【正文】 分析，評價目標執(zhí)行效果，必要時，提出目標調(diào)整建議。 建立集團目標管理數(shù)據(jù)庫。 組織建立集團制度體系，編制集團制度建設(shè)規(guī)劃并實施，組織審核下屬企業(yè)年度制度建設(shè)規(guī)劃和重大管理改善方案。 跟進評價集團重要管理制度的落實情況，提出改進和完善意見。 文書管理 負責集團總部相關(guān)文件的擬定和下屬企業(yè)重要文件的審核； 負責集團總部相關(guān)外報文件的擬定或?qū)徍耍瘓F下屬企業(yè)外報重要文件的審核。 負責集團總部文書檔案管理，對下屬企業(yè)檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。 負責集團公司公共關(guān)系的建立與維護，維持良好的社會公共關(guān)系，樹立良好社會形象。 協(xié)調(diào)處理集團總部及下屬企業(yè)與政府相關(guān)部門及行業(yè)協(xié)會工作關(guān)系。 法律事務(wù)與知識產(chǎn)權(quán) 管理集團及下屬企業(yè)的法律訴訟及非法律訴訟事務(wù)。 處理集團總部各項法律事務(wù)，協(xié)助下屬企業(yè)處理專項法律事務(wù)。 信息管理 負責制訂集團信息建設(shè)規(guī)劃，建立維護集團信息平臺，督導(dǎo)集團下屬企業(yè)信息管廣東新怡內(nèi)衣集團有限公司 企業(yè)標準化系列文件 第 9 頁 共 31 頁 理工作的開展。 組織建立集團總部辦公信息平臺及負責 ERP 中央服務(wù)器的維護與管理，對集團下屬企業(yè)辦公信息平臺及 ERP 系統(tǒng)的運行進行督導(dǎo)。 生產(chǎn)體系督導(dǎo) 負責制訂集團生產(chǎn)發(fā)展規(guī)劃，審核下屬生產(chǎn)單位的重要生產(chǎn)管理規(guī)劃，督導(dǎo)集團生產(chǎn)規(guī)劃的實施。 定期對下屬生產(chǎn)單位經(jīng)營運營情況進行評估， 并提出改善意見。 業(yè)務(wù)監(jiān)管 制訂職責范圍內(nèi)業(yè)務(wù)監(jiān)管的規(guī)章和規(guī)則，并督導(dǎo)執(zhí)行。 建立業(yè)務(wù)監(jiān)管責任制度和監(jiān)管信息反饋制度。 提出加強和改善業(yè)務(wù)監(jiān)管的意見和建議。 綜合事務(wù)統(tǒng)籌 負責集團重大會議的組織，并跟進集團會議決議事項。 負責協(xié)調(diào)集團內(nèi)部各部 門及單位之間關(guān)系。 廣東新怡內(nèi)衣集團有限公司 企業(yè)標準化系列文件 第 10 頁 共 31 頁 ☆ 年度工作規(guī)劃 一、 年度重點工作規(guī)劃 二、 制度建設(shè)規(guī)劃 三、 培訓計劃 四、 費用預(yù)算 ☆ 部門 重要 業(yè)務(wù)管制表 NO 核心業(yè)務(wù) 崗 位 主任 主任 IT經(jīng)理 IT工程師 IT技術(shù)員 秘書主管 機要秘書 行政秘書 業(yè)務(wù)秘書一 業(yè)務(wù)秘書二 內(nèi)務(wù)秘書 前臺文員一 前臺文員二 1 2 3 4 5 注：標“?”表示主辦，標“?”表示協(xié)辦。 主要負責工作包括 ： 總裁辦 部門培訓、 部門 固定資產(chǎn)、 部門 制度建設(shè)、 部 門 外部 聯(lián)絡(luò)與 工作 對接 、 部門 接待 、部門 內(nèi)外 文化宣傳 、集團 經(jīng)營分析報告編制工作及 上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作任務(wù) 。 部門 固定資產(chǎn)管理 工作 ： 統(tǒng)籌部門固定資產(chǎn)管理， 編制資產(chǎn)管理計劃， 組織部門資產(chǎn)盤點、資產(chǎn) 帳目 與 資產(chǎn) 異動 審核 、資產(chǎn)管理狀況總結(jié)等 。 部門外部聯(lián)絡(luò)與工作對接： 依《外部聯(lián)絡(luò)與工作對接制度》 規(guī)定 ，負責 本部門 對外單位的日常 聯(lián)絡(luò) 、定期 聯(lián)絡(luò) 、重大活動 和 項目對接與實施 等 。 