【正文】 　　公函的格式正規(guī)，它按一般公文格式寫上標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文和落款?！　—ァ　『梢哉f是公文中的輕武器，它行文方向靈活，形式簡短，使用方便，因此使用范圍廣，頻率高。若是去函，標(biāo)題中文種只寫“函”；若是復(fù)函，則寫明“復(fù)函”。　　商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解或回答。如：“你單位月日《關(guān)于的函》收悉”或“貴部字［19］號來函收悉”。正文的語言要得體而有分寸；要對不同的行文對象采用不同的語氣。復(fù)函用“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等。　　請求批準(zhǔn)函和批準(zhǔn)函的正文，與請示、批復(fù)的正文寫法大致相似。而批準(zhǔn)函的結(jié)尾，則不寫“特此批復(fù)”等詞，而寫“特此函復(fù)”，也表示對對方的尊重。(2)函的用語應(yīng)簡練準(zhǔn)確，態(tài)度要懇切，言語要得體而有分寸。請示、批復(fù)的主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)有上、下級的隸屬關(guān)系，而請求批準(zhǔn)函的行文對象則是不相隸屬的有關(guān)主管部門。用以傳達(dá)機(jī)關(guān)、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務(wù)，要求單位的有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。用于反映專題工作會議精神和情況。用于反映座談會情況，座談會是會議的主辦者為專門研究解決某一重要問題，召集多方面人員進(jìn)行座談的會議，其目的是了解、聽取意見，收集對策，為問題的解決創(chuàng)造條件。如《關(guān)于綜合治理地段社會治安現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要》。會議情況的概述。會議內(nèi)容的摘要。專題工作會議紀(jì)要和座談會紀(jì)要，這一部分可以寫會議召開的背景和對當(dāng)時形勢的簡要分析、估計；會議的指導(dǎo)思想和議題；會議報告、講話的主要精神要點，對會議議題的討論情況和與會者的反映；會議形成的共識和會上提出的意見、建議，以及貫徹會議精神的要求。直接發(fā)出的會議紀(jì)要可不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章　?。ㄈh紀(jì)要的寫作注意事項　　1．內(nèi)容要真實、準(zhǔn)確、全面地反映會議情況和會議精神。（78）計劃、總結(jié)一、計劃　　機(jī)關(guān)、單位為做好某階段工作，完成某項任務(wù)，從本單位、本地區(qū)實際情況出發(fā)，并依據(jù)黨和國家的方針、政策以及上級指示精神，事先提出工作目標(biāo)、相應(yīng)的措施、辦法和完成任務(wù)的步驟、時間等，把這些內(nèi)容寫下來就是計劃?！　“葱再|(zhì)分有綜合計劃、專項計劃。按用途分有規(guī)劃、綱要，要點，設(shè)想，打算，方案，安排，意見等各種具體計劃?！　。?）可行性　　計劃是決策的載體之一，它要指揮或者指導(dǎo)人們的行動，因此在制定目標(biāo)、任務(wù)時都考慮自身的實際，確保目標(biāo)的實現(xiàn)。按用途分有規(guī)劃、綱要，要點，設(shè)想，打算，方案，安排，意見等各種具體計劃?！　。?）可行性　　計劃是決策的載體之一，它要指揮或者指導(dǎo)人們的行動，因此在制定目標(biāo)、任務(wù)時都考慮自身的實際，確保目標(biāo)的實現(xiàn)。（3）步驟和時間　　指達(dá)到目標(biāo)、完成任務(wù)的階段、程序安排，先做什么，后做什么，即安排計劃內(nèi)容的執(zhí)行次序和起止時間。這是計劃有效和保證落實的必要組成部分。也可省略其中的一項或者兩項，如《廠職工教育計劃》等。（2）正文　　開頭。這部分可寫制訂計劃的依據(jù)，或背景材料(如面臨的基本形勢、前段工作經(jīng)驗教訓(xùn)等)?！　≈黧w。　　這部分可采取下面幾種結(jié)構(gòu)方式：　　條文式：把下階段工作分成苦干項目，逐項逐條地寫明具體任務(wù)要求、措施辦法、執(zhí)行人員、完成時間等。貫通式：依自然段落分層次寫，開頭常用提示句，如“這項工作的目標(biāo)是”之類。　　結(jié)尾?！　。?）落款　　寫明制訂計劃的單位(標(biāo)題中已標(biāo)明單位的可省略)和制訂日期。