【正文】 ，而這種快感逐漸使很多人將資料 整理視為嗜好而樂此不疲。 不管是何等重要的資料，如果僅保持剛拿到手的形式，一定會因表現(xiàn)方式和媒體的不同，而無法歸納和應(yīng)用。管理者每天拿到的早、晚報，加起來的字數(shù)那么多；坐在汽車里看到的是廣告；公司里公文、電話、商業(yè)資料如潮水般流過雙手；休息時看到聽到的盡是書本、雜志、電視節(jié)目、廣播錄像帶厖連一本新的電腦手冊都是信息家族的一員。完成資料的 收集，由于取舍標準不一，不能及時利用“采用標準”，這只是具有收集意識，尚稱不上有 效率地整理資料。 信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實行“采用標準”，就更能符合一般人的心理狀態(tài)。收集信息時，“取舍標準”是一件十分困難的事，往往會在收集信息時造成心理阻礙?！毕嘈藕芏嘟?jīng)驗豐富的人都會強 調(diào)這項原則。為什么呢?這種象脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費很長的時間，別說“使用”了。 5. 信息收集的標準 “寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料。在收集各類信息時，要有嚴謹認真的態(tài)度。例如，為了能高效地整理繁雜業(yè)務(wù)，你絞盡腦汁，設(shè)計出一位得力助手——“信息檢索秘書”，它使你在工作時能迅速獲得你所需要的信息。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。畢竟，在信息整理中，“完美”是無法達到的境界?？墒?，如果最后發(fā)現(xiàn)離“完美品”還有一大段距離時，就會十分泄氣。剪報時，看到認為需要的部分，就立刻撕下來，然后把剪報貼在活頁紙上，等累積到某種程度后，再考慮重新分類整理。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。在整理時，必須以“自我需求”為原則， 并且以縮短檢索時間為目的，如此才能設(shè)計出一套適合自己的整理方法。畢竟，需要百科全書時，總能以最短的時間取得想要的資料。當然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。 2. 信息整理要以“個人需求”為中心 為“個人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場，只要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮，而在整理時，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當你想要找到所需要的資料時，卻要頗費一番周折。“檢索時間”是什么意思呢?其實它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、搜索直到獲得資料的整個過程中所花費的時間。因此，在收集資料時，一定要找到最原始的來源，即使找不到原件，也要了解情況，確認事實。因此，在收集、引用文獻和參考資料時，一定要調(diào)出原始文件，千萬不要引用“別人的引用文”。 4. 收集到的資料最好是原始文件 資料和任何傳聞、謠言一樣，只要經(jīng)過人手，一定多少會變質(zhì)，產(chǎn)生“以訛傳訛”的效果。 同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那么大家使用不同的電腦規(guī)格處理信息、存入碟片，以致最后轉(zhuǎn)存資料庫時，一定會發(fā)生極大困難。此外，因為各媒體優(yōu)劣各異、各有長處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉(zhuǎn)換。最先成為電子信息記錄機的明星分別是錄音機、個人電腦、文字處理機、錄像機等。 3. 統(tǒng)一機器制造資料的規(guī)格 不管資料的形式有多少種，在進行收集時總要選用一種媒體來記錄。總之，開始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統(tǒng)一，最理想的規(guī)格當然是A?4，不過，還是要根依工作需要而定。但這些機器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒辦公室。在八十年代辦公自動化熱潮剛起的時候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動化機器將取代紙類成為辦公室的新寵。一般地，統(tǒng)一格式可從下列四個方面著手： 1. 統(tǒng)一內(nèi)容規(guī)格 根據(jù)經(jīng)驗，內(nèi)容規(guī)格的設(shè)定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說明的效力是會逐漸消失的，白紙黑字才能存證。這時，工作規(guī)則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。 □ 收集原則 收集資料時，即使是個人的工作，也應(yīng)該有一套工作規(guī)則。把這張表輸入電腦，然后打印出來，利用各種符號注明不同的工作進度，有變化時，再用電腦修正進度情況。根據(jù)工作經(jīng)驗，設(shè)定期限是進度管理的首要之務(wù)。要采用什么方式，單憑個人或團體的需要和財力而定，沒有任何硬性的規(guī)定。一般地，收集資料時應(yīng)制定合理的計劃，不管是專題式資料或長期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個步驟： 1. 設(shè)定“產(chǎn)品”類型 如果是長期的資料收集工作，管理者要確定未來資料建檔的內(nèi)容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產(chǎn)品”的面貌： (1)是以口頭說明還是書面報告報出結(jié)果? (2)報告書用手寫就可以； (3)報告書必須打字處理嗎? (4)是否要將報告書交付印刷廠印成冊子? (5)有無附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要? 2. 合理調(diào)配時間、人才和經(jīng)費 最簡單的資料收集方法，就是打電話向有關(guān)人士請教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動的方式。 當然，如果覺得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，只是每一張卡片只能寫一件事情，才不會混淆。其實從現(xiàn)在個人電腦的普及來看，很可能將個人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時，再利用電腦的移動功能審視、分類這些構(gòu)想。 (5)用圖解方式聯(lián)想。在狹窄的環(huán)境里，許多思考被擠壓的結(jié)果，造成其本質(zhì)逐漸泯滅，思考的敏捷性蕩然消失。其它事理亦然。 (3)追溯既往。其實這部車最大的優(yōu)點是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強調(diào)Body Concious的時代潮流，證明“女性化”的機械產(chǎn)品有市場。1988年，日本推出高級國產(chǎn)車SIMA，每部賣價高達500萬日元，卻離奇地暢銷，成為當年最熱門車種。為什么濃情蜜意的人進了咖啡店就變樣了?如果有人能進一步了解，極可能發(fā)現(xiàn)另一個消費市場。不用心觀察、見怪不怪是許多人喪失機會的原因。