【正文】 31 完善的匯報制度是內(nèi)部控制的重要手段 匯報制度 向誰匯報 匯報的內(nèi)容 匯報時間 匯報形式 各戰(zhàn)略采購組組長 部長 /副部長 ? 各 齊套管理 30 戰(zhàn)略采購經(jīng)理和操作采購經(jīng)理應實行不同的量化考核指標 對戰(zhàn)略采購經(jīng)理的考核指標 對操作采購的經(jīng)理的考核指標 ? 每年各個品種 齊套得到較大程度的保證 簽 3個月 /半年 /1年的合同，鎖定價格和交貨周期等主要條款 ? 供應商數(shù)量一般維持在 2~3家，以確保其穩(wěn)定供貨 ? 幫助有潛力的供應商實現(xiàn)全系列供貨 齊套做為考核的重要指標 外，大部分 的交貨周期 與供應商建立比較長期的關系 ? 除特殊 的 3個月滾動需求： – 0~4周確定 – 5~8周可調(diào)整 (一般為 ?20%~30%) – 9~12周完全可調(diào) ? 每個月對下面 3個月的需求計劃作滾動預估 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護 (交貨周期：供應商的交貨期 +運輸時間 +海關的正常時間 ) ? 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護，并做為評價供應商的一項重要指標 ? 操作業(yè)務員在做訂單計劃安排時考慮所負責 采購上對交貨周期的維護 生產(chǎn)計劃的下達和需求預估 交貨周期維護和訂單計劃安排 生產(chǎn)計劃的下達 ? 生產(chǎn)計劃以月滾動的方式提供 ? 生產(chǎn)計劃的下達應該在每月的上旬 (最好在 15日之前 ) ? 第一個月的生產(chǎn)計劃應該具有最高的嚴肅性 需求預估 ? 計劃員根據(jù)生產(chǎn)月滾動計劃計算各種 齊套問題的解決取決于生產(chǎn)計劃的嚴肅性和相對穩(wěn)定性以及 的采購數(shù)據(jù) 通知業(yè)務員有關合同條款更改情況 (價格、配額、交貨期等 ) 供應商數(shù)據(jù) (只讀 ) 需求匯總 滾動需求預估 年生產(chǎn)計劃 月滾動生產(chǎn)計劃 周計劃、日計劃 讀取供應商數(shù)據(jù) (只讀 ) 29 代碼 新品開發(fā)，技術信息 行業(yè)情況，供應商能力 供應商數(shù)據(jù)更改通知 分析報告 錄入和維護 各種 和頻率 28 采購部門的運作效率取決于采購與技術、生產(chǎn)之間以及采購部門內(nèi)部各相關人員之間信息的良好傳遞和反饋 采購信息傳遞 /反饋流程圖 計劃員 生產(chǎn)部門 操作采購業(yè)務員 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 技術部門 分析員 數(shù)據(jù)庫 ERP 產(chǎn)品技術狀態(tài) BOM表 招標 1)的基本流程 相關部門 主要流程步驟 審計法務部 技術部門 成本工程師 質(zhì)量工程師 采購組長 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 部長 招標通知 2) 文件準備 邀標 接標 開標 /評標 審批 中標通知 簽訂合同 通知更新供應商數(shù)據(jù) 批準 批準 審核 審核 文件準備 文件發(fā)放 接收投標 在約定的時間、地點，當眾宣讀或通過傳真將各投標方的投標情況公開，并進行澄清和評審 綜合意見書 通知中標方 簽訂合同 通知分析員 質(zhì)量標準 技術指標 ? 