【正文】 登記；③安排來(lái)賓伙食、文娛活動(dòng)，協(xié)助主席團(tuán)或主持人及時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，主要是大會(huì)報(bào)告之后各組的反映；④整理代表的提案、批評(píng)、建議，送交大會(huì)研究處理；⑤協(xié)助主持人組織確定大會(huì)發(fā)言，做好大會(huì)決議、決定、規(guī)定、條例等文件的修改工作等。應(yīng)重點(diǎn)檢查：文件材料、會(huì)場(chǎng)布置、主席臺(tái)、音響效果、安全保衛(wèi)、出席人員的落實(shí)等情況。⑤其它，如準(zhǔn)備入場(chǎng)卷、代表證、工作證、投票箱、選票，以及發(fā)獎(jiǎng)儀式、集體攝影等活動(dòng)的組織工作。③議程安排，秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)初定的議程擬出日程表，應(yīng)注意安排好食宿、車輛、醫(yī)療、保衛(wèi)、文娛活動(dòng)等。②會(huì)場(chǎng)布置，主席臺(tái)座次要事先標(biāo)明或印出名單表，并通知有關(guān)人員。④宣傳組，負(fù)責(zé)新聞報(bào)道、會(huì)場(chǎng)音響，書(shū)寫(xiě)并張掛(貼)會(huì)標(biāo)，散發(fā)會(huì)議宣傳材料，注意調(diào)查研究，使會(huì)議更具有針對(duì)性。②行政組，負(fù)責(zé)印制會(huì)議代表證、列席(特邀)代表證、工作人員證、會(huì)議通知、安排食宿、醫(yī)療、車輛、會(huì)場(chǎng)、文娛活動(dòng)等?？偡Q會(huì)議秘書(shū)處。㈡會(huì)議的組織與籌備。 ㈣催辦人職責(zé) 接到通知后，及時(shí)了解情況與承辦單位取得聯(lián)系，落實(shí)工作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在完成期限前進(jìn)行催辦，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題并協(xié)助解決，填好催辦記錄，工作完成以后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 ㈢催辦單的處理 催辦單(形式如后)由文書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求填寫(xiě)后交院辦主任。 六、催辦 ㈠催辦目的 及時(shí)了解各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況和各有關(guān)部門的基本工作情況，確保上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)和院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作能保質(zhì)保量地按時(shí)完成。打字室系機(jī)要重地，未經(jīng)同意請(qǐng)勿進(jìn)入打字室。 。其它情況用車由車隊(duì)長(zhǎng)安排。 四、車輛管理 ，原則上不向外派車；面包車可安排部門使用。 、打字蠟紙領(lǐng)回交打字室保管外，其余均存放于辦公室?guī)旆績(jī)?nèi)，行政事務(wù)干事一定要妥為保管，不能自行處理，領(lǐng)用時(shí)，需經(jīng)過(guò)主任同意。 2. 行政事務(wù)干事購(gòu)買辦公用品后應(yīng)登記造冊(cè)。 ㈣辦公用品的管理 院辦行政事務(wù)干事負(fù)責(zé)辦公用品的購(gòu)買和發(fā)放。 ㈢特支經(jīng)費(fèi)的使用和管理 學(xué)院特支經(jīng)費(fèi)由院辦主任統(tǒng)一管理。 ，應(yīng)經(jīng)常清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，當(dāng)事人應(yīng)說(shuō)明原因，院辦行政事務(wù)干事要及時(shí)報(bào)告院辦主任消耗品的需求情況。固定資產(chǎn)管理員應(yīng)認(rèn)真將固定資產(chǎn)登記造冊(cè)。 ，購(gòu)買消耗品，出差借款等，均須由院辦主任事先請(qǐng)示主管院長(zhǎng)，征得同意后，按規(guī)定的額度支出。 