù),例如:IRR或RATE,并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。 原因三:由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小,Excel不能表示。 8.NULL! 當(dāng)試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時將產(chǎn)生錯誤值NULL!。 解決方法:如果要引用兩個不相交的區(qū)域,請使用聯(lián)合運算符逗號(,)。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。 在Excel中快速查看所有工作表公式    只需一次簡單的鍵盤點擊,即可可以顯示出工作表中的所有公式,包括Excel用來存放日期的序列值。 EXCEL2000使用技巧十招 Excel文件的加密與隱藏   如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看,那么你可以給它設(shè)置密碼保護,采用在保存文件時用加密的方法就可以實現(xiàn)保護目的,在這里要特別注意的是,自己設(shè)定的密碼一定要記住,否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。 C、單擊“確定”按鈕
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