【正文】 章式樣8．建設(shè)工程檔案資料的組卷　立卷　是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷，亦稱組卷。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?！　。?）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。 （7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm210mm）?！　。ㄔ斠奝5）的要求?！　。?）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和的要求單獨立卷歸檔?！　。?）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。　　對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交　歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：　　（1）歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。編制注意事項原件：所有形成原件的資料必須是原件，但對于合格證等部分資料可用復(fù)印件。３、施工資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備．４、施工資料的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。五、完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)工程資料資料編制、組卷（Ｐ368）質(zhì)量要求１、施工資料內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范和規(guī)程。做好職工食堂每天生活安排和職工生活用品購置、發(fā)放、保管工作。負(fù)責(zé)公司文字及有關(guān)表格等打印。負(fù)責(zé)部門成員考勤管理和日常行政管理等經(jīng)費報銷工作。有效地利用內(nèi)業(yè)資料記錄、參考、積累，為企業(yè)發(fā)揮它們的潛在作用。通過實時跟蹤、反饋監(jiān)督、信息查詢、經(jīng)驗積累等多種方式，保證匯總的內(nèi)業(yè)資料反映施工過程中的各種狀態(tài)和責(zé)任，能夠真實地再現(xiàn)施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。做好與有關(guān)部門及外來人員的聯(lián)絡(luò)接待工作，樹立企業(yè)形象。３、負(fù)責(zé)向銷售策劃提供工程主要形象進度信息：向各專業(yè)工程師了解工程進度、隨時觀注工程進展情況，為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。２、負(fù)責(zé)與項目有關(guān)的各類合同的檔案管理：負(fù)責(zé)對簽訂完成的合同進行收編歸檔，并開列編制目錄。三、負(fù)責(zé)計劃、統(tǒng)計的管理工作１、負(fù)責(zé)對施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統(tǒng)計報表：在平時統(tǒng)計資料基礎(chǔ)上，編制整個項目當(dāng)月進度統(tǒng)計報表和其他信息統(tǒng)計資料。５、指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料（包括設(shè)備進場開箱資料）的保管：指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄等技術(shù)資料分類保管交資料室。移交目錄一式二份，雙方各持一份。３、按時向集團檔案室移交：在工程竣工后，負(fù)責(zé)將文件資料、工程資料立卷移交公司。嚴(yán)格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規(guī)則，資料份數(shù)應(yīng)滿足資料存檔的需要。二、參加分部分項工程的驗收工作１、負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負(fù)責(zé)工程備案管理，實現(xiàn)對竣工驗收相關(guān)指標(biāo)(包括質(zhì)量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。所收存的技術(shù)資料須為原件，無法取得原件的，詳細(xì)背書，并加蓋公章。確保設(shè)計變更、洽商的完整性，要求各方嚴(yán)格執(zhí)行接收手續(xù)，所接收到的設(shè)計變更、洽商，須經(jīng)各方簽字確認(rèn)，并加蓋公章。負(fù)責(zé)做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀(jì)要等資料并歸檔：負(fù)責(zé)對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進行分類、登錄、歸檔。負(fù)責(zé)收存全部工程項目圖紙，且每一項目應(yīng)收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設(shè)計單位圖紙專用章。負(fù)責(zé)工程項目的資料檔案管理、計劃、統(tǒng)計管理及內(nèi)業(yè)管理工作?！　。?）城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)?！　。?）建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位?！　、迣α腥氤墙n案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后的3個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案?！　、苁占蛥R總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案?！　、谑占驼砉こ虦?zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔。 ３．建設(shè)工程檔案資料的特征（1）真實性和全面性 （2）分散性和復(fù)雜性（3）繼承性和時效性（4）隨機性 （5）多專業(yè)性和綜合性 ４．建設(shè)工程檔案資料管理的意義　?。?）按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、具體的工程技術(shù)資料，是工程竣工驗收交付的必備條件；　?。?）工程技術(shù)資料為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠的依據(jù)； （3）一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)資料；（4）對于優(yōu)良工程的評定，更有賴于技術(shù)資料的完整無缺；（5）做好建設(shè)工程文件和檔案資料管理工作也是項目管理的重要內(nèi)容；（6）建設(shè)工程文件和檔案資料是建設(shè)單位對建設(shè)工程管理的依據(jù)?！　≌掌瑱n案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。 　　建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貎和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄音、錄像檔案。 ２．建設(shè)工程檔案資料的載體　檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料之外，還存在大量其他形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。 　?。?）對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料　檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。　　建設(shè)工程檔案資料 是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。　監(jiān)理文件 是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；　施工文件 是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；　竣工圖 是指在工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣；　竣工驗收文件 是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。