【正文】 獻(xiàn)的供應(yīng)商群體，日常采購執(zhí)行與合同如何確立等等。采購實踐可分為戰(zhàn)略采購（sourcing）和日常采購（procurement）兩部分。相關(guān)的ERP單據(jù)有：請購單、采購單、采購暫收單、采購入庫單、采購?fù)顺?、采購異常退出等等。采購的流程及相關(guān)的單據(jù)名稱：接收采購計劃－詢比議價－決定－下PO－審核－跟催－收貨－付款－退貨。（三）采購部在每年年底對供應(yīng)商進(jìn)行總評定：采購部傳真“供方調(diào)查報告”給供方填寫，然后由負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)的采購員填寫評定結(jié)果，最終交由部門經(jīng)理審批?！昂细窆?yīng)商評定表”，合格供方評定表中包括：供方名稱、地址、聯(lián)系人、供應(yīng)產(chǎn)品；審批部門包括：采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、倉儲部、ISO質(zhì)量小組填寫綜合評價結(jié)果、最終交由總經(jīng)理審批。四、樣品采購程序樣品分為兩部分，一部分是由技術(shù)部研發(fā)所需，一部分是采購部為確保質(zhì)量無誤要求首次合作的供方提供的樣品，.（一）質(zhì)檢部所需樣品，選定一家質(zhì)量合格價格優(yōu)惠或是免費(fèi)供貨的供方，然后向供方傳真“樣品訂單”，樣品訂單包括所需樣品規(guī)格、數(shù)量、到貨時間及公司郵寄地址，一般情況是款到發(fā)貨，在500元以內(nèi)，由采購員自己先墊付，等到貨到后采購員憑入庫單和發(fā)票（一般為普票）：因為技術(shù)部所需原料配件因經(jīng)濟(jì)價值高、量少且檢驗復(fù)雜或因?qū)嶒炘O(shè)備、條件等限制，不能檢測的由質(zhì)檢部根據(jù)供方提供的質(zhì)檢報告為依據(jù)進(jìn)行入庫.（二）采購部需質(zhì)檢部化驗的樣品，采購部詢價、議價后確定二至三家，同時附有樣品質(zhì)檢報告單，“樣品確認(rèn)單”、合格供應(yīng)商的評定（一）采購部對首次合作的供方進(jìn)行評定一般是該供方保質(zhì)保量供貨三次以上，所以這也要求采購部在合作過程中時時考核供方是否具備評為合格供方的要求。附注：由銷售部門需要的原材料轉(zhuǎn)交采購部辦理銷售部需出具由總經(jīng)理審批后的“采購計劃單”采購部按銷售部已聯(lián)系的供應(yīng)商做采購訂單或是簽署供方的銷售合同經(jīng)雙方簽訂后，按銷售部門的要求辦理付款，剩下事宜均由銷售部負(fù)責(zé)，包括到貨時間、地點(diǎn)及中間所需的文件材料的提供。（此條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單）（二）根據(jù)比價、議價結(jié)果選定合適的供方，采購員需要求供方提供稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等，便于合格供應(yīng)商的評定.（三）每次采購都需要有本公司采購訂單或供方擬定合同，、總價、付款方式、運(yùn)輸方式、到貨時間、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、開票資料、違約責(zé)任等注：，采購部需發(fā)樣品訂單（具體條例參看第四條樣品采購程序），采購員要與部門經(jīng)理商議后決定；對于首次合作或是金額較大的訂單，由部門經(jīng)理與董事長、“辦款申請單”交由董事長審批。部門經(jīng)理對比價表核價、審查完畢后簽字確認(rèn)，呈總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后復(fù)印一份交采購部。采購員要如實、認(rèn)真、工整、逐項填寫“比價表”，不得虛填，不得空項，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。三、采購程序（一）比價、議價采購員在采購時對同一種商品應(yīng)至少比價三家以上。（二）采購部持計劃單或臨時采購計劃逐一核對庫存，然后根據(jù)計劃與庫存情況，填寫“物資采購申請單”，部門經(jīng)理核簽后轉(zhuǎn)總經(jīng)理（附“物資采購計劃單”）審批。（四）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購，一定要做到提前采購。（二）各部門要在每年12月15日之前做好下一年度的生產(chǎn)線或設(shè)備修理、物資需求計劃，亦經(jīng)部門主管核批后，報呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）零星采購及小額零星采購材料項目。（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片、文具等。免開“物資采購計劃單”部分（一）下列總務(wù)性物品免開“物資采購申請單”，由董事長批準(zhǔn)委托辦公室辦理，其列舉如下：：花圈、花籃、禮物等。（四）材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應(yīng)于“物資采購計劃單”上注明“試車檢驗”及“預(yù)定試車期限”。