第四章秘書的日常事務工作-展示頁
2024-08-18 06:37本頁面
【正文】 見之后再掛機。 首先，在打電話之前要清理好自己的思維，對于重要的電話最好提前準備要說的要點，以免說錯。 其次，當電話鈴響起兩聲之后的間隔里拿起話筒，進行接聽。 在過濾電話的過程中也常常會遇到打錯的電話，秘書也要始終保持禮貌和善用職業(yè)用語。 二是代接電話是領導不能馬上接電話，要讓客人等一兩分鐘。 秘書在過濾電話時，經(jīng)常接一些“長舌婦式”的嘮叨電話，如何應對這類電話，一般多采用善意的謊言法。禮貌的回絕對方，不留任何余地。 秘書接聽這類電話往往違背秘書的意愿，發(fā)話者為了達到自己目的，幾次三番地來電話糾纏，而且現(xiàn)在有些人信奉“會哭的孩子多吃奶”的心態(tài)，經(jīng)常打騷擾性的糾纏電話。 二、過濾電話的注意事項和基本要求 所謂重要電話一般指來自上級的電話或來自公眾的內(nèi)容特別重要的電話，比如重要會議、重要通知、突發(fā)事件等。 。 ，語氣清晰和婉。正確使用電話，有助于創(chuàng)造良好的溝通氣氛，提高辦事效率，樹立個人和組織的良好形象。第四章 秘書的日常事務工作 [學習目的]理解辦公室日常事務的各項內(nèi)容主要構件及操作要求，能夠按要求進行各項事務的操作。 第一節(jié) 接聽與拔打電話 在秘書日常的公關實務中，電話溝通更是不可缺少的形式，很多客戶正是通過電話最先接觸和了解對方。 一、接聽與撥打電話的原則與基本要求 1．表達規(guī)范、正確。 。 。 至于如何判定重要與否，除了憑自己的經(jīng)驗和直覺，還可以參考以下標準：一是需要馬上辦理，二是需要交辦，三是需要提醒，四是需要備忘，五是可能沒有任何原因，只憑感覺有此必要，凡符合上述標準的來電，我們都要養(yǎng)成邊聽邊記或掛斷電話后馬上隨手記錄的習慣。這類電話一般會讓人心煩意亂，拿不定主意，還可能發(fā)脾氣，對普通人而言，可毫無疑問地拒絕或訓斥對方，但秘書人員在接這類電話時應大度有禮，不怒不躁，不要被對方利用，但也要有原則。 有些人為了某種目的，經(jīng)常會使用威脅的辦法給相關組織打恐嚇電話，提出的條件也不盡相同，口氣也有輕有重，但大部分的恐嚇電話都與經(jīng)濟利益有關系。 代接電話有三種： 一是領導不在時秘書代為處理。 三是領導在辦公室，秘書為領導過濾電話。 三、接聽與拔打電話的程序 首先，接電話前應準備好電話記錄單，以便記錄一些重要電話。 再次，拿起話筒后應自報家門，弄清對方的身份與目的。 其次，在打通電話時，要主動自報家門，說明來意。 第二節(jié) 時間安
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