【正文】 哈爾濱市檔案局 11 (二 )電子文件自身的技術(shù)特點(diǎn) ? 編碼形式上 ? 二進(jìn)制編碼帶來以下特性 ? 非人工識讀性 ? 對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 ? 信息的易更改性 ? 載體特性上 ? 載體與信息的可分離性 ? 信息存儲的高密度性 ? 載體的不穩(wěn)定性 哈爾濱市檔案局 12 電子文件發(fā)展的四個階段 ? 一、電子文件是形成紙質(zhì)文件過程的產(chǎn)物，即“草稿性電子文件” ? 二、輔助性電子文件，即紙質(zhì)文件為正本，電子文件為副本 ? 三、電子文件階段，即電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本 ? 四、無紙階段 p39 哈爾濱市檔案局 13 電子文件管理原則 ? （一）檔案管理的一般原則對電子文件的管理仍具有宏觀指導(dǎo)作用 ? （二）電子文件的“電子”特點(diǎn)使電子文件工作須注意的兩方面內(nèi)容： ? 文檔一體化的全過程管理 ? 保障電子文件真實(shí)、完整、有效性 哈爾濱市檔案局 14 電子文件管理原則 ? 文檔一體化 ? 是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。 ? 本書給出的概念 哈爾濱市檔案局 7 哈爾濱市檔案局 8 電子文件的概念 指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 ? 美國 哈爾濱市檔案局 5 電子文件的概念 ? 電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件。哈爾濱市檔案局 1 電子文件歸檔與檔案管理 課程綜述 哈爾濱市檔案局 2 ? 一、電子文件管理 ? 二、文書檔案機(jī)讀目錄格式 ? 三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 四、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程 一、電子文件管理基礎(chǔ) 哈爾濱市檔案局 3 電子文件的產(chǎn)生 ? 信息技術(shù)的革命給各行各業(yè)帶來的深刻的影響 ? 辦公自動化產(chǎn)生的電子文件 ? 生產(chǎn)領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件 ? 電子商務(wù)產(chǎn)生的電子文件 哈爾濱市檔案局 4 電子文件的概念 ? 電子文件包括數(shù)字、圖形及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。 ? 國際檔案理事會 哈爾濱市檔案局 6 電子文件的概念 ? 以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件。 國家檔案局制定的 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （修改稿）的定義 p43 哈爾濱市檔案局 9 電子文件的特點(diǎn) ? （一）電子文件具備文件的基本特征 ? （二）電子文件自身的技術(shù)特點(diǎn) 哈爾濱市檔案局 10 （一 )電子文件具備文件的基本特征 ? 電子文件也要求由法定作者制發(fā) ? 具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用 ? 具有規(guī)范的體式和特定的處理程序 ? 電子信息中，只有具有憑證作用和上述特點(diǎn)的，才能視為電子文件。 ? 包括： ? 文檔實(shí)體生成一體化 ? 文檔管理一體化 ? 文檔信息利用一體化 ? 文檔規(guī)范一體化 哈爾濱市檔案局 15 電子文件管理原則 ? 文檔一體化的意義： ? 使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全 ? 文檔超前控制 ? 提高信息檢索效率 ? 有助于科學(xué)決策 ? 提高行政效率 ? 有利與人、財(cái)、物的合理利用 哈爾濱市檔案局 16 電子文件的技術(shù)鑒定 ? 電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性 ? 真實(shí)性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時的原始狀況一致 ? 完整性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)無缺損 ? 有效性：電子文件的可理解性和可被利用性 p171 電子文件工作的原則 ? 準(zhǔn)確完整 ? 高效易用 ? 安全保障 ? p76 哈爾濱市檔案局 17 哈爾濱市檔案局 18 電子文件工作管理體制 ? 電子文件工作管理體制的基本原則： ? 集中統(tǒng)一 ? （ 1）國家所有的電子文件與電子檔案也應(yīng)按檔案規(guī)定分別由各級、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理 ? （ 2）全國電子文件工作在各級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理 ? （ 3）對黨政電子文件工作實(shí)行統(tǒng)一管理 ? p79 哈爾濱市檔案局 19 電子文件的收集與積累的要求 ? （ 1）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況、有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)保留。 p177 哈爾濱市檔案局 20 電子文件的收集與積累的要求 ? （ 2）當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采用嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。文字型電子文件以 xml、 rtf、txt為通用格式 哈爾濱市檔案局 23 電子文件的收集與積累的要求 ? （ 5）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。視頻和多媒體電子文件以 mpeg、 avi為通用格式 哈爾濱市檔案