部門內(nèi)外文化宣傳： 組織對本部門職能范圍內(nèi)負責的 公司相關(guān)榮譽 、公司動態(tài) 、公司觀點等 向 內(nèi)、外部 進行宣傳。 部門經(jīng)營分析報告： 收集集團各單位產(chǎn)銷經(jīng)營數(shù)據(jù) ， 每月 編制 集團產(chǎn)銷經(jīng)營分析報表 。 其他工作 ： 協(xié)助總裁辦 主任 開展各項管理工作，包括草擬集團有關(guān)通知 /通告、管理規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作計劃與總結(jié)、績效考核等。 每年編寫一篇不少于 2020字的工作心得。 負責職責內(nèi)有關(guān)管理制度草擬工作。 職責權(quán)重分配與圖示： NO 工作項目 重要程 度排序 月度 占時 權(quán)重 年度 占時 權(quán)重 工作頻率 頻率說明 日常性 周期性 隨機性 計劃性 1 定期編制集團經(jīng)營分析報告 1 25% 29% √ 每月 1次。 3 組織開展總裁辦培訓工作 3 10% 6% √ 按計劃，一般每月不 少于 1次。 5 外部聯(lián)絡(luò)與工作對接 5 10% 17% √ √ 頻率不定。 7 上級交辦的其他工作 —— 20% 18% √ 頻率不定。再根據(jù)工作項目當期大約占用工時數(shù) /實際總工時數(shù)而得出 。 工作經(jīng)驗：具有三年以上大中型企業(yè)秘書工作經(jīng)驗。 技能要求：具有行政、秘書工作經(jīng)驗，有較強的文字功底，熟悉辦公軟件操作。 2 經(jīng)營分析報告提報及時率、準確率 10 100% 及時率除不可抗拒因素外，其余情況下每延期一天扣 1 分。 3 制度編制完成及時率 15 100% 除不可抗拒因素外，其余情況下每延期 一天扣 分。 5 部門內(nèi)部學習資料編制完成率及對外宣傳報道資料 15 100% 每月一份不少于 2020 字，每缺一份扣10分。 6 資產(chǎn)帳物相符率 10 100% 有一項帳物不符扣 1分。 8 工作計劃完成率 15 90% 每降低 5%扣 1 分 。 無 2 秘書主管 秘書主管 應(yīng) 根據(jù)新入職崗位 職等 、性質(zhì)與職責， 按《崗前培訓計劃表》 半個工作日內(nèi) 制定 新同事崗前培訓計劃 ， 安排 培訓 起止 時間 。 《 崗 前 培訓計劃表 》 3 總裁辦 主任 秘書主管 將《崗前培訓計劃表》 交 總裁辦 主任 審批 ，并根據(jù) 主任 指示對計劃作出適當調(diào)整。六職等及以上的 ， 除介紹給同等及 以下同事， 原則上 應(yīng)介紹給 總裁、副總裁及各部門負責人 。 無 5 培訓計劃 指定 人員 崗位工作職責與操作流程、 其他注意事項等 原則上由 該崗位工作移交人 （老員工） 負責培訓； 組織架構(gòu)與文化、薪酬福利政策、員工行為規(guī)范由秘書主管 負責培訓。 《 培 訓 實施記錄表》 6 培訓實施者 總裁辦 主任 新同事 應(yīng)對所接受的培訓內(nèi)容盡快理解 掌握 ，并在培訓實施后一周內(nèi) 依《培訓實施記錄表》內(nèi)容作自我評 估 后 ， 將該表交 培訓者 進行 培訓效果 評估 。 （ 此操作秘書主管應(yīng) 事先告知新同事。 《 崗 前 培訓 記錄表》、《培訓實施記錄》 備注 以上流程不適用于四等及以上人員崗前培訓、介紹操作 ，該職等人員的介紹、培訓原則上由人力資源中心負責 。 通常情況下，問卷于 2個工作日內(nèi)回收。 培 訓 需 求報告 3 總裁辦 主任 秘書主管將 《 ___年度培訓需求調(diào)查問卷》與培訓需求報告一并 提交總裁辦 主任 審批，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予 相應(yīng)的 意見。原則上，培訓時間安排在 311月份，每月公共課程 應(yīng) 不少于一次。 《 ___年度員 工 培 訓計劃》 6 秘書主管 / 培訓講師 秘書主管依據(jù)年度培訓計劃安排的內(nèi)容、時間和頻率，組織開展部門培訓活動。 2. 培訓 進行中的工作包括培訓主持、培訓現(xiàn)場前后測試、課中研討、課程進度 控制、課間服務(wù)等工作，課間服務(wù)人員應(yīng)與講師密切合作，如是視頻課件應(yīng)做好課間文件播放。