最后的結(jié)果是，你面對一堆“都有用”的資料，卻不知該用什么。 □ 收集動機 在管理者開始收集資料前，要先回答以下幾個問題： (1)你想得到哪些具體資料? (2)哪種資料一定要有? (3)哪些意想不到的地方可能藏有目標資料? 不分主次、漫無目的永遠是收集資料的人最易犯的毛病。 (6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實后記錄下來的所有文字。 (4)知識(KNOWLEDGE)：指由發(fā)現(xiàn)及思考而產(chǎn)生的系統(tǒng)化概念。 (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達而來，已經(jīng)過某種程度整理的事實。25 / 26哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第三單元 哈佛經(jīng)理的能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 一、信息收集 □ 信息收集的基本原則 信息或資料這兩個詞因應(yīng)用領(lǐng)域不同，而有不同的定義。綜合一般說法和英文解釋，信息應(yīng)包含下列內(nèi)容： (1)事實、真實(FACT)：指還未經(jīng)“加工”的事件所擁有的原始面貌。 (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經(jīng)驗或理性推理而創(chuàng)造的事實或思考方法。 (5)報告(REPORT)：指經(jīng)過事實調(diào)查后，所做出的記錄結(jié)果和結(jié)論。 (7)報道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價值的事實，和對這事實的傳達。就象你曾經(jīng)不知道需要哪些信息，卻連續(xù)收集一個月結(jié)果仍似懂非懂一樣，總以為只要堅持收集，就能分清目標；事實上這種好運氣出現(xiàn)的機會微乎其微。 □ 系統(tǒng)整理 收集動機中的例子可能并不適用于每位管理者，不過如果仔細推敲進行的步驟，其實可以歸納出五個原則：　 (1)發(fā)現(xiàn)不尋常的事物。以日本人來說，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統(tǒng)咖啡店里相對而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對。 (2)親身體驗。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業(yè)人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉(zhuǎn)，起碼有一半的記者連車子是什么樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來說服讀者。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時也該活動筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。任何事物都有它的時間流程，就象每個小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒有人會……憑空冒出來的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。 (4)擴大空間。與其在自己的部門里苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業(yè)，倒不如看看其它行業(yè)?看看其它的國家?閉門造車是會永遠失敗的。當管理者感覺思維混亂時，最好拿出紙筆來，寫下關(guān)鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來啟發(fā)自己。用電腦整理構(gòu)想時，不妨在每一行的起頭訂一個代號，英文字母、注音符號都可以，以方便檢索和歸類。 □ 收集計劃 任何一種工作都有開頭和結(jié)尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識， 才能有效率地趕上工作進度。也有人投入大筆財力和人力，在海內(nèi)外各地大量地收集信息。 3. 進行“工作過程管理” 一個單位如何制定合適的時間表來進行進度管理是讓管理者頭痛的難題。 (1)要判斷準備收集的資料是否充足； (2)要專人負責，明確分工； (3)要清楚顯示每個人的工作進度，并考核其是否已經(jīng)完成。有了這張一覽表，每個人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。一旦開始收集，就會發(fā)現(xiàn)大量繁雜的、各式各樣的和規(guī)格不一的資料有如潮水般地四處涌現(xiàn)，尤其以小組形式進行工作時，到手的資料更是混淆不清。 統(tǒng)一格式是制定工作規(guī)則的主要內(nèi)容，在分工越來越細的現(xiàn)代工作中，只有統(tǒng)一格式，才能同時發(fā)揮專業(yè)分工和綜合表現(xiàn)這兩種優(yōu)勢。 2. 統(tǒng)一用紙規(guī)格 任何資料收集工作到最后都要以紙面處理收場，不管處理資料的機會再多、再進步，沒有紙面資料協(xié)助，還是很難進行處理。事實上，文字處理機和個人電腦果然成為新寵。 要混合處理A、B兩型紙規(guī)格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或書柜里，也會參差不齊，所以保存性的書面資料還是統(tǒng)一用A型紙比較容易處理。無論如何，統(tǒng)一用紙規(guī)格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主?！奥犎酥v話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長度不但有限而且可疑，所以人們才發(fā)明文字筆 記的方式；而最近幾年打破傳統(tǒng)文字媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。雖然各種不同功能、機型的新記錄器陸續(xù)上場，但這些正在發(fā)展中的媒體還無法轉(zhuǎn)換互用，在規(guī)格上更不統(tǒng)一，所以在開始收集資料時，也要選擇電子媒體的規(guī)格。譬如說現(xiàn)在有人用VHS尺寸的帶子作取材工具，也有人用8cm錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會出現(xiàn)大的混亂。所以收集前的規(guī)格統(tǒng)一整理，恐怕要多花一些時間考慮和設(shè)計。 即使是處理同一件事情的不同報道，文章中理應(yīng)相同的關(guān)鍵處也會出現(xiàn)差異，這也是管理者每天要看好幾份報紙的原因。雖然這樣會很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則誤用二手資料的后果都相當?shù)膰乐亍?二、信息收集要術(shù) □ 信息收集的目的 “檢索時間” 簡單地說，“整理”是以縮短“檢索時間”為宗旨，以提高效率為目的。比如當你在寫稿時，遇到不會寫的字時，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要的詞匯，其間所花費的時間，便可用“檢索時間”來稱呼。反之，不以大小為分類標準，而以種類來編排的書架，雖然外表看起來凹凸不平，十分凌亂；但以“檢索目的”的觀點來看，卻能發(fā)揮書架的真正效用，達到事半