更改供應商數(shù)據(jù) 1) 建議：在供貨商內(nèi)進行招標，對于新的供應商，應該先認定，后招標 2) 預先規(guī)定好招標的 招標由戰(zhàn)略采購經(jīng)理負責組織和實施 發(fā)招標通知 一般采購流程 相關部門 主要流程步驟 財務 海關組 戰(zhàn)略采購 操作采購 簽合同 辦理批文 提出需求 下單 信用證 單據(jù)接收和傳遞 關稅及支付 組織運瑜 簽定年度 /季度合同 通關商檢 按一定提前期提出 辦理批文需求 需求核算 訂單生成 /確認 填寫信用證 接收供應商的單據(jù) 接收單據(jù) 計算關稅，辦理支付 組織運輸 通關手續(xù) 開證辦理 批文辦理 傳遞 27 的采購必須遵循規(guī)范的流程，并盡可能簽定較長期的合同 進口 確定實際需求 26 進口 審批 維護標準價格數(shù)據(jù)庫 25 日常的訂單處理應該盡可能簡單，以提高反應速度 采購訂單處理流程 相關人員 主要流程步驟 財務 質(zhì)檢 /倉配 操作采購組組長 計劃員 操作業(yè)務員 需求 分解加總 需求核算 安排訂單計劃 創(chuàng)建訂單 審批 辦理預付款 催貨 根據(jù) BOM表爭解 (3個月 )并分品種加總 電子審批 檢驗、入庫 貨物跟蹤 接生產(chǎn)部門月滾動計劃 辦理預付款 入庫驗收 付款結算 接收單據(jù)、付款結算 提交單據(jù) 在系統(tǒng)創(chuàng)建訂單 制訂訂單計劃 (日、周、旬、月等 ) 查已訂合同、庫存、在途 審批 批準 A、 B類 有審批權 采購定價流程 相關部門 主要流程步驟 價格部 分析員 部長 戰(zhàn)略采購經(jīng)理 采購組組長 提出需求 詢價 報價分析 談判 開調(diào)價單 簽合同 價格維護 審核 向供應商詢價 與供應商進行 價格談判 價格變動時開調(diào)價單 更新供應商數(shù)據(jù) 通知分析員 簽合同 合同期滿需要談價時 對供應商報價 進行比較分析 C類 采購組組長對 C類 采購需求 (規(guī)格、說明 ) 是否需要詢報價？ 安排滾動需求計劃 滾動訂單 貨物接收 支付 / 結算 簽訂合同 1) 供應商選擇 /確定 詢報價 確定供應商 簽訂合同 1) 是 是 不 不 1) 標準合同，沒有數(shù)量上的協(xié)議 戰(zhàn)略采購的職責 操作采購的職責 (使用部門 ) 24 采購定價主要由戰(zhàn)略采購經(jīng)理負責，部長審批 A、 B類 的齊套情況 內(nèi)外部的協(xié)調(diào)和溝通 ? 與各戰(zhàn)略采購組組長開月溝通會議，解決可能出現(xiàn)的沖突，并協(xié)商流程改善方案 ? 參與生產(chǎn)計劃制定會議 ? 與技術部門溝通解決可能出現(xiàn)的沖突或脫節(jié) 人數(shù) 1人 (可以考慮設立 1名副組長 ) 21 操作采購業(yè)務員的主要職責是日常的采購需求預測和采購訂單，保證生產(chǎn)的順利進行并維持比較合理的庫存水平 操作采購業(yè)務員的設立和崗位職責 崗 位 描 述 主要工作 ? 日常的需求預測和采購訂單，保證供貨和生產(chǎn)的協(xié)調(diào) ? 維持較合理的庫存水平 ? 制定物流改善的計劃并實施 ? 物料需求的滾動預測并提交給供應商 ? 制定訂單計劃和下訂單 ? 接收相關單據(jù)并傳遞 ? 訂單的追蹤和過程控制 ? 維持合理的庫存水平 ? 與組長一起提出有關物流改善的計劃并具體實施 ? 部分參與生產(chǎn)計劃會議 預估人數(shù) 10~15人 22 計劃員的主要任務是根據(jù) BOM表分解生產(chǎn)計劃并分品種匯總需求 計劃員的設立和崗位職責 崗 位 描 述 主要工作 ? 