【正文】 機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。 設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。 我們也可以認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。80年代，國外辦公自動(dòng)化得到了飛速發(fā)展，許多著名的計(jì)算機(jī)軟硬件公司都躋身于這一巨大的市場(chǎng)。我國辦公自動(dòng)化是80年代中期才發(fā)展起來的。1986年5月在國務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組辦公自動(dòng)化專家組第一次專家會(huì)議上，定義了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能層次和結(jié)構(gòu)模式。我國辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個(gè)階段：第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是從20世紀(jì)80年代中期到90年代中期以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向比特方式。第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。（1）錄入段落在輸入大段的文本時(shí)，光標(biāo)到達(dá)行尾后，會(huì)自動(dòng)將它移動(dòng)到下一行，我們稱這種功能為自動(dòng)換行或軟回車。、修改樣式、進(jìn)行樣式的自動(dòng)更新，自定義樣式，將自定義樣式保存到模板？單擊【格式】下拉列表中的【樣式和格式】，將鼠標(biāo)定位在所要修改的文字或段落中，單擊右邊的樣式個(gè)格式的對(duì)話框中的需要的樣式，即可得到所需要的結(jié)果。在以上的基礎(chǔ)上【修改樣式】的對(duì)話框中的選擇【添加到模板】和【自動(dòng)更新】選項(xiàng)。、生成目錄、在頁眉中引用樣式域?qū)ξ谋局械捻憫?yīng)的標(biāo)題設(shè)置好樣式，然后單擊【視圖】、【文檔結(jié)構(gòu)圖】即可看到文檔機(jī)構(gòu)圖。菜單欄【視圖 |【頁眉和頁腳】，單欄【插入】|【域】在彈出的域?qū)υ捒蛑械念悇e中選擇【連接和引用】，域名中選擇styleref選項(xiàng)，在樣式名中選擇選擇要引用的標(biāo)題。再通過格式工具欄中的“減小縮進(jìn)量”，和“增加縮進(jìn)量”進(jìn)行升降級(jí)。選擇【高級(jí)】然后在【特殊字符】的下拉列表中選擇手動(dòng)換行符。此時(shí)看到文章中的全部人工換行符都被刪除了。、如何指定每頁顯示行數(shù)和每行顯示字符數(shù)為固定值、如何查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)、如何對(duì)文章的不同部分分節(jié)從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對(duì)話框，①.在在彈出的對(duì)話框中選擇【紙張】選項(xiàng)卡。②. 在在彈出的對(duì)話框中選擇【文檔網(wǎng)格】，即可對(duì)[行]和[字符]進(jìn)行設(shè)置③.從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。這樣不僅將標(biāo)題移動(dòng)了位置，也會(huì)將其中的文字內(nèi)容一起移動(dòng)。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個(gè)不可見的分節(jié)符，這個(gè)分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會(huì)使該節(jié)從新的一頁開始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。設(shè)置頁眉和頁腳時(shí)，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁眉。 第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。 此時(shí)再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁眉。在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會(huì)在封面和目錄處都添加頁碼。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。 在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片顯示頁腳區(qū)域，如圖所示。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。 收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。 從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖22所示。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對(duì)話框，如圖23所示。如果采用此設(shè)置，則會(huì)自動(dòng)計(jì)算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號(hào)，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。 收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因?yàn)轫撃_的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會(huì)自動(dòng)為每一節(jié)編排頁碼。 用打印預(yù)覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會(huì)在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號(hào)。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級(jí)別的樣式是最方便的一種。 收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片在“顯示級(jí)別”中，可指定目錄中包含幾個(gè)級(jí)別，從而決定目錄的細(xì)化程度。 如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。 單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時(shí)，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對(duì)話框，如下圖所示。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個(gè)目錄”。正反面打印或印刷，如果雜志或書比較厚，每頁的左側(cè)會(huì)留出一些空白，以便裝訂后不會(huì)遮擋文字。對(duì)于書而言，每一章的首頁總是位于右側(cè)頁（奇數(shù)頁）。 奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯示本章標(biāo)題。目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開始編號(hào)。從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，在彈出的對(duì)話框中選擇【版式】選項(xiàng)卡，在顯示的對(duì)話框中選擇頁眉和頁腳為奇偶頁不同。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。 按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片 收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁頁腳，如圖所示。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖16所示。選中“首頁顯示頁碼”。 單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對(duì)話框，可設(shè)置頁碼的格式和起始編號(hào)，如圖17所示。單擊【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。這是由于在如圖16所示的對(duì)話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會(huì)顯示“與上一節(jié)相同”。可以在完成所有的頁碼設(shè)置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對(duì)話框，如圖16所示?，F(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側(cè)，如圖19所示。 在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕，收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片顯示第3節(jié)的首頁頁腳，如圖20所示。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。 收起這個(gè)圖片展開這個(gè)圖片在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。 至此，整篇文檔的頁碼格式和編號(hào)設(shè)置完畢。按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對(duì)話框，如圖13所示。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。當(dāng)開始打印時(shí)，打印機(jī)會(huì)在打印完一面后提示換紙，將紙張背面放入打印機(jī)即可打印出背面內(nèi)容。手動(dòng)雙面打印的方法比較麻煩，適合打印紙張很少的情況。 從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對(duì)話框。打印時(shí)，通常會(huì)將紙匣中最上面的紙先送入打印機(jī)。將這些奇數(shù)頁重新放入紙匣，一般應(yīng)將背面未打印的部分朝向