有的還列上執(zhí)行情況一項，以反映出計劃的實施狀況。也有的把它叫做工作日程安排表、行事日歷。（2）要服從大局，克服本位主義，注意協(xié)調(diào)和綜合平衡，但又要體現(xiàn)本單位工作特點。　?。?）內(nèi)容要具體明確，表達(dá)要簡明準(zhǔn)確，有條有理。　?。ㄒ唬┛偨Y(jié)的種類、特點　　1．總結(jié)的種類　　根據(jù)總結(jié)涉及的性質(zhì)，可分為兩類。（2）專題總結(jié)　　也叫專題經(jīng)驗總結(jié)，這是對某一方面工作、某項任務(wù)，或者工作中的某個突出問題作的專門總結(jié)，內(nèi)容集中，針對性強。它要求內(nèi)容真實，完全忠實地反映自身的實踐活動。它不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認(rèn)識。即由單位機(jī)關(guān)名稱、時間、事由、文種組成標(biāo)題，如《市人事局1995年補充國家機(jī)關(guān)工作人員考試工作總結(jié)》?！　。?）文章式標(biāo)題。常用于專題總結(jié)，可寫單行標(biāo)題也可寫雙行標(biāo)題。　　概述式；概括介紹基本情況，即交待工作的背景、時間、地點、條件等。提示式：對工作的主要內(nèi)容作提示性、概括性的介紹，它不概括經(jīng)驗，只提示總結(jié)的工作內(nèi)容和范圍。　　對比式：開頭對有關(guān)情況進(jìn)行比較，以說明成績，表明優(yōu)勢，引出下文。這是總結(jié)的主要內(nèi)容。哪些做法是成功的。要寫出工作中存在的問題與不足以及它們給工作帶來的影響、造成的損失；分析出現(xiàn)問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓(xùn)。　　三是今后的工作設(shè)想和努力方向?！　。?）落款　　署上單位名稱、標(biāo)明時間。第二種，階段式?！　〉谒姆N，總分式?！　。ㄈ┛偨Y(jié)寫作的注意事項　　1．實事求是，切忌虛假　　這是寫好總結(jié)的基礎(chǔ)。反映情況不能片面，更不能前后矛盾。3．寫出特色，切忌平庸　　要抓住事物的主要特點，反映出本單位工作的特點，要有自己面目，不要“異口同聲”、千篇一律。要對材料進(jìn)行深入挖掘，使觀點和材料相結(jié)合。它是使用范圍極為廣泛、使用頻率極高的簡短的、具有一定新聞意義的一種文體。（2）社會動態(tài)情況簡報　　這類簡報通常反映不同階層、地位、職業(yè)的人對國內(nèi)外重大事件以及黨和國家的方針、政策、重大措施的反映、看法、認(rèn)識，反映社會生活中的偶發(fā)事件、突發(fā)事件，以便領(lǐng)導(dǎo)及時了解社情、民意。　　2．簡報的特點　?。?）簡　　這既是它的內(nèi)在特征，又是它的外部標(biāo)志。　?。?）新　　這也是簡報的價值所在。（二）簡報的寫法　　1．簡報的文面格式　　報頭部分：位于首頁上端，用一條紅色實細(xì)線與正文隔開?！　≈黧w部分：包括標(biāo)題、正文、作者。　　2．簡報的寫法　?。?）標(biāo)題　　簡報標(biāo)題的基本要求是：貼切、簡明、醒目。（2）正文　　簡報的正文，沒有固定的格式和寫法，總的要求是觀點鮮明、材料精當(dāng)、條理清晰、語言簡潔，通常采用下列形式組織、安排材料：　　總分條文式。一般開頭用敘述方式概括情況、交待背景，或用結(jié)論方式概括全文主要內(nèi)容，或用提問方式揭示全文重點。消息報道式。要交待出新聞的五要素，主要采用概括敘述式，并使用消息的導(dǎo)語、主體、結(jié)語的格式。　　簡報的全文就是領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話摘要，或會議討論發(fā)言選登，常見于會議簡報和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的簡報。　　適用于內(nèi)容豐富，情況繁雜的簡報。集錦、動態(tài)式。也可選幾則動態(tài)，分別冠以小標(biāo)題。　　有些介紹先進(jìn)人物、先進(jìn)事跡的簡報，為了更生動感人，常采用通訊特別是新聞小故事的寫法。　數(shù)據(jù)、圖表分析式。（三）簡報寫作注意事項　　1．要了解全局，服務(wù)全局。　　2．內(nèi)容求真、務(wù)實。二、調(diào)查報告　　調(diào)查報告是對客觀事物進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，將調(diào)查情況和調(diào)查材料加以認(rèn)真的分析研究后寫成的反映調(diào)查結(jié)果的文書。