（二）需用日期相同或?qū)偻还?yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以“物資采購計劃單”附表，一單多品方式，提出請購。相關(guān)的單據(jù)有：請購單、采購單、詢價單，進(jìn)貨單等等。二：采購的基本流程采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。編寫采購報告。成交通知。當(dāng)確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經(jīng)所有詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。詢價小組所有成員集中開啟供應(yīng)商的報價函，作報價記錄并簽名確認(rèn)，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確定一至二名成交候選人并排列順序。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預(yù)備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強(qiáng)調(diào)詢價工作紀(jì)律，介紹總體目標(biāo)、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)。被詢價供應(yīng)商在詢價文件限定的時限內(nèi)遞交報價函，工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價函的密封情況進(jìn)行審查。二、詢價詢價時間告知市招標(biāo)辦、資金管理部門等有關(guān)部門。確定被詢價的供應(yīng)商名單。收集信息。詢價文件確認(rèn)。編制詢價文件。詢價小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機(jī)方式確定。采購代理機(jī)構(gòu)根據(jù)政府采購執(zhí)行計劃，結(jié)合采購員的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制月度詢價采購計劃。采購周期、庫存、運(yùn)輸?shù)鹊榷际强床灰姷某杀?，要把有條件的供應(yīng)商納入適時送貨系統(tǒng)，盡量減少存貨，降低公司的總成本。通過策略聯(lián)盟，參與設(shè)計，供應(yīng)商可以有效幫助我們降低成本。實際上，每個供應(yīng)商都是所在領(lǐng)域的專家，多聽取供應(yīng)商的建議往往會有意外的收獲。同時，價格談判是一個持續(xù)的過程，每個供應(yīng)商都有其對應(yīng)的學(xué)習(xí)曲線，在供貨一段時間后，其成本會持續(xù)下降。對小批量產(chǎn)品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應(yīng)能力；對流水線、連續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品，核心是價格。比較不同供應(yīng)商的報價，你會對其合理性有初步的了解。在收到報價后，要對其條款仔細(xì)分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。如果供應(yīng)商有改進(jìn)意向，可要求供應(yīng)商提供改進(jìn)措施報告，做進(jìn)一步評估。* 計量管理，儀器的計量要有完整的傳遞體系，這是非常重要的。* 培訓(xùn)管理，對關(guān)鍵崗位人員有完善的培訓(xùn)考核制度，并有詳細(xì)的記錄。比較重要的有以下項目：* 銷售合同評審，要求銷售部門對每個合同評估，并確認(rèn)是否可按時完成。必要時在審核團(tuán)隊方面，可以邀請質(zhì)量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會帶來專業(yè)的知識與經(jīng)驗，共同審核的經(jīng)歷也會有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。在這些供應(yīng)商中，剔除明顯不適合進(jìn)一步合作的供應(yīng)商后，就能得出一個供應(yīng)商考察名錄。這些信息應(yīng)包括：供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。在這個步驟，最重要的是對供應(yīng)商做出初步的篩選。經(jīng)過對市場的仔細(xì)分析，你可以通過各種公開信息和公開的渠道得到供應(yīng)商的聯(lián)系方式。電子類中可進(jìn)一步分為電路板、電阻、電容、電感、二三極管、集成電路等；機(jī)械類細(xì)分為塑料件、金屬件、包裝用品等；輔助材料的部分包括化學(xué)品、標(biāo)簽、膠帶等雜物。在這些分析的基礎(chǔ)上，公司的采購部可以建立初步的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫并做出相應(yīng)的產(chǎn)品分類。首先，產(chǎn)品差異很大，有的公司專長于精密注塑，有的則主攻大型工件。電阻市場是一個差異化較少的市場，供應(yīng)商多，容易運(yùn)輸，容易替代。