【正文】 詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題提供方便。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。216。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。216。一般都用大號(hào)宋體字印刷。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22ｍｍ15ｍｍ。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80ｍｍ。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”組成；對(duì)一些特殊的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。按處理的時(shí)限要求，分別用“急件”、“特急”表示（黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別用“特急”、“加急”表示），而緊急電報(bào)則分為“特急”、“加急”、“平急”三種急度，其作用是維護(hù)公文實(shí)效，避免延誤。 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 秘密等級(jí)和保密期限 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用★隔開(kāi)。 公文份數(shù)序號(hào) 是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。 公文末頁(yè)版式(1) 眉首眉首位于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156ｍｍ）以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首。附件： 發(fā)文機(jī)關(guān)（印章）二〇〇六年四月二十九日 （） 主題詞： 抄送：、。216。 公文首頁(yè)版式 0000001 機(jī)密★一年 特 急 文件 [2006]1號(hào)關(guān)于通知：。一份完整的公文包括三個(gè)部分：眉首、主體、版記三部分。公文格式的作用是：保證公文的完整、正確、莊重，是公文嚴(yán)肅性和規(guī)范性的具體表現(xiàn)形式；可以為公文的撰寫(xiě)、處理與運(yùn)用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高機(jī)關(guān)辦文效率，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量；為辦公自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。另外，按公文的性質(zhì)和作用分為指導(dǎo)性公文、呈報(bào)性公文、公布性公文、商洽性公文四類(lèi)；按公文內(nèi)容涉及秘密等級(jí)的程度分為對(duì)外公開(kāi)件、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)件、內(nèi)部使用件、秘密件、機(jī)密件、絕密件六類(lèi)。閱件即閱知性公文，只需按規(guī)定交有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員閱知的收文。發(fā)文又分兩類(lèi)：一類(lèi)由本機(jī)關(guān)或組織制成發(fā)往外部的公文；另一類(lèi)由本機(jī)關(guān)或組織制成只供內(nèi)部使用的公文（“內(nèi)部公文”）。4. 根據(jù)公文的來(lái)源劃分，分為收文、發(fā)文兩類(lèi)。平件指無(wú)特殊時(shí)間要求，需按工作常規(guī)依次傳遞處理的公文；急件指內(nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的公文；特急件指內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限，需特別優(yōu)先傳遞處理的公文。大部分公文的行文方向是固定的，也有少數(shù)文種比較特殊，其行文方向有一定的靈活性，如意見(jiàn)等。2. 以發(fā)文機(jī)關(guān)的行文方向劃分，可分為上行文、下行文和平行文三類(lèi)。事務(wù)公文是各行各業(yè)處理事務(wù)過(guò)程中經(jīng)常使用的文書(shū)，如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。通用公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 公文分類(lèi)應(yīng)用文體多種多樣，由于公文來(lái)源、性質(zhì)、作用和使用范圍等方面有所不同，因此分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)也不同，從不同角度可對(duì)公文作如下的分類(lèi)。4. 記錄記載，以為憑據(jù)公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖和要求，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而，它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問(wèn)題、行文辦事的依據(jù)。能使上下、左右的機(jī)關(guān)、部門(mén)聯(lián)系起來(lái)，互通信息，互通情報(bào)，交流情況、交流經(jīng)驗(yàn)，共同協(xié)商，解決問(wèn)題。2. 宣傳教育，引導(dǎo)輿論公文能通過(guò)明確的政治觀點(diǎn)和主張，說(shuō)服群眾，教育群眾；使群眾了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，掌握方針政策；提高思想認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高人們執(zhí)行政策的自覺(jué)性。 公文的作用1. 明法傳令，指揮工作公文不同程度地規(guī)定了機(jī)關(guān)、單位和團(tuán)體的辦事準(zhǔn)則和行為規(guī)范，特別是黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布的命令、決定、決議、通知、通報(bào)等，在所屬范圍內(nèi)，必須貫徹執(zhí)行，不得違反。公文往往有特定的受文對(duì)象，而且受文對(duì)象總是要對(duì)其作出反應(yīng)的，或辦理，或答復(fù)，或汲取，它總是有實(shí)際效用的。5. 