它可以作為我們黨制定正確路線、方針、政策的重要依據(jù)，也是宣傳黨的方針、政策的有力武器；它可以反映社會客觀情況，促進(jìn)各系統(tǒng)、各部門間相互了解；它可以反映人民愿望，推動工作的改進(jìn)；它還可以揭露問題，打擊歪風(fēng)邪氣，成為樹立社會主義新風(fēng)尚的輿論手段。一種是介紹、宣揚發(fā)展成長中的新生事物的。　　（3）反映情況的調(diào)查報告　　一種是反映宏觀情況的，一種是反映歷史事實。它的目的性、針對性是很強的。（2）事實的真實具體性　　調(diào)查研究必須一切從實際出發(fā)，客觀事實是調(diào)查報告的基礎(chǔ)。　?。?）報告的科學(xué)性　　調(diào)查報告不僅注重反映調(diào)查得來的事實材料，也注重通過對材料加以分析、探索、研究而揭示客觀規(guī)律?！　。ǘ┱{(diào)查報告的寫法　　1．標(biāo)題　　既要鮮明、醒目，揭示文章中心，又要有調(diào)查報告的特色。如《天津自行車在國內(nèi)外市場地位的調(diào)查》。多用雙行標(biāo)題，一般正標(biāo)題揭示報告主旨，副標(biāo)題如第一種標(biāo)題的寫法?！　。?）提問式標(biāo)題。即導(dǎo)語、引言、前言，這部分著重介紹基本情況，提出問題。二是被調(diào)查對象概況，如組織規(guī)模與沿革、有關(guān)背景材料、歷史與現(xiàn)實狀況等。　　　　三是調(diào)查結(jié)論或調(diào)查報告的基本內(nèi)容。這是正文的主要部分，調(diào)查到的基本事實或主要情況、歸納出來的成績或問題、分析得來的經(jīng)驗或教訓(xùn)、抽象出來的規(guī)律，都寫進(jìn)這一部分。　　首先要以調(diào)查得來的事實材料為基礎(chǔ)，注意觀點和材料的統(tǒng)一。在運用材料時，我們要充分運用確鑿、典型的材料，才能客觀公正地說明問題，支撐觀點，使讀者信服?！　≌{(diào)查報告的主體常用以下兩種結(jié)構(gòu)形式組織安排材料:一是縱式結(jié)構(gòu)。　　也可以按提出問題分析問題解決問題的認(rèn)識過程安排材料，由淺入深層層深入地分析問題，得出結(jié)論?！　∵@是把主體部分的內(nèi)容，按照事物內(nèi)部或外部的聯(lián)系進(jìn)行分類，把材料分成一個問題的若干方面或者并列的若干問題，從不同的角度去闡述和說明。這是調(diào)查報告的結(jié)論部分，應(yīng)寫得簡短自然、干凈利落、收束有力。（三）寫作調(diào)查報告應(yīng)注意的問題　　第一，調(diào)查報告的寫作是調(diào)查研究的必然結(jié)果，因此，一定要經(jīng)歷深入調(diào)查占有材料、精心研究認(rèn)真分析、抓住關(guān)鍵提煉主旨、圍繞中心合理布局這樣一個過程，才可能訴諸成文，寫出有質(zhì)量的調(diào)查報告來。調(diào)查報告主要靠事實說話，因此，敘述、說明應(yīng)是它的主要表達(dá)方式。述職，是近年來人事制度改革的產(chǎn)物，是上級組織和人事部門用來考察干部的一種形式。另外，建立述職報告制度，可以增強干部的責(zé)任感和使命感，正確處理“責(zé)、權(quán)、利”的關(guān)系，當(dāng)好人民公仆，創(chuàng)造性地完成各項任務(wù)?！　∈雎殘蟾媸枪ぷ鳂I(yè)績的匯報，一般以第一人稱的方法來敘述，它要求突出個人的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)貌，表述出為工作做了哪些貢獻(xiàn)，為人民辦了哪些實事，切忌空泛地說教和抽象的論證?！　。?）語言的樸實性　　述職報告的內(nèi)容必須實事求是，態(tài)度必須莊重中肯，語言必須樸實無華，通俗易懂，簡潔明了，切忌使用華麗的詞藻。　?。ǘ┦雎殘蟾娴膶懽鳘ァ　∈雎殘蟾嬉话阌蓸?biāo)題、稱謂、正文、落款四個部分組成。第二種概括內(nèi)容式標(biāo)題。第三種文章標(biāo)題法。 　　2． 稱謂　　稱謂是述職者對聽眾的稱呼?！　?．正文　　正文由開頭、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。首先，講指導(dǎo)思想，重點是從現(xiàn)實到未來的角度闡述自己的領(lǐng)導(dǎo)思想，為全文構(gòu)結(jié)提綱；其次，講對工作規(guī)律性的認(rèn)識，如對黨的各項方針政策貫徹的怎樣，效果如何，自己為該部門工作的發(fā)展有哪些創(chuàng)新的見解和主張，又是怎樣組織力量促其實現(xiàn)的，有何明顯效果，再次，寫出主要成績，自己做了哪些調(diào)研工作，對有關(guān)問題是怎樣處理的，哪些工作開展順利，哪些工作開展的困難，原因是什么，順境和逆境中自己又是怎樣做的，一定要實事求是地用典型事例加以說明；最后，寫經(jīng)驗和教訓(xùn)，這也是對工作規(guī)律的理性認(rèn)識，要注意充分說明道理?！　