【正文】 （ 2）規(guī)章性文件： 條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、章程等。 文件的作用 第一，信息的記錄； 第二，信息的傳播； 第三，信息的存貯。 第三，文件有特定的體式。（在這里，我們所指的文件即公文） 文件的特點(diǎn) 第一，文件有法定的作者。 A B C 1 2 檔案部門 企業(yè)公文的寫作與處理 一、基本概念 文件的概念 文件是人類以文字符號的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動情況的具有特定體式的信息材料。 計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，為企業(yè)檔案資源合理配置的實(shí)現(xiàn)供了必要的技術(shù)平臺。 確保檔案工作人員的工作權(quán)力，明確其工作職責(zé)，是企業(yè)檔案意識法治化的重要條件 （三）企業(yè)檔案意識的資源配置化趨勢 把企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的信息資源來看待，是現(xiàn)代企業(yè)管理進(jìn)步的必然趨勢。 國家法治化治國方略的確立，是企業(yè)檔案意識法治化的重要保障。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。 猶龍柱下 窺藏史， 呼鳳輿前 聽誦詩。 企業(yè)檔案的法律憑證性。 企業(yè)檔案的歷史記錄性。企業(yè)文檔的科學(xué)化管理 宮曉東 Email: 目 錄 ? 如何建立正確的企業(yè)檔案意識 ? 企業(yè)公文的寫作與處理 ? 企業(yè)文檔科學(xué)化管理要點(diǎn) ? 企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化 如何建立正確的企業(yè)檔案意識 意識是人腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。 檔案意識一般泛指人們對檔案現(xiàn)象的感覺和認(rèn)識 一、 企業(yè)檔案 ,是在企業(yè)的生命周期中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。 企業(yè)檔案的信息資源性。 二、現(xiàn)代企業(yè)檔案意識的創(chuàng)新趨勢 （一）企業(yè)檔案意識的個(gè)性化趨勢 歷史記錄 國家財(cái)富 信息工具 信息資源 國家檔案意識 領(lǐng)導(dǎo)檔案意識 民眾檔案意識 利益第一，工具第二，發(fā)展第三 郭沫若 《 題贈檔案館 》 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 （ 二）企業(yè)檔案意識的法治化趨勢 現(xiàn)代企業(yè)制度中的產(chǎn)權(quán)制度，是企業(yè)檔案意識法治化的元動力。 確保企業(yè)檔案資源的安全與合理利用，維護(hù)企業(yè)自身利益，是企業(yè)檔案意識法治化的主要目的。 企業(yè)管理的系統(tǒng)化、高速化和準(zhǔn)確化要求，是開展企業(yè)檔案資源配置的主要原因。 現(xiàn)實(shí)工作中，我們常常會因機(jī)構(gòu)職責(zé)不清和信息傳遞不流暢而導(dǎo)致互相扯皮推諉。 公文即公務(wù)文件，是指機(jī)關(guān)或以公職身份的個(gè)人在公務(wù)活動中形成和處理的文件。 第二，文件有法定的權(quán)威。 第四，文件有特定的處理程序。 二 .公文的種類 文件 來源和去向 行文關(guān)系 性質(zhì)、作用 保密要求 時(shí)限要求 發(fā)文 收文 內(nèi)部文件 上行文 下行文 平行文 法規(guī)性文件 指導(dǎo)性文件 通報(bào)性文件 記錄性文件 保密文件 非密級文件 時(shí)限文件 非時(shí)限文件 基本文種 （ 1）指導(dǎo)性文件： 決定、決議、計(jì)劃、規(guī)劃等。 （ 3）公布性文件： 公告、通告、布告、啟事、通報(bào)、通知、簡報(bào)等。 （ 5）函類文件： 公函等。 （ 7）會議類文件： 開幕詞、講話稿、會議總結(jié)、閉幕詞、會議記錄、會議紀(jì)要、會議議程等。 （ 9）財(cái)務(wù)類文件： 臺帳、報(bào)表、憑證等。 （ 2）掌握本單位的具體情況。 正確使用語言文字 （ 1）用詞要準(zhǔn)確。 （ 3）語氣要適當(dāng)。 講求時(shí)效 符合體式要求 注意正確選擇文字的字跡材料和書寫材料 在實(shí)際工作中，由于沒有準(zhǔn)確理解詞語的含義或使用時(shí)缺乏認(rèn)真的推敲，而出現(xiàn)詞語使用失當(dāng)?shù)默F(xiàn)象主要有以下幾種： A、詞義界限不清 “ 前方道路施工，為防止發(fā)生人身傷害， 天黑以后禁止車輛、行人通過。 ” 實(shí)例 : B、褒貶失當(dāng) “ 該報(bào)告具體介紹了一個(gè)養(yǎng)雞專業(yè)戶 處心積慮 地學(xué)習(xí)科學(xué)知識發(fā)展生產(chǎn)的過程。 ” C、文字馬虎 “ 在進(jìn)行困難補(bǔ)助時(shí)，各單位要嚴(yán)格按照四號文件 的標(biāo)準(zhǔn)辦理。 ” （隨意省略單位的名稱或法定簽字人的全名、職務(wù)） D、語言陳舊 （貴局、貴處、鄙人、鄙廠、鄙社等） 某單位給下級單位關(guān)于評定職稱問題的復(fù)函是： “最近很多單位來函反映職稱評定工作中出現(xiàn)很多問題，這樣搞下去有不少困難，希望我們訂一個(gè)具體點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)。所以現(xiàn)在你們也不必太著急，著急反而不好辦?！? 應(yīng)改寫為 ：“ 最近收到一些單位的來函，反映在職稱評定工作中出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)不易掌握的問題。希望各單位總結(jié)前一階段的職稱評定工作，廣泛征求意見，為會議的召開和解決這一問題準(zhǔn)備材料?！? 四 .公文寫作的基本步驟 了解發(fā)文背景，明確發(fā)文目的 具體內(nèi)容包括： （ 1） 發(fā)文對象 （ 2） 發(fā)文范圍 （ 3） 文種選用 （ 4） 提煉主題 （ 5） 對收文機(jī)關(guān)的具體要求 調(diào)查研究，收集材料 擬寫提綱 撰寫正文 （ 1） 突出文件的主題：擬好標(biāo)題、寫好導(dǎo)語、在內(nèi)容的布局安排和文字的表述上突出文件的主題 （ 2） 處理好觀點(diǎn)與材料的關(guān)系 （ 3） 有關(guān)事項(xiàng)要交代清楚：人物、時(shí)間、事件、會議的名稱、地點(diǎn)、所引用的文件的名稱等。 要點(diǎn)： 標(biāo)題要求醒目，一般格式為： 機(jī)關(guān)（會議）關(guān)于 事項(xiàng)（問題、行為）的決定（決議） 文中應(yīng)標(biāo)明制發(fā)機(jī)關(guān)或會議的名稱、批準(zhǔn)或通過的日期。 如果決議是會議討論通過的結(jié)果，則開頭應(yīng)交代會議的全稱，如： 單位（地方）第 屆 大會第 次會議 要闡明決議產(chǎn)生的背景，通過決議的目的和意義。內(nèi)容較多是要劃分段落并擬制小標(biāo)題。 工作計(jì)劃屬于一種特殊的具有指導(dǎo)性的文種。 規(guī)章類文件 條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、規(guī)章等都是為了在工作或社會活動中建立正常的秩序而頒發(fā)的規(guī)章類文件。 標(biāo)題由三個(gè)部分組成： □□□□□□ □□□□□□□ □□□□□□ 機(jī)關(guān)名稱 文件的主題 文種的名稱 3聯(lián)用： “ 國務(wù)院 關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)自主權(quán)的 暫行規(guī)定 ” 3聯(lián)用： “ 圖書閱覽 規(guī)則 ” 3聯(lián)用： “ 中國檔案學(xué)會 章程 ” 標(biāo)題之下一般要注明文件被批準(zhǔn)、通過、公布的日期，必要時(shí)還要注明批準(zhǔn)該文件的機(jī)關(guān)。 一般要求寫明制定該文件的目的、根據(jù)或組織的性質(zhì)、地位、工作任務(wù)。 具體條款是正文的主要內(nèi)容。 附則。有時(shí)也可以列成幾個(gè)條目，排在主要條款之后。包括：公告、通告、布告、啟示、通報(bào)、通知、簡報(bào)等具體文種。有時(shí)是由標(biāo)題、正文、時(shí)間等組成，此時(shí)標(biāo)題中須含有制發(fā)機(jī)關(guān)的名稱、事由、文種的名稱。如： 內(nèi)蒙古自治區(qū)政府 關(guān)于牧區(qū)經(jīng)濟(jì)政策問題的 公告 （蒙政字 1987年 09號） 制發(fā)文件的機(jī)關(guān) 事由 文種名稱 有時(shí)文件是由文種標(biāo)題、正文、制發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間等部分組成。 中國人民大學(xué)成人高等教育學(xué)院 2022年 8月 10日 ? 公布性文件寫作的具體要求： （ 1）公告。要求語言莊重，行文簡練。 （ 2）通告。寫作是要求針對問題，結(jié)合實(shí)際。布告是一種極為普通的公布性文種，使用的范圍較廣，所公布的內(nèi)告事項(xiàng)可大可小，對發(fā)文機(jī)關(guān)的級別也沒有具體的限定。 （ 4）啟事。要求對問題的描述要簡潔、明了，相關(guān)細(xì)節(jié)一定要交代清楚。 （ 5）通報(bào)。要求語言嚴(yán)肅、實(shí)事求是，不夸大其詞，所通報(bào)的內(nèi)容要交代清楚。通知是一種成份比較復(fù)雜的文種，既可以用于公布性文件，也可以在機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞；既可以是下行文，也可以是平行文。各機(jī)關(guān)凡屬要周知、傳遞的意向