【正文】 件的質(zhì)量和性能。計算機系統(tǒng)山硬件和軟件構(gòu)成。 會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)，執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患。備份次數(shù)每月不得少于一次；備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù) 。電算化會計檔案中易有以下問題： 實行會計電算化之后，存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定，對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時 進(jìn)行表彰，激勵大家學(xué)信息化、用信息化。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要 。財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于 檔案人員素質(zhì)的提高。因此，必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。 搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案。另一方而也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或 885 等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。檔案的最大價值在 于利用，檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)擋案的數(shù)據(jù)釆集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。因此，即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。如具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損 、難查痕跡的特點，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。第五，電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。第四，電子財務(wù)檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。第三，會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。第二，傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境 中才可使用。本文根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔 案具有以下顯著特點。建設(shè)電子財務(wù)檔案，實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。山于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進(jìn)行備份工作。磁性介質(zhì)的釆用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì)，保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間，還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理。因此，必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，即加快會計檔案管理的信息化建設(shè)，以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求，建好用好電子財務(wù)檔案，提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。 電算化會計檔案的管理 沙維爾津森 【摘 