資料員崗位實務(wù)知識任課老師:潘知輝一、工程資料概述 施工資料的組成是由土建、水暖、電氣三個分部組成（P1）建設(shè)工程文件的概念建設(shè)工程文件:是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。　　工程準(zhǔn)備階段文件:是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。 　　建設(shè)工程檔案 是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案?！　≠Y料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的?！　∥募D(zhuǎn)化為檔案主要有以下三點條件： 　?。?）辦理完畢（或叫處理完畢）的文件才能作為檔案。 　?。?）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。 　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、縮微檔案和電子檔案。 　　錄音、錄像檔案，是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。　　電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。５．建設(shè)工程檔案資料管理的職責(zé)　?。?）在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：　　①在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求?！　、圬?fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作?！　、菰诮M織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認(rèn)可文件的，不得組織工程竣工驗收。　　（2）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。一、負(fù)責(zé)工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理１、負(fù)責(zé)工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規(guī)定向有關(guān)單位和人員簽發(fā)，由收件方簽字確認(rèn)?？⒐D采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結(jié)構(gòu)施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。負(fù)責(zé)項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。來往文件資料收發(fā)應(yīng)及時登記臺帳，視文件資料的內(nèi)容和性質(zhì)準(zhǔn)確及時遞交項目經(jīng)理批閱，并及時送有關(guān)部門辦理。設(shè)計變更（包括圖紙會審紀(jì)要）原件存檔。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標(biāo)的全面實現(xiàn)。對樁基工程、基礎(chǔ)工程、主體工程、結(jié)構(gòu)工程備案資料核查。２、監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對施工單位形成的管理資料、技術(shù)資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。文件材料移交與歸檔時，應(yīng)有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。４、負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預(yù)驗收，取得《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。指導(dǎo)工程技術(shù)人員對工作活動中形成的，經(jīng)過辦理完畢的，具有保存價值的文件材料；一項基建工程進行鑒定驗收時歸檔的科技文件材料；已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。編報的統(tǒng)計報表要按現(xiàn)場實際完成情況嚴(yán)格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。作好借閱登記，不得擅自抽取、復(fù)制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。四、負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作１、協(xié)助項目經(jīng)理做好對外協(xié)調(diào)、接待工作：協(xié)助項目經(jīng)理對內(nèi)協(xié)調(diào)公司、部門間，對外協(xié)調(diào)施工單位間的工作。２、負(fù)責(zé)工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作：匯總各種內(nèi)業(yè)資料，及時準(zhǔn)確消料，登記臺帳，報表按要求上報。對產(chǎn)生的資料進行及時的收集和整理，確保工程項目的順利進行。３、負(fù)責(zé)工程項目的后勤保障工作：負(fù)責(zé)做好文件收發(fā)、歸檔工作。負(fù)責(zé)對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關(guān)部門查閱調(diào)用。保管工程印章，對工程蓋章登記，并留存?zhèn)浒浮Ｘ?fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交待其它設(shè)備、用品采購、發(fā)放、保管工作。２、施工資料必須使用原件。５、施工資料的中文材料幅尺寸規(guī)格宜為Ａ４幅面（297*210mm)．６、施工資料的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。若合格證是抄件（復(fù)印件）時，應(yīng)保留原件所有內(nèi)容，其上必須注明原件存放單位、經(jīng)辦人、簽字、日期及加蓋存放單位公章（公章不能復(fù)?。ǎ?68）施工過程中每份施工資料應(yīng)開成的份數(shù)＝施工合同中約定向建設(shè)單位移交的原件份數(shù)＋向監(jiān)理移交的資料份數(shù)＋自存的資料１份．（Ｐ368)7．建設(shè)工程檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求　　建設(shè)工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。文件材料歸檔范圍。 　?。?）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，審查合格后向建設(shè)單位移交　?。?）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）　?。?）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。 　歸檔范圍的基本原則是：對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。 （5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 （8）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。竣工圖章尺寸為50mm80mm。 (P364)　?。?0）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖?！“妇怼∈侵赣苫ビ新?lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。折疊后的圖紙一律在右下角?！　、馨妇矸饷?、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號?！　、谛蛱枺阂砸环菸募閱挝?，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。　?、菸募}名：填寫文件標(biāo)題的全稱。　?、唔摯危禾顚懳募诰韮?nèi)文件首頁之前。（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　①。　?、劬韮?nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。沒有需要說明的事項可不必填寫說明?！　、诎妇矸饷娴膬?nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管