接收生產(chǎn)部門下達的月滾動生產(chǎn)計劃、周計劃、日計劃 ? 負責計劃的分解和分品種分解 ? 根據(jù)生產(chǎn)部門下達的生產(chǎn)計劃作出三個月滾動物料需求，并分品種進行需求匯總 ? 按規(guī)定的時間提交分品種物料滾動需求計劃給各個業(yè)務員 ? 分解周生產(chǎn)計劃、日生產(chǎn)計劃，并相應提交物料需求計劃 ? 與技術部門協(xié)調(diào)，接收 BOM表修改的通知，并對 BOM表進行更新和維護 預估人數(shù) 5~6人 23 是否需要認 定新的供應商？ 戰(zhàn)略采購與操作采購分開模式下的采購流程與原有的采購模式有比較大的不同 一般采購流程 采購訂單發(fā)放情況監(jiān)督 ? 各種 的齊套 管理和監(jiān)督操作采購業(yè)務員的采購行為 ? 各種 的采購行為并向部長提交月度、季度和年度的報告 (抄送戰(zhàn)略采購組長、各個戰(zhàn)略采購業(yè)經(jīng)理 ) ? 分析的內(nèi)容包括：價格、交貨期、采購批量、采購批次、采購金額、采購量、資金周轉(zhuǎn)、庫存水平、供應商及份額分布，以及這些數(shù)據(jù)的歷史比較 供應商數(shù)據(jù)更新和維護 ? 供應商數(shù)據(jù)的錄入 (供應商的基本情況和重要合同條款 ) ? 配合戰(zhàn)略采購業(yè)務經(jīng)理的談判對供應商的數(shù)據(jù)進行更新 ? 季度、年度供應商評價的結果維護 預估人數(shù) 分析員的設立和崗位職責 5~6人 19 質(zhì)量工程師的主要責任是配合戰(zhàn)略采購管理和發(fā)展供應商 質(zhì)量工程師的設立和崗位職責 崗 位 描 述 主要工作 ? 與其它相關部門在一起參與供應商的評估認定 ? 與戰(zhàn)略采購部一起制訂發(fā)展供應商的計劃并實施 供應商認定中的質(zhì)量體系評估 ? 考察供應商的質(zhì)量體系，并與戰(zhàn)略采購一起對相關指標進行打分 ? 評估供應商的質(zhì)保體系并提交分析報告 發(fā)展供應商的計劃與實施 ? 與戰(zhàn)略采購一起制訂幫助供應改善質(zhì)保體系的計劃 ? 計劃的實施和控制 ? 幫助供應商實現(xiàn)免檢 預估人數(shù) 6~8人 20 操作采購組組長的主要職責是管理和監(jiān)督業(yè)務員的采購行為，并負責內(nèi)外的溝通和協(xié)調(diào) 操作采購組組長的設立和崗位職責 崗 位 描 述 主要工作 ? 管理和監(jiān)督各操作采購業(yè)務員的采購行為 ? 與各戰(zhàn)略采購組組長、生產(chǎn)部門、技術部門的溝通和協(xié)調(diào) ? 確保 的采購行為的分析并提交報告 ? 對供應商的數(shù)據(jù)進行更新和維護 采購行為的分析匯報 ? 分析各種 采購行為的量化分析和供應商數(shù)據(jù)的更新維護 崗 位 描 述 主要工作 ? 負責對所有 品種的采購模式 ? 制訂優(yōu)化的計劃并實施 與新品產(chǎn)品開發(fā)的協(xié)調(diào) ? 了解新品開發(fā)計劃和進程 ? 在供應商選擇上有技術部門協(xié)調(diào) 15人 18 分析員主要負責各種 的品種來設立，其主要的職責是供應商管理和采購策略的制定和實施 崗 位 描 述 主要工作 ? 確保戰(zhàn)略采購策略的具體實施 ? 確保各品種的供應能力能夠滿足公司對生產(chǎn)、質(zhì)量及新品開發(fā)的要求 ? 