20xx年企業(yè)檔案管理制度2-在線瀏覽
2025-01-25 05:16本頁面
【正文】 工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：NHKC312。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門
篇二：公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
一、總則
（一）為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司ISO9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。
（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。
（二）公司檔案管理員職責(zé)
督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。
三、 檔案歸檔范圍
公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：
（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。
（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。
（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國報告等文件。
（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、ERP項目資料、辦公合同、ISO9000等文件。
四、歸檔要求
檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。
（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各年度每個檔案細(xì)分類別為一個卷宗，對應(yīng)一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按年度編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時保存。
其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、礦產(chǎn)資源部TK、鋼鐵部GT、有色金屬部GJ。如鈮鐵部2020年合同號為2020RMJS/N－3003項下檔案對應(yīng)的檔案編號為：NT2020RMJS/N－3003。
其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、實業(yè)投資部SY、計財處JC、綜合處ZH。如2020年RD項目對應(yīng)文件的檔號為：NT2020RDXM。檔號編制規(guī)則為：部門年度項目名稱。如實業(yè)投資部2020年度興光礦業(yè)項目對應(yīng)文件的檔號為：SY2020XGKY。檔號編制規(guī)則為：部門年度檔案類別。如綜合處2020年培訓(xùn)文件的檔號為：ZH2020PX。盒脊號為每個檔案盒的編號，按年度以數(shù)字3……順序分別表示。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。
檔案移交中的管理
（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序為：
各部門終結(jié)合同時將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項下所有的正本單據(jù)移交給計財處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號項下單據(jù)相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對應(yīng)檔號的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各
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