【正文】 會(huì)公眾查詢企業(yè)和個(gè)人信用信息提供服務(wù)，為社會(huì)公眾對(duì)物業(yè)管理領(lǐng)域違法違規(guī)行為的投訴提供途徑。 第四節(jié) 物業(yè)服務(wù)企業(yè)信用檔案（掌握） 一、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信用檔案 物業(yè)服務(wù)企業(yè)信用檔 案，是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息手段，將物業(yè)服務(wù)企業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員的基本情況，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，經(jīng)營(yíng)中違規(guī)、違法劣跡及受到的處罰等情況按規(guī)定格式進(jìn)行記錄，并向社會(huì)公示。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的監(jiān)督下采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀。有權(quán)限的人員在查閱、外借時(shí)必須承擔(dān)保管責(zé)任。 紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀等方面制訂詳細(xì)的制度，設(shè)定權(quán)限。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。同時(shí)，要制訂一套切實(shí)可行的檔案管理制度并加以嚴(yán)格執(zhí)行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命，保障檔案的安全。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等；自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時(shí)間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等因素都會(huì)造成檔案壽命縮短或毀損。這類檔案應(yīng)有一個(gè)銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。 (2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的 2倍。 （注意區(qū)分三類：永久、長(zhǎng)期、短期即可） 某物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn) 表 12 各物業(yè)服務(wù)企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。 二、物業(yè)管理檔案的保存與安全 (一 )檔案保存 1．檔案的保存價(jià)值和保存期限 某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。 (2)檔案提供利用的方式 檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識(shí)與方法等。 (4)名稱索引 名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。 (2)專題卡片目錄 專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。 (1)分類卡片目錄 分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存 物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點(diǎn)，采取針對(duì)性措施分別使用處理。 已立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)一年工作終了，必須在乎時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。 (三 )檔案資料收集后的整理工作 在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對(duì)于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個(gè)人保存，必須向檔案部門移交。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。 3．物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。 1．物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。 個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。在組織接待業(yè)主 (或物 業(yè)使用人 )人住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作： 1．設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理； 2．專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )個(gè)人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。因涉及業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )個(gè)人資料泄漏導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。 二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理 (一 )物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn) 物業(yè)人住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )，即未來的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案 資料和相關(guān)檔案資料的收集。承接查驗(yàn)期所需收集資料檔案的主要內(nèi)容可參見表 12— 1。例如，建筑的驗(yàn)收涉及土建設(shè)計(jì)、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造、制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，對(duì)相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。 一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理 (一 )物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn) 物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。 檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí)，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件 專題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列，同時(shí)要對(duì)每一案卷進(jìn)行編號(hào)以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。 (3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。而且這類檔案隨時(shí)間推 移而增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧? 確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來檔案 的可能數(shù)量和一定的余量來確定。 物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。 (三 )事件分類法 事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。 (二 )組織機(jī)構(gòu)分類法 組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。 (一 )年度分類法 年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。 三、物業(yè)管理檔案的分類方法（ 了解） 物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個(gè)方面的歷史記錄。如施工圖紙，在工程竣工驗(yàn)收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗(yàn)收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計(jì)內(nèi)容就是該項(xiàng)目的歷史原始記錄，即檔案。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 一、檔案的定義 檔案是歷史的原始記 錄。 第十二章 物業(yè)管理檔案管理 齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是物業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，是做好物業(yè)管理服務(wù)工作的一個(gè)必要條件，也是物業(yè)服務(wù)企業(yè)的一項(xiàng)基本功。 熟悉 ：物業(yè)管理檔案的檢索與保存。芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈 莂螅螅芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃 薂羃莈莂螅螅 芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈 莂螅螅芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃 薂羃莈莂螅螅 芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈 莂螅螅芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃 薂羃莈莂螅螅 芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈 莂螅螅芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈莂螅螅 芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆膂蕿薈肂肈薈蟻裊莆薇螃肀節(jié)薆裊袃膈薅薅肈肄節(jié)蚇袁羀芁蝿?wù)剀灯K葿衿芅艿蟻膅膁羋螄羈肇羋袆螁莆芇薆羆節(jié)芆蚈蝿膈蒞螀羄肄莄蒀螇罿莃薂羃莈 莂螅螅芄莂袇肁膀莁薇襖肆莀蠆聿羂荿螁袂芁蒈蒁肇膇蕆薃袀肅蒆蚅肆聿蒆袈罿莇蒅薇螁芃蒄蝕羇腿蒃螂螀肅蒂蒂羅羈薁薄螈芀薀蚆羃膆薀衿螆