負責與供應商的談判和關鍵合同條款的確定 ? 負責管理、優(yōu)化和發(fā)展供應商 ? 與新產(chǎn)品開發(fā)協(xié)調(diào) 供應商的選擇和確定 ? 供應市場 ? 供應商初選、考察、評估和確定 ? 供應商業(yè)績評估 ? 根據(jù)各品種規(guī)定的合同期限與供應商談判，確定各種合同條款 ? 鑒訂合同 ? 關注供應商的變化和供應商場的變化 預估 人數(shù) 戰(zhàn)略采購業(yè)務經(jīng)理的設立和崗位職責 發(fā)展供應商 ? 與質(zhì)量工程師一起制訂扶持供應商的計劃并監(jiān)督實施 ? 給有潛力的供應商以差異化政策 各品種采購模式的確定和優(yōu)化 ? 定期分析各 的采購 ? 品種相關性要求較低 約 10人 約 5人 約 2~3人 15 操作采購的合并和單獨設置可以精減人員，并避免操作業(yè)務員受各采購組的影響，從而體現(xiàn)真正意義的“分開” 操 作 采 購 組 (組長 ) 構成 職責 設立原則 預估人數(shù) 計劃員 業(yè)務員 ? 接收生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃并做BOM表分解 ? 分品種計劃需求加總 ? 與技術部門協(xié)調(diào)，更新 BOM表 ? 接收計劃員傳遞的分品種需求計劃 ? 根據(jù)已訂合同、在途、安全庫存核算實際需求 ? 安排訂單計劃 ? 下訂單并追蹤 ? 按最終產(chǎn)品 /使用方分別設計劃員 ? 對應戰(zhàn)略采購的品種安排 ? B、 C類產(chǎn)品的業(yè)務員可以進行合并 ? 進口和國產(chǎn)分開 5~6人 10~15人 操作采購組設立的基本原則 16 各個戰(zhàn)略采購組組長負責組內(nèi)采購行為的管理和監(jiān)督，并承擔大部分的溝通和協(xié)調(diào)工作 崗 位 描 述 主要工作 ? 負責組內(nèi)業(yè)務開展的統(tǒng)一協(xié)調(diào) ? 監(jiān)督和管理各品種的戰(zhàn)略采購行為 ? 負責總體采購戰(zhàn)略的實施和推進 ? 與操作采購的溝通和協(xié)調(diào) ? 每年制訂戰(zhàn)略性目標和計劃 (如：成本降低計劃，供應商數(shù)量減少計劃 )并負責這些計劃的實施和結果考核 ? 為組內(nèi)戰(zhàn)略采購經(jīng)理提供采購戰(zhàn)略 /方法的指導 ? 聽取戰(zhàn)略采購經(jīng)理的業(yè)務匯報，并對戰(zhàn)略采購經(jīng)理進行業(yè)績考核 ? 參與供應商評價和審核 ? 與戰(zhàn)略采購經(jīng)理一起制訂各品種的采購模式，并監(jiān)督各采購模式的執(zhí)行情況 ? 對所有品種采購行為做總結報告，向部長 /副部長匯報 ? 與操作采購經(jīng)理開月溝通會議，解決可能出現(xiàn)的沖突，協(xié)商流程優(yōu)化方案 人 數(shù) 戰(zhàn)略采購組組長的設立和崗位職責 7人 17 戰(zhàn)略采購業(yè)務經(jīng)理根據(jù)采購 的采購 ? 根據(jù)品種的相關性，可以兼任幾種 C類產(chǎn)品的采購 ? 一個采購經(jīng)理可以擔任多種 可單獨設立各戰(zhàn)略采購經(jīng)理 ? 杠桿類產(chǎn)品的采購經(jīng)理可兼任采購 B類或 C類產(chǎn)品 ? 根據(jù)品種進行相應的合并 ? 每個采購經(jīng)理可以擔任 3~4種甚至更多 的采購金額非常小