比如在電阻市場，你今天需要0805的電阻，就大可不必去找那幾個日本大廠，因為他們已經(jīng)停產(chǎn)了。最后一點(diǎn)，也是非常重要的是供應(yīng)商的售前、售后服務(wù)的紀(jì)錄。其次是成本與價格，要運(yùn)用價值工程的方法對所涉及的產(chǎn)品進(jìn)行成本分析，并通過雙贏的價格談判實現(xiàn)成本節(jié)約。在大多數(shù)的跨國公司中，供應(yīng)商開發(fā)的基本準(zhǔn)則是“”原則，也就是質(zhì)量，成本，交付與服務(wù)并重的原則。供應(yīng)商的開發(fā)和管理是整個采購體系的核心，其表現(xiàn)也關(guān)系到整個采購部門的業(yè)績。第一篇：采購員必備一、電子元件采購基礎(chǔ)知識在電子制造企業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調(diào)兩個環(huán)節(jié)，戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理，訂單協(xié)調(diào)則主要負(fù)責(zé)材料采購計劃，重復(fù)訂單以及交貨付款方面的事務(wù)。這種組織結(jié)構(gòu)與銷售體系非常類似，很多銷售型公司也建立了專業(yè)的銷售支持部門處理大量的重復(fù)性訂單。一般來說，供應(yīng)商開發(fā)包括的內(nèi)容有：供應(yīng)市場競爭分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評估，詢價和報價，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選擇。在這四者中，質(zhì)量因素是最重要的，首先要確認(rèn)供應(yīng)商是否建立有一套穩(wěn)定有效的質(zhì)量保證體系，然后確認(rèn)供應(yīng)商是否具有生產(chǎn)所需特定產(chǎn)品的設(shè)備和工藝能力。在交付方面，要確定供應(yīng)商是否擁有足夠的生產(chǎn)能力，人力資源是否充足，有沒有擴(kuò)大產(chǎn)能的潛力。在供應(yīng)商開發(fā)的流程中，首先要對特定的分類市場進(jìn)行競爭分析，要了解誰是市場的領(lǐng)導(dǎo)者，目前市場的發(fā)展趨勢是怎樣的，各大供應(yīng)商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供應(yīng)商有一個大概的了解。同時你也可以給你的設(shè)計部門同事提一個建議，盡量使用市場主流的元器件以降低成本。在注塑市場中，就比較復(fù)雜一些。而且由于注塑件運(yùn)輸成本很高，本地化是必不可少的，你要評估在本地市場上，注塑產(chǎn)品的供應(yīng)能力是供過于求還是供不應(yīng)求，主要供應(yīng)商及其競爭對手的特點(diǎn)等等，才能做到有備而來。一般來說，分為電子類、機(jī)械類、輔助材料三大類。下一個步驟就是尋找潛在供應(yīng)商了。這些渠道包括供應(yīng)商的主動問詢和介紹，專業(yè)媒體廣告，互聯(lián)網(wǎng)搜索等方式。建議使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表，來管理供應(yīng)商提供的信息。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。接著，要安排對供應(yīng)商的實地考察，這一步驟至關(guān)重要。在實地考察中，應(yīng)該使用統(tǒng)一的評分卡進(jìn)行評估，并著重對其管理體系進(jìn)行審核，如作業(yè)指導(dǎo)書等文件，質(zhì)量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。* 供應(yīng)商管理，要求建立許可供應(yīng)商清單，并要有有效的控制程序。* 設(shè)備管理，對設(shè)備的維護(hù)調(diào)整，有完善的控制制度，并有完整記錄。在考察中要及時與團(tuán)隊成員溝通，在結(jié)束會議中，總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，并聽取供應(yīng)商的解釋。在供應(yīng)商審核完成后，對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細(xì)節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。后續(xù)工作是報價分析，報價中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應(yīng)商進(jìn)行成本清單報價，要求其列出材料成本、人工、管理費(fèi)用等，并將利潤率明示。在價格談判之前，一定要有充分的準(zhǔn)備，設(shè)定合理的目標(biāo)價格。但一定要保證供應(yīng)商有合理的利潤空間。與表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商達(dá)成策略聯(lián)盟，促進(jìn)供應(yīng)商提出改進(jìn)方案，以最大限度節(jié)約成本。