檔案著錄與數(shù)字化ppt課件-在線瀏覽
2025-06-29 12:14本頁面
【正文】 常見錯誤 只有機(jī)關(guān)代字或只有文號的順序號 文件編號與文件編號之間沒有用分號分 開，用的是逗號、頓號 簡化方法整理 ? 說明 文件編號、題名、責(zé)任者之間究竟用什么標(biāo)點(diǎn)符號，很多人弄不明白，在這里說明一點(diǎn)：分號用在文件編號和責(zé)任者之間，頓號用在責(zé)任者中間 簡化方法整理 ? 二、 【 密級 】 ? 卷內(nèi)文件的密級應(yīng)按局（館）解密劃控小組界定的范圍 [即：絕密、機(jī)密、秘密、控制 ]進(jìn)行著錄，沒有標(biāo)注密級、控制的按公開著錄 卷內(nèi)文件的密級 簡化方法整理 ? 需要說明的是控制的使用，有些文件雖然沒有標(biāo)明密級，但不能作為公開進(jìn)行標(biāo)記，它包括以下幾個方面內(nèi)容： 涉及黨和國家重大問題、重大政治事件尚未作出結(jié)論、不宜公開的，對社會開放會影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國家機(jī)關(guān)工作正常開展的檔案。 4有關(guān)黨政機(jī)關(guān)會議記錄、信訪、階級劃分、歷次政治運(yùn)動不宜開放的檔案。 涉及國內(nèi)行政區(qū)域之間的邊界問題，對社會開放后可能激發(fā)邊界糾紛、影響社會穩(wěn)定和人民團(tuán)結(jié)的檔案。 涉及與國外科技交流、經(jīng)濟(jì)合作、貿(mào)易往來、外事工作中內(nèi)部掌握的政策、策略及對具體事件的處理意見、方案的，對社會開放會使我國在對外活動中處于不利地位或在政治上造成被動、經(jīng)濟(jì)上造成損失的檔案。 1涉及司法、監(jiān)察紀(jì)檢及組織人事工作中對有關(guān)人員違 紀(jì)違法的調(diào)查與具體審理情況的，對社會開放會造成不良政治影響或不利于審理人員及舉報(bào)人等人身安全的檔案。 1涉及臺、港、澳同胞和海外華僑中愛國進(jìn)步人士的，對社會開放會損害其聲譽(yù)和權(quán)益的檔案。 ? 控制標(biāo)識符的添加 簡化方法整理 ? 三、 【 題名 】 ? 題名一般照原名錄入，但在實(shí)際操作中，對題名中出現(xiàn)的我省、我市、我縣、你省、你市、你縣、本省、本市、本縣、我單位、本單位等含混不清的字眼要改為具體的省、市、縣，此外對于城市的街道如果沒有寫城市名稱的要在前面加上 [XX市 ],對農(nóng)村的鄉(xiāng)、村要加上 [XX市 ]或者 [XX]縣 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 關(guān)于本地區(qū)招工、轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、評先表模、人事調(diào)動、畢業(yè)生分配、招生、職務(wù)任免等牽涉到本單位個人的信息應(yīng)一一著錄，牽涉到本單位的要在原標(biāo)題后加 [XXX單位 ] 說明 ? ① 有人認(rèn)為，這樣改了是在改檔案。因?yàn)?，著錄?nèi)容只是全面、準(zhǔn)確地揭示檔案內(nèi)容，只是給查找提供方便，它并不能代替檔案，需要看檔案的話，還要掃描，在原文里面看。題名欄目不能完全著錄怎么辦？可以打開后臺管理，在題名欄目把長度改為 999（先把“帶索引字段的 √去掉），如果還著錄不下的話，可以在備注欄目進(jìn)行著錄 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 文件題名不能揭示文件內(nèi)容，需根據(jù)文件內(nèi)容重新擬訂?！崩和ㄖ?[共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念“一 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? ②文件題名揭示了一定信息但不全的，應(yīng)該考證出具體內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去用 [ ]加以說明。 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? ③文件沒有標(biāo)題的，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“ [ ]”號。 ? 鄉(xiāng)鎮(zhèn)前面一律冠以 [ 縣 ]，城區(qū)前面一律冠以 [ 市 ]。比如：“批轉(zhuǎn)兵役委員會關(guān)于1956年應(yīng)征公民兵役登記工作的實(shí)施計(jì)劃”，應(yīng)改正為：“批轉(zhuǎn) [湖北省 ]兵役委員會關(guān)于 1956年應(yīng)征公民兵役登記工作的實(shí)施計(jì)劃”；“對資改造小組關(guān)于開展大購大銷進(jìn)行市場改造的指示”應(yīng)改正為：“ [襄陽地區(qū) ]對資改造小組關(guān)于開展大購大銷進(jìn)行市場改造的指示”，“農(nóng)林水戰(zhàn)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)”應(yīng)改正為：“ [谷城縣 ]農(nóng)林水戰(zhàn)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)” 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 簡稱應(yīng)該規(guī)范、準(zhǔn)確，不產(chǎn)生歧義，類似“中辦廳、國辦廳、軍委辦公廳”等等要寫成中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳， 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 上下級連用的時候或者平級羅列的時候要注意說明。由 8位數(shù)字組成，年度 4位，月份 2位，日期 2位，如： 20220618。實(shí)際工作中這項(xiàng)條目出現(xiàn)了很多問題，需要多交代一點(diǎn) 每件頁數(shù)是該件所有頁數(shù)的總和，它包括正面和反而兩面，不是只數(shù)有多少頁就算多少頁。 頁號的編制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用鉛筆編頁號。 簡化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 文件編號、題名、責(zé)任者之間的聯(lián)系 ? 一般而言，這三者之間應(yīng)該是同一個人或者單位，比如：我的文件編號是襄檔[2022]4號，那么，我的文件題名一定是襄樊市檔案局怎么怎么辦，不可能是湖北省勞動廳要下達(dá)什么指示，責(zé)任者自然也是襄樊市檔案局，因此，如果上述三者之間不統(tǒng)一的話，著錄項(xiàng)目肯定是錯誤的。 ? 如果只有兩個單位聯(lián)合發(fā)文，并且文件編號只有一個并且不是本機(jī)關(guān)的話，那么文號要用原文號，題名和責(zé)任都都要著錄兩個 簡化方法整理的特點(diǎn) ? 一、以我為主的來源原則體現(xiàn)得十分充分。它表現(xiàn)在： 題名上，題名完整準(zhǔn)確的按原題名著錄，題名不準(zhǔn)確的，比如：合同、協(xié)議、通知、轉(zhuǎn)發(fā)幾號文件、表彰先進(jìn)、任職加上本單位的等等都在原來基礎(chǔ)上進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)。 3文件編號上。 文件編號揭示文號、文件形成時間揭示時間、責(zé)任者揭示誰起草的、題名揭示文件內(nèi)容等等。比如： 34－ Szy21 根據(jù)照片檔案整理六要素原則對照片檔 案進(jìn)行著錄即可 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷目錄著錄項(xiàng)目：歸檔年度、全宗號、實(shí)體分類號、保管期限、冊號、題名、文件開始時間、文件結(jié)束時間、數(shù)量、密級；照片檔案卷內(nèi)目錄著錄項(xiàng)目：密級、文件材料題名、責(zé)任者、攝影者、攝影時間、全宗號、保管期限、歸檔年度、實(shí)體分類號、冊號、件號 照片檔案著錄 照片檔案著錄 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷著錄要求 ： 題名著錄：要著錄 單位 年關(guān)于 問題的照片（單位要用全稱或規(guī)范化簡稱） 案卷號可以代替冊號進(jìn)行著錄 文件開始時間、文件結(jié)束時間都要用 8位數(shù)字
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