【正文】 13 圖書館文獻采訪工作規(guī)范 為加強圖書館文獻采訪工作管理，規(guī)范文獻采訪工作操作，提高文獻采訪質(zhì)量，特制定本規(guī)范。各館應根據(jù)本館的性質(zhì)、任務、經(jīng)費、讀者對象等認真制訂本館文獻采訪方針，保證館藏文獻資源建設(shè)的完整性和系統(tǒng)性?？倓t是對本館文獻資源采選的總?cè)蝿铡⒖偡较?、總要求和要達到的總體目標的說明。 ：規(guī)定不同載體文獻的采選原則、采選方法及所占的比例。 ：包括學科結(jié)構(gòu)、等級結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)、時間結(jié)構(gòu)等。 訪方式及渠道：即各類文獻的獲得方式及管理辦法。 。主要規(guī)定本館經(jīng)費使用的審批程序及使用要求等。 二、編寫文獻采購經(jīng)費預算方案 文 獻采購經(jīng)費，指圖書館用于購置文獻的資金。主要應包括以下內(nèi)容： 。 。 。 。具有可行性、可操作性。重點突出年度圖書館文獻資源建設(shè)的需求和用戶對文獻資源的實際要求，準確反映圖書館文獻采購經(jīng)費的使用情況。各館應根據(jù)具體情況制定文獻采訪經(jīng)費使用的管理制度。 （二）本館文獻采訪工作規(guī)范。 （三）監(jiān)督檢查辦法。 四、采訪信息收集 （一）書目信息的收集 書目的收集是文獻采選工作中的重要環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容包括書目信息的收集和對收集到的各種不同的書目信息進行匯集整理。國內(nèi)中文出版物主要書目信息的類型包括郵發(fā)書目、書店書目和出版社書目，還有專題性書目、回溯性書目、參考性書目、報刊書評、網(wǎng)絡書目信息和其它信息等 。文獻采訪人員應積極通過各種渠道積極收集國內(nèi)外的書目信息，以保證書目搜集的完備性和準確性。特別是知名出版機構(gòu)的書目信息。注重書目搜集現(xiàn)代化手段的應用，熟練掌握網(wǎng)絡主要搜索引擎，了解主要專業(yè)網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫的使用方法。以選擇出最適合于本館使用的書目，其它書目可作為參考。通過分析館藏的優(yōu)勢與不足，為今后館藏文獻資源建設(shè)提供科學、合理的依據(jù)。調(diào)查方案主要包括調(diào)查的目的、調(diào)查規(guī)模、調(diào)查范圍、調(diào)查方法、人員安排、時間進度、分析報告等。 2．具體實施。 3．定期檢查工作進度。建立內(nèi)部反饋機制，加強與各部門的溝通及反饋。調(diào)查報告的完成應經(jīng)過認真統(tǒng)計、科學分析、總結(jié)成果、提出改進措施等步驟。通過對讀者需求信息的搜集，為館藏文獻資源建設(shè)提供準確的參考數(shù)據(jù)。工作內(nèi)容主要包括： 1．制定調(diào)查方案及調(diào)查方法。 17 2．具體實施。 3．定期檢查工作進度。 4．完成讀者調(diào)查報告。 五、文獻選擇 文獻選擇是對搜集來的各種訂購目錄進行選擇、確定要采訪的文獻。 （一）文獻初選工作 文獻初選就是圖書館采選人員對本館所需文獻的初步選擇。 ：根據(jù)本館采訪方針和選擇標準對文獻內(nèi)容及訂購與否進行認真的分析、判別，對擬選的文獻進行初步的圈定。 ：每一批訂單處理完后，應對自己所做的訂單進行檢查、整理。