三、辦公室資產(chǎn)與辦公用品管理 院辦的資產(chǎn)管理包括：行政辦公、旅差經(jīng)費(fèi)的使用，固定資產(chǎn)的管理，津貼、補(bǔ)助的發(fā)放，特支經(jīng)費(fèi)的管理與使用；(包括院領(lǐng)導(dǎo)辦公室的資產(chǎn))辦公用品管理等。 ㈢外單位寄來(lái)的公函，若需有關(guān)職能處或系承辦處理的，由文書(shū)將函件送至相關(guān)部門。對(duì)外發(fā)送的文件由文書(shū)寫(xiě)好信封，裝好文件交收發(fā)室，一般按掛號(hào)信寄出。來(lái)電記錄表 密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、普通 ） 緩急（特急 急 一般）來(lái)電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分來(lái)電號(hào)碼來(lái)電單位聯(lián) 系 人來(lái)電內(nèi)容處理意見(jiàn)處理結(jié)果受電單位受電人備注㈡打電話 傳達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)指示，發(fā)布電話通知，要求對(duì)方復(fù)誦內(nèi)容、通報(bào)姓名，記錄備查。辦公室內(nèi)務(wù)管理辦法一、院辦電話處理 ㈠接電話 、姓名，重要通話內(nèi)容應(yīng)做好記錄，并提出擬辦意見(jiàn)。 ，應(yīng)問(wèn)清對(duì)方單位并記錄部門、姓名、電文，然后及時(shí)報(bào)告院辦主任，轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 二、文件、信函、通知、材料的發(fā)送 ㈠凡“黨字”、“院字”文件，均由秘書(shū)填寫(xiě)好文件發(fā)送單，按文件發(fā)送單的發(fā)送范圍和份數(shù)下發(fā)。 ㈡院內(nèi)下發(fā)的書(shū)面通知、公務(wù)信函由文書(shū)填寫(xiě)好文件發(fā)送單后，按照規(guī)定必須及時(shí)送出，并請(qǐng)接件人在發(fā)文單上簽字，最后將發(fā)文單存檔備查。且必須登記備查。 ㈠行政經(jīng)費(fèi)的使用和管理 、出差經(jīng)費(fèi)控制，由院辦主任負(fù)責(zé)。 ㈡固定資產(chǎn)的管理 。凡新添置的設(shè)備均須由固定資產(chǎn)管理員驗(yàn)收登記，本人簽名并注明領(lǐng)用時(shí)間，然后交給領(lǐng)用人員保管和使用。 。各部門因工作需要宴請(qǐng)或?qū)?lái)賓進(jìn)行伙食補(bǔ)貼的須先行書(shū)面報(bào)告，提前送交院辦主任報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后由主任辦理來(lái)賓用餐通知單，部門送往食堂準(zhǔn)備客飯或外出宴請(qǐng)。 1. 行政事務(wù)干事應(yīng)注意掌握院領(lǐng)導(dǎo)及院辦辦公用品的需求情況，及時(shí)購(gòu)買。院辦人員領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫(xiě)名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間。 。 ：院黨政領(lǐng)導(dǎo)、黨委和行政重大活動(dòng)用車統(tǒng)一由院辦安排。 ：院領(lǐng)導(dǎo)用車可經(jīng)院辦主任或行政干事通知司機(jī)，亦可自行通知；學(xué)院重大活動(dòng)涉及到的用車，須經(jīng)車隊(duì)長(zhǎng)通知司機(jī)；其它情況用車亦須車隊(duì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。 五、院辦打字室管理 ㈠學(xué)院黨委和院行政文件由院辦文書(shū)統(tǒng)一登記、編號(hào)，送打字室安排打印。 ㈡打字室一般只負(fù)責(zé)以下材料的打字： “中共山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)”“山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院”名義制發(fā)的黨政公文 、必須打印的文件文字材料 ㈢校對(duì)、送印一般由擬文單位負(fù)責(zé)。 ㈡催辦范圍 ； 、黨政聯(lián)席會(huì)和院長(zhǎng)辦公會(huì)議決定的工作； 。院辦主任根據(jù)工作性質(zhì)，確定催辦人辦理。附件1：行政會(huì)議決定事項(xiàng)催辦登記簿( )辦第 號(hào)會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間主持人記錄員會(huì)議決定事項(xiàng)摘要辦理部門或人員催辦情況備注山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院會(huì)議管理辦法及組織程序一、學(xué)院大型會(huì)議的籌備㈠大型會(huì)議的類別學(xué)院大型會(huì)議包括黨代會(huì)、教代會(huì)、校慶、團(tuán)代會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。會(huì)前組成秘書(shū)班子，分設(shè)文字組、行政組、組織組、宣傳組和保衛(wèi)組。①文字組，負(fù)責(zé)撰寫(xiě)工作報(bào)告、決議、決定草案、會(huì)議總結(jié)報(bào)告的初稿、會(huì)議典型的選擇、發(fā)言稿等，安排日程表及文稿打字、校對(duì)、印刷、裝訂、分發(fā)、印發(fā)大會(huì)手冊(cè)、簡(jiǎn)報(bào)、文件袋、發(fā)言目錄、會(huì)議名單等。③組織組，負(fù)責(zé)印制選舉名單、選票、準(zhǔn)備票箱，起草選舉主持人主持詞，組織實(shí)施選舉等。⑤保衛(wèi)組，負(fù)責(zé)會(huì)議的安全保衛(wèi)工作。①預(yù)案制定，即擬定議題內(nèi)容、會(huì)議規(guī)模，向主管部門報(bào)送召開(kāi)會(huì)議的請(qǐng)示、起草會(huì)議預(yù)算、發(fā)出會(huì)議通知和向來(lái)賓發(fā)送請(qǐng)柬等。同時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)音響、照明設(shè)施、應(yīng)用的國(guó)歌等錄音帶、通風(fēng)保暖、場(chǎng)地劃分、進(jìn)出路線等。④文件準(zhǔn)備工作，起草開(kāi)、閉幕詞、工作報(bào)告、決議以及會(huì)議須知、作息時(shí)間表等。記錄要及時(shí)整理、承辦、交辦、轉(zhuǎn)辦、催辦，特別是教代會(huì)的決案、提案的辦理工作，應(yīng)將有關(guān)文件及時(shí)歸口分類辦理。會(huì)議內(nèi)容一般為討論決定學(xué)院的重大發(fā)展、改革、增減機(jī)構(gòu)等重要事項(xiàng)；、教師職稱評(píng)審委員會(huì)等會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容一般為傳達(dá)上級(jí)文件或會(huì)議精神，布置和研究系、處的工作；、院長(zhǎng)分口召開(kāi)的專門性會(huì)議。內(nèi)容一般為了解信息、調(diào)查研究，處理一些基層的實(shí)際問(wèn)題。②落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)，通知有關(guān)人員出席會(huì)議。一般由黨委書(shū)記、院長(zhǎng)或其他院領(lǐng)導(dǎo)提出議題，另外也可由院辦將各職能處、系需提交會(huì)議討論決定的問(wèn)題進(jìn)行審查提出建議。注意：①對(duì)所提議題，有關(guān)系、職能部門是否按要求履行完規(guī)定的程序；②對(duì)所提議題，有關(guān)職能部門是否提出處理意見(jiàn)或建議(有爭(zhēng)議的問(wèn)題最好提出兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的方案供領(lǐng)導(dǎo)抉擇)；③重要議題是否經(jīng)有關(guān)咨詢機(jī)構(gòu)論證并提出方案；④主管院長(zhǎng)是否同意所提議題在這些會(huì)議上討論。需會(huì)議上研究的文件，如學(xué)院規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、院長(zhǎng)工作報(bào)告、各種重大改革方案、建設(shè)方案、預(yù)決算方案、重要人事安排、機(jī)構(gòu)設(shè)置問(wèn)題、重要規(guī)章制度的建立