課程組織評估予以課程結(jié) 束或課后 1天內(nèi)由受培訓者填寫《培訓組織情況評價表》來體現(xiàn)；培訓對象評估為根據(jù)實現(xiàn)情況選擇的考試、編寫 《 培訓心得 報告》 、工作績效評估，考試與編制培訓心得一般在培訓后一周內(nèi)完成，工作績效評估依績效管理相關(guān)制度執(zhí)行，從績效的改善情況判斷培訓的效果。月度總結(jié)于各培訓對象做完考試或編寫完心得后進行， 原則上每月 5日前應(yīng)編寫上月培訓總結(jié)報告。 培訓年度總結(jié)應(yīng)于次年 1月中旬完成，內(nèi)容應(yīng)包括年度培訓計劃完成情況、培訓組織評價、受培訓者的業(yè)績改善情況等。原則上應(yīng)于每月 30日前將 當月培訓記錄復(fù)制一份交人力資源中心培訓主管處。 固 定 資 產(chǎn)清 單 或 臺賬 2 資產(chǎn)管理員 /各崗位員工 資產(chǎn)管理員接手固定資產(chǎn)管理時，應(yīng)對現(xiàn)有資產(chǎn)進行全面盤點，確保帳物一致。 無 3 資產(chǎn)管理員 /各崗位員工 資產(chǎn)獲取與異動指資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)移、減損作業(yè)。 資產(chǎn)獲取與異動后，資產(chǎn)管理 員 應(yīng)及時對資產(chǎn)臺帳進行調(diào)整，確保帳物一致性。 部門資產(chǎn)每季度末盤點一次，并于次季度首月10日前形成盤點報告交部門負責人審批后遞交行政事務(wù)中心 ；每半年配合行政中心做好資產(chǎn)全面盤點工作，具體按行政事務(wù)中心通知及安排。 《請購單》 《 固 定 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》 《 固 定 資產(chǎn)減損單》 4 資產(chǎn)管理員 資產(chǎn)管理員應(yīng)于每月 26 日前對當月資產(chǎn)管理情況進行總結(jié)。 于每年 1月 15日前 對 本年資產(chǎn)管理情況進行總結(jié)，基本內(nèi)容與每月總結(jié)情況相同，但同時應(yīng)包括行政中心資產(chǎn)監(jiān)管問題的改善情況總結(jié)。 固 定 資 產(chǎn)清 單 或 臺賬 6 資產(chǎn)管理員 原則上資產(chǎn)管理員應(yīng)每季度末月 26 日打印并交總裁 辦 主任 審批后的資產(chǎn)清單予以保存?zhèn)洳?。計劃?nèi)容應(yīng)包括《 ____年度制度文件建設(shè)計劃》 與《 ___年度制度稽查計劃》 。 《 ____ 年度 制 度 文件 建 設(shè) 計劃》 《 __ 年度制 度 稽 查計劃》 3 總裁辦 主任 年度制度建設(shè)計劃經(jīng)部門負責人簽字審批后執(zhí)行。 文件編寫見以下流程。 1 文件 編寫流程： 文件編 寫 人 企業(yè)運營文件內(nèi)容 應(yīng) 包括相關(guān)規(guī)定 /要求與作業(yè) 內(nèi)容 兩部分 ，編寫文件時應(yīng)根據(jù)其所涉及的事項確定文件 主題 與 結(jié)構(gòu)。 如 文件需要使用流程圖，應(yīng)根據(jù)涉及事項實際情況設(shè)計作業(yè)流程，繪制流程圖 （流程圖可根據(jù)實際情況取舍） 。 流 程 圖 示例 2 以上 內(nèi)容確定后， 則由主編寫人組織編寫文 件。 文件編寫要 用詞 嚴謹，且盡量考慮周全 。文件審核有責任領(lǐng)導(dǎo) 審核 與相關(guān)部門或人員會審兩種情況 。 無 4 審批生效后的文件，依文件管理相關(guān) 制度 和 規(guī)定 開展文件控制 相關(guān)工作。 每次開展稽查工作時，秘書主管應(yīng) 至少 提前 兩 周編制《稽查工作方案》 ，經(jīng)總裁辦主任審批后 作為稽查指導(dǎo)依據(jù) 。 《 稽 查 通知》 4 秘書主 管 /稽查員 檢查表編制時應(yīng)以總裁辦編制的相關(guān)文件為標準 。 《 稽 查 檢查表》 5 秘書主管 /稽查員 稽查人員以《稽查檢查表》為依據(jù)，采取現(xiàn)場交談、觀察、查閱記錄等方式實施稽查，并 做好詳細記錄。 《 稽 查 檢查表》 6 秘書主管 /稽查員 稽查結(jié)束后 一周 內(nèi)， 稽查人員應(yīng)整理稽查記錄，編制《 稽查 工