對價格較高及有疑問的文獻做出標記，交由上一級文獻采選人員進行處理。 、所選文獻是否合適、是否有文獻內(nèi)容或?qū)ο蟛环媳攫^入藏標準的情況，對漏訂和誤訂的文獻要及時處理。 ，包括每批所訂文獻的種數(shù)、冊數(shù)、總價格。 （三）文獻采選的終審 文獻采選的終審就是對每一種文獻是否購買提出最終的決定。 。 六、文獻訂單發(fā)送 文獻采選訂 單也稱訂購目錄，是圖書館訂購文獻時所使用的目錄。文獻采選訂單發(fā)送可采取計算機、手工、網(wǎng)上采購等方式。 。若上述方法仍不能解決問題時， 還可通過其它途徑（如出版社）進行查重。主要項目有：文獻的題名、責任者、出版者、標準書號、訂購數(shù)量、價格、選訂人、發(fā)訂日期和發(fā)往單位等。 。 ，再以各種方式發(fā)送給書店或出版社。選定文獻后可放入 “ 購物籃 ” ，經(jīng)查看后提交訂單。 七、 圖書現(xiàn)場 采購 。 2．牢固樹立 “ 靠制度監(jiān)督 ” 理念。 20 3．對整個采購過程，包括采購方案的設(shè)計、采購方式的確定、作業(yè)的標準化程度等進行評估，發(fā)現(xiàn)問題，及時調(diào)整。主要是核查訂單、到貨清單和文獻，核對三者是否一致，文獻的質(zhì)量、數(shù)量是否達到入藏要求，文獻價格是否有誤。根據(jù)訂單核查到貨的圖書是否為本館所訂，發(fā)現(xiàn)錯發(fā)、漏發(fā)、搭配等現(xiàn)象，應在隨書發(fā)送的清單上詳細記錄，并將非本館所訂的圖書做退貨處理。主要是檢查文獻是否有缺頁、重頁、倒裝、污損、毀壞等問題。分析問題產(chǎn)生的原因，責任在對方時應及時做退換處理，責任在己方的應交給主管人員處理。核對文獻數(shù)量與到貨清單數(shù)量是否一致， 如兩者出現(xiàn)不符的情況，應在清單上注明。同時核對配送文獻的復本量是否準確。 。發(fā)現(xiàn)清單價格和實際價格不符，應在清單上標明注明實際到館價格。 。 。有些文獻的內(nèi)容不適合對所有的讀者開放，驗收時也應特別注意。每批圖書驗收完畢后，要根據(jù)實際驗收情況重新核算金額，使到館文獻的金額與清單完全符合，并作為財務結(jié)算的依據(jù)。內(nèi)容包括： 。發(fā)現(xiàn)問題要及時提出并予以解決。主要是對文獻的到貨價格與實際價格不符進行處理。 。 。 九、文獻登到 文獻的登到又稱藏書登錄、登記、記到等。 （一）登到 包括總括登到和個別登到兩種，登到要求做到及時、準確、完整、一 22 致。在總括登錄表中要注明每批文獻的入藏時間、總括登記號（批號）、來源、發(fā)貨單據(jù)號、總種數(shù)、總冊數(shù)、總價格、內(nèi)容、個別登記起止號等項目，如有需要還可按文獻的學科類別分別記錄種、冊數(shù)，特殊情況可在備注中說明。首先要給每冊文獻打上 “ 個別登錄號 ” ，個別登錄號是唯一的，由于編制方法的 不同，可分為總冊序號、年份冊序號文種冊序號、類型冊序號四種形式（在使用計算機系統(tǒng)時用條碼號即可），在規(guī)定的位置給文獻加蓋館藏章。 （二）文獻登到核對 文獻登到核對的重點是總括登到，對個別登到的核對主要是抽查。 、總種數(shù)、總冊 數(shù)、總金額。 ，每冊圖書是否都已登到，并對書名、作者、價格等適當抽查，保證登到的準確性。 （一）文獻征集工作 圖書館根據(jù)其特定需求，有針對性地從社會、單位、個人獲取文獻的一種方式。