。ㄈ┦雎殘蟾娴膶懽饕螵ァ　?．實事求是　　這是述職報告寫作的基本要求。述職報告的內(nèi)容真實，才能真實地反映一個干部的德才情況，使上級機(jī)關(guān)更好地使用干部；述職，又是干部自覺接受群眾監(jiān)督的一種有效形式。述職，不是做了什么，面面俱到全部都寫下，而應(yīng)抓住主要之點，精心選擇，做到觀點鮮明，實績豐富，充分展示個人的能力和政績?！　∫?guī)章制度的使用頻率不算很高，但使用范圍極其廣泛：無論是國家機(jī)關(guān)，還是人民團(tuán)體，或是企業(yè)事業(yè)單位，上至國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，下至科室班組，乃至社會生活的各個方面，都可以用規(guī)章制度來規(guī)定應(yīng)該遵守的某些事項、職權(quán)范圍或言行標(biāo)準(zhǔn)等，以保證工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活都能有秩序地協(xié)調(diào)進(jìn)行?！　∫?guī)章制度一旦公布，違者必然受到制約或懲處；不宜隨便更改，否則就將失去效力。章程 章程是各黨派、團(tuán)體關(guān)于自身組織建設(shè)、目標(biāo)要求及權(quán)利義務(wù)等方面的綱領(lǐng)性文件。　　其正文一般由性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員條件及權(quán)力、義務(wù)、組織機(jī)構(gòu)等項內(nèi)容組成；結(jié)構(gòu)方式大多是“分章列條款”的寫法，即把全文分為若干章，章下設(shè)條，條下設(shè)款：第一章一般叫“總則”（或“總綱”），簡要說明組織性質(zhì)、目的及宗旨等；以下各章叫“分則”，分項細(xì)寫其他方面的主要內(nèi)容（任務(wù)、成員、組織機(jī)構(gòu)等），一般要列小標(biāo)題標(biāo)明分則內(nèi)容；章下的條目一般都不分章單排，為的是行文嚴(yán)密，便于檢查和索引；條下的款項分條單排，不能按整章順序一起來排，因為有的條下沒有款，款一般只標(biāo)序碼。其標(biāo)題一般由“事由”和“文種”組成，如《關(guān)于黨內(nèi)政治生活若干準(zhǔn)則》（中國共產(chǎn)黨第十一屆中央委員會第五次全體會議通過）。　　守則 守則是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及某些單位制定的要求所屬人員共同遵守的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則。其正文是“分項式”寫法，而且每一項都由序碼標(biāo)明，一貫到底；每一項就是一條標(biāo)準(zhǔn)，通常用一句話來概括。　　公約 公約是群眾團(tuán)體及某些單位擬定的要求人們普遍遵守的道德規(guī)范或行為準(zhǔn)則。如《文明禮貌公約》、《愛國衛(wèi)生公約》。須知 須知是人們從事某項活動時必須知道、注意并遵守的行為指南。其正文寫從事某項活動時人們所必須知道、注意并共同遵守的事項，一般都是“分項式”寫法?！　?、規(guī)定和規(guī)則　　條例是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定或批準(zhǔn)的對某些大事的組織、權(quán)限或方式等做規(guī)定的法規(guī)性文件。規(guī)則實際就是比較原則一些的規(guī)定?！　≈皇窃诰唧w內(nèi)容的寫法上，三者稍有不同。但其內(nèi)容又與章程的寫法不太一樣：第一章都叫“總則”簡要說明制定目的、適用對象及總的要求；以下各章則按內(nèi)容不同分列不同的小標(biāo)題；最后一章叫“附則”簡要說明條例的制定權(quán)、修訂權(quán)和解釋權(quán)的歸屬問題及實施時間。內(nèi)容簡單的條例，其正文也可有“條項式”寫法?！　。?） 規(guī)定正文的寫法　　規(guī)定的內(nèi)容多為對某一事項有關(guān)政策方面的具體要求，容量都不太大，所以在格式上比較簡單，也自由靈活一些：一是“序言加條款”的寫法，二是“條款式”的寫法，三是“開頭加序詞”的寫法。如《股份制試點企業(yè)財務(wù)管理若干問題的規(guī)定》（《中華人民共和國國務(wù)院公報》1992年第18號）就分九大項共六十條，第一項為“總則”，用序詞“一”標(biāo)明，最后一項為“附則”，用序詞“九”標(biāo)明。2．辦法、制度和細(xì)則　　辦法是各級