廣泛的實(shí)用性公文是根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的實(shí)際需要，為了解決現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾而制作發(fā)布，是直接用來(lái)處理公務(wù)的。因此，領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人是法定的作者。 提示 隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，例如“三資”企業(yè)、個(gè)體文化教育事業(yè)單位的不斷增加、信息載體物質(zhì)材料的變化（如磁帶、膠片、照片、磁盤(pán)的廣泛應(yīng)用），“公文”、“文書(shū)”的內(nèi)涵也已經(jīng)發(fā)生變化。任何機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體都不能標(biāo)新立異，自搞一套。2. 法定的權(quán)威性公文以機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)的某一部門(mén)的名義發(fā)布，有時(shí)也以機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)布，因此，它代表了某一政黨，或某一國(guó)家，或某一機(jī)關(guān)，或某一單位、團(tuán)體的意志，在它所轄的范圍內(nèi)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。 公文的特點(diǎn)1. 鮮明的政治性公文的基本內(nèi)容體現(xiàn)了有關(guān)機(jī)關(guān)的指揮意志、行動(dòng)意圖，是公務(wù)往來(lái)的系統(tǒng)記錄，具有傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、處理機(jī)關(guān)公務(wù)的重要職能，直接反映有關(guān)機(jī)關(guān)的政治意向和根本利益。(1) 廣義公文　指公務(wù)文書(shū)，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位處理公務(wù)時(shí)所使用的具有特定使用價(jià)值和一定慣用體式的應(yīng)用文書(shū)，它從屬并服務(wù)于一定的社會(huì)集團(tuán)，是一定的社會(huì)集團(tuán)進(jìn)行管理的手段和工具。 公文概述 公文的含義公文屬于應(yīng)用性文體，它是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位在日常生活、學(xué)習(xí)、工作和公務(wù)活動(dòng)中辦理公共事務(wù)所使用的、具有直接社會(huì)效用和一定慣用體式的文書(shū)；它是人們交流思想、互通情況、解決問(wèn)題、處理事務(wù)的工具?！局饕獌?nèi)容】　公文概述，常見(jiàn)公文的寫(xiě)作方法。文員不論分工干什么都要具備一定的文字功底，因?yàn)檗k公室各方面的工作交往、聯(lián)系都離不開(kāi)文字材料，對(duì)文字處理能力的要求更高，必須搞指導(dǎo)性較強(qiáng)、層次較高、分量較重的文字材料，所以，有必要全面準(zhǔn)確地掌握公文的寫(xiě)作要求。”信息時(shí)代的到來(lái)，給我國(guó)辦公文秘工作帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，迫切要求現(xiàn)代辦公文秘人員（以下簡(jiǎn)稱(chēng)文員）努力提高信息素養(yǎng)，能使用先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備和科學(xué)管理的方法，充分利用信息技術(shù)來(lái)提高辦公室管理水平和工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化操作，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。著名未來(lái)學(xué)家阿爾溫第2章 公文寫(xiě)作公務(wù)應(yīng)用文，簡(jiǎn)稱(chēng)公文。信息是現(xiàn)代社會(huì)的寶貴資源，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，信息的價(jià)值不斷飆升。托夫勒這樣說(shuō)：“誰(shuí)掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰(shuí)就掌握了整個(gè)世界。怎樣實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，做一個(gè)合格的文員？提高業(yè)務(wù)水平便成為每個(gè)文員最為迫切的事了。本章主要講授《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布2001年1月1日起施行）中規(guī)定的13種通用公文和常見(jiàn)的事務(wù)公文?！緦W(xué)習(xí)方法】　多練習(xí)，注意區(qū)別各種公文的格式。公文可以從廣義和狹義兩個(gè)角度來(lái)界說(shuō)。(2) 狹義公文　指黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過(guò)程中形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法律效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施和領(lǐng)導(dǎo)管理職能，請(qǐng)求和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要手段和工具。所以，公文具有鮮明的政治色彩。3. 高度的規(guī)范性為了維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，黨和國(guó)家對(duì)公文有統(tǒng)一的種類(lèi)、格式和行文規(guī)則，每一個(gè)寫(xiě)作者必須遵循。 每種公文，只適用于一定的范圍，表達(dá)一定的內(nèi)容，使用一定的格式，不能任意混用。4. 作者的特定性公文有特定的作者和形式，它是領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人行使自己職權(quán)的一種表現(xiàn)。至于機(jī)關(guān)內(nèi)部分工的某一文件的起草者，不能視為公文的法定作者，這點(diǎn)與報(bào)刊雜志上發(fā)表的個(gè)人署名文章的作者概念是不同的。因此，它的內(nèi)容總是有特定的指向，或傳達(dá)意圖、頒布法規(guī)，或聯(lián)系事項(xiàng)、商洽事務(wù)，或交流情況、傳播經(jīng)驗(yàn)等等。公文的實(shí)用性還體現(xiàn)在它的時(shí)效性上，其實(shí)用價(jià)值往往受到時(shí)間限制，行文不僅要面對(duì)現(xiàn)實(shí)，還必須講究時(shí)效。