將本館文獻征集的信息，通過各種方式向社會發(fā)布，使文獻的持有者能及時得到征集信息，了解圖書館的需求。 。在函電聯(lián)系中要求能夠說明己方文獻征集的目的、內(nèi)容、聯(lián)系方法等，使對方明確已方的意圖。了解文獻的保存狀況及對方的要求，并商討下一步工作如何進行。盡快處理反饋信息，及時與文獻持 有者溝通。雙方商量具體工作事宜，包括征集的書目、工作方式、時間、地點、人員安排、包裝、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)。收到征集的文獻后，應及時拆包驗收，對文獻的題名、種冊數(shù)、質(zhì)量等進行核查，同時做出準確的記錄。 。某些征集的文獻還須支付一定費用。文獻交換按范圍可分為國際交換和國內(nèi)交換，按交換形式可分為直接交換、間接交換、集中交換三種方式。文獻交換應遵循目的性原則， .實用性原則，對等性原則。 。 據(jù)協(xié)議，互寄交換書目供對方選擇。雙方根據(jù)對方的書目采集文獻，并互寄文獻。交換的文獻發(fā)出后，要及時通知對方驗收。 （三）繳送 圖書館根據(jù)國家或地區(qū)的規(guī)定，接收的出版社或負有出版責任的單位繳送的出版物樣本。按照有關(guān)規(guī)定接受繳送文獻，將出版社樣書清單與收到樣書逐一核對種 數(shù)和冊數(shù)，檢查樣書質(zhì)量，無誤后進行登記。 。 。建立缺繳圖書目錄，得到信息及時補充。以電話、信函、走訪等方式對未按規(guī)定繳送的出版社及有關(guān)單位及時進行催繳，并將聯(lián)系情況記錄備案。 。繳送統(tǒng)計要求作到數(shù)據(jù)準確無誤，分析與評價準確客觀，言之有物。 （四）捐贈 是指社會上一些個人、團體、機構(gòu)主動向圖書館贈送文獻的一種方式。接待贈書來訪者和應答捐贈者電話態(tài)度要熱情，收到郵包或來信應及時回復，并致誠摯謝意。對贈送文獻進行查重，驗收，確認所贈文獻是否為本館應收藏。 。 （五）調(diào)撥 指在上級主管部門或有關(guān)機構(gòu)的組織或協(xié)調(diào)下，有計劃地將一些圖書館或單位的文獻無償劃撥給另一些圖書館的方式。 （六）文獻采訪的其它形式 26 ：又稱為協(xié)調(diào)采購、聯(lián)合采購。 采購：是指一定數(shù)量的圖書館在一個協(xié)調(diào)機制下，統(tǒng)一與供貨商談判，以較優(yōu)惠價格購入文獻的采購方式。 十一、采訪工作管理 （一） 文獻采購經(jīng)費管理 是指在采選工作過程中，對相關(guān)經(jīng)費的使用和控制。采訪部門應委派專人負責經(jīng)費的管理與使用。項目包括：批號、支出額度、支出日期、經(jīng)辦人、種數(shù)冊數(shù)、收款單位、報賬時間等。加強同財務人員的溝通，避免經(jīng)費管理和使用的矛盾。采購經(jīng)費的使用應依據(jù)年度采購計劃、有步驟地合理進行。對可能出現(xiàn)的超支或結(jié)余等情況應提前解決，以做到經(jīng)費使用的平衡。認真核對購書清單的價格和計算書價，保證到書的實際價格和清單價格、所有清單的價格與總價格完全相符。嚴格遵守財務制度，禁止吃 回扣問題。定期向領(lǐng)導匯報購書經(jīng)費的使用情況。按要求做好經(jīng)費統(tǒng)計，每年對經(jīng)費的支出情況進行統(tǒng)計分析。 （二）采訪工作管理 主要進行采選工序環(huán)節(jié)的數(shù)量和質(zhì)量檢查、專項檢查，采選工作的管理等。 ，定期組織進行采選工