會(huì)議的安排方式和座次安排-展示頁
2024-11-10 02:46本頁面
【正文】 的存量，回答各種問題，解決個(gè)人住宿問題以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店與會(huì)議籌辦人，所有作業(yè)程序務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。(2)二人房：兩個(gè)人住，一張床。17．為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時(shí)，最好提供住宿資料。15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號(hào)碼、到期日和簽字。13．注明什么時(shí)候由誰寄發(fā)確認(rèn)函。11．注明訂金支付。(4)抵達(dá)日期時(shí)間。(2)哪種類型房間。9．飯店的地理位置圖。7．各飯店的房?jī)r(jià)。5．收件截止日期。3．會(huì)議日期。雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：1．主辦單位名稱。最好注明他們的身分，因?yàn)轱埖杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對(duì)無誤后再寄給貴賓或工作人員。一般來說工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等)。在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對(duì)于貴賓(vips)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。2．預(yù)訂的作業(yè)程序。特別預(yù)訂：有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為與會(huì)代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥⒄股潭家貏e小心接待。一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會(huì)提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：1．注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常飯店會(huì)希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。訂房卡：如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的。4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3．會(huì)場(chǎng)租金可能較高(如會(huì)場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。第一篇：會(huì)議的安排方式和座次安排（一)安排方式：這里有幾種方法來處理會(huì)議的團(tuán)體住宿，最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì)者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會(huì)產(chǎn)生下列問題:1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會(huì)迫使與會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。2．與會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)閭€(gè)人無法有講價(jià)的能力。(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：1．告訴飯店所有與會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請(qǐng)表為憑。3．經(jīng)由專業(yè)會(huì)議服務(wù)公司代為處理。(三)預(yù)定會(huì)議住宿的方式：會(huì)議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會(huì)造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對(duì)會(huì)議住宿的方式分別作說明。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由與會(huì)者直接向飯店訂房。另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)與會(huì)者盡早預(yù)訂。住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費(fèi)。2．注明雜費(fèi)由誰負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些與會(huì)者可能會(huì)問的問題，請(qǐng)飯店人員答復(fù)，同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)服務(wù)情形。詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：1．特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房?jī)r(jià)。3．什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間：在一般與會(huì)者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。工作人員所住的房?jī)r(jià)通常會(huì)提供較優(yōu)惠價(jià)格，來降低主辦單位的成本。(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作
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