曾有供應(yīng)商主動推薦替代的原材料，如用韓國的鋼材代替瑞士產(chǎn)品，其成本節(jié)約高達(dá)50%，而且性能完全滿足要求，這是單純依靠談判所無法達(dá)到的降價幅度。還有非常重要的一個方面是隱性成本。二、電子元件采購工作流程一、詢價準(zhǔn)備計劃整理。組織詢價小組。詢價小組名單在成交結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。詢價小組根據(jù)政府采購有關(guān)法規(guī)和項目特殊要求，在采購執(zhí)行計劃要求的采購時限內(nèi)擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。詢價文件在定稿前需經(jīng)采購人確認(rèn)。根據(jù)采購物品或服務(wù)等特點(diǎn)，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查等途徑進(jìn)一步了解價格信息和其他市場動態(tài)。詢價小組通過隨機(jī)方式從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。遞交報價函。詢價準(zhǔn)備會。 詢價。詢價報告。三、確定成交人采購人根據(jù)詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。采購人也可以授權(quán)詢價小組直接確定成交人。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時將成交結(jié)果通知所有未成交的供應(yīng)商。詢價小組應(yīng)于詢價活動結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價小組組成、采購過程、采購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫采購報告。采購的流程及相關(guān)的單據(jù)名稱：接收采購計劃－詢比議價－下PO－審核－跟催－收貨－付款－退貨。三：采購管理步驟：一、請購各項材料的請購部門如下：（一）常備材料：生產(chǎn)部（二）預(yù)備材料：采購部（三）非常備材料：：生產(chǎn)部：使用部門或總經(jīng)理、董事長直接需采購的 “物資采購計劃單”的開立（一）請購部門應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立“物資采購計劃單”，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)總經(jīng)理審核后編號（由各部門依事業(yè)部別編訂），送采購部。（三）緊急請購時，由請購部門于“物資采購計劃單”“備注欄”注明原因，送采購部并提醒注意。（五）庶務(wù)用品由辦公室按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“物資采購計劃單”提出請購。：飲料、香煙等。、刻印、報表等。附注：（一）各部門要以半月為周期制定物資需求計劃，經(jīng)部門主管核批后，報呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）對于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前2日、持總經(jīng)理核批后的“物資采購申請單”與采購部取得聯(lián)系，以便及時備貨、保證使用。二、物資采購管理（一）由總經(jīng)理批準(zhǔn)的計劃單下達(dá)給采購部。（三）采購部按總經(jīng)理審批后物資采購申請單進(jìn)行采購程序。采購員通過電話、傳真“詢價單”、E—mail、實地考察等方式進(jìn)行尋價、比價、議價。采購員將比價結(jié)果，連同書面分析報告即時隨時轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理。原件整理存檔。（四）訂單由雙方蓋章回傳后，采購員開始實行訂單事項，并對采購物品進(jìn)行跟蹤，直到采購物到公司倉儲，并落實質(zhì)檢單及發(fā)票情況（五）到貨之前，采購部應(yīng)提前一到兩天通知倉儲準(zhǔn)備安排裝貨位置，并由倉儲通知質(zhì)檢部門提前做好化驗準(zhǔn)備.（六）貨到公司廠門，門衛(wèi)應(yīng)及時準(zhǔn)確通知采購部，然后由采購部通知倉儲，由倉儲部門安排人員隨送貨方同去.（七）質(zhì)檢結(jié)果合格后通知倉儲，由倉儲安排卸貨；卸貨時，倉儲通知采購部，由采購部安排送貨方確保其不得隨意在車間、倉儲走動注：若質(zhì)檢結(jié)果不合格，質(zhì)檢部出具“特采申請單”，由倉儲及時通知采購部，則由采購部經(jīng)理填寫“特采申請單”交由總經(jīng)理審批后降價或降級使用.（八）卸貨完畢，由采購部確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無誤后，負(fù)責(zé)辦理出門證或是按訂單負(fù)責(zé)辦理運(yùn)費(fèi)或是貨款.（九）采購部負(fù)責(zé)在采購“日常登記表”上記錄當(dāng)日到貨情況，及時把采購過程中未完成事項處理好，諸如：發(fā)票、月或季結(jié)算貨款等.（十），由負(fù)責(zé)該項采購過程人員攜本次采購發(fā)票到倉庫辦理入庫；《出入庫制度