所以公文具有申明法度、傳達(dá)政令、指揮、指導(dǎo)工作之作用。3. 聯(lián)系公務(wù)，溝通信息公文是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體聯(lián)系公務(wù)，溝通信息的主要渠道。如通告、通知、通報(bào)、函等，具有明顯交流知照之作用。公文反映了機(jī)關(guān)、單位、部門(mén)在各個(gè)時(shí)期公務(wù)活動(dòng)的情況，在完成它現(xiàn)行的作用以后，各單位必須立案歸卷，成為檔案，所以公文又具有記載和史料的作用。1. 根據(jù)公文形成和使用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域劃分，可分為通用公文（即行政機(jī)關(guān)公文）、事務(wù)公文和專(zhuān)用公文。有如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要13個(gè)種類(lèi)。專(zhuān)用公文指一定的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)、部門(mén)、組織在業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)，因特殊需要專(zhuān)門(mén)使用的公文，例如外交文件、司法文件、軍事文件等。上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如報(bào)告、請(qǐng)示等；下行文，是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如指示、決定、通知、通告，通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等；平行文，是平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函 、議案等。3. 根據(jù)公文處理時(shí)限的要求劃分，可分為平件、急件、特急件三類(lèi)。如電子郵件，可采取先傳后報(bào)制度。收文指本機(jī)關(guān)或組織收到的來(lái)自外部的公文。5. 根據(jù)處理方式劃分，分為閱件、辦件兩類(lèi)。辦件即批辦性公文，必須交有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員及時(shí)辦理（或答復(fù)、或貫徹執(zhí)行、或承辦）的收文。 公文格式1. 公文的格式及其作用公文格式指公文的文面外形安排、公文的用紙和印制規(guī)范的總和。2. 公文的組成和書(shū)面格式《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文時(shí)間、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和引發(fā)日期等部分組成”。如下：216。 上報(bào)公文首頁(yè)版式 秘 密 特 急 文件 簽發(fā)人： ［2006］號(hào) 的請(qǐng)示：。 2006年月日印發(fā) 216。216。216。216。 緊急程度是表明對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求的標(biāo)志。216。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣25ｍｍ。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文可用文件主辦機(jī)關(guān)一家公文名稱(chēng)，也可并列幾個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)，但應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布；黨政聯(lián)合行文，一般使用黨委機(jī)關(guān)的公文名稱(chēng)；在民族自治地方，公文名稱(chēng)可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。 發(fā)文字號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)之下4ｍｍ處印一條與版心等寬的紅色反線。 簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)于最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線預(yù)知的距離為4ｍｍ。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。因?yàn)楣牡奈拿娓袷绞枪潭ǖ摹㈧o態(tài)的，只有主體部分是動(dòng)態(tài)的，是需要公文制作者動(dòng)筆擬寫(xiě)的，所以一份公文質(zhì)量的高低也是在這一部分體現(xiàn)出來(lái)，因此最應(yīng)當(dāng)引起高度重視。 標(biāo)題 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。據(jù)此，公文標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”四項(xiàng)組成，如《中國(guó)共產(chǎn)黨關(guān)于國(guó)有企業(yè)改革和發(fā)展若干重大問(wèn)題的決定》。標(biāo)題的作用是準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，揭示受文者關(guān)注的三個(gè)方面，若眉首已有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，標(biāo)題可省去發(fā)文機(jī)關(guān)。位于紅色反線兩行之下，用２號(hào)小標(biāo)宋體字一行或多行居中排布；同時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。216。其作用是概括表明公文的空間效力范圍，明確對(duì)文件辦理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機(jī)關(guān)或組織。有些周知性、公布性的公文，如通告、公告等，可不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。普發(fā)性下行文，主送機(jī)關(guān)可用泛稱(chēng)，如“各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行政公署”之類(lèi)，但不宜用“各有關(guān)單位”之類(lèi)不明確的模糊稱(chēng)呼。 正文 正文是公文的主體，用于表達(dá)使受文者對(duì)特定事物獲得明確認(rèn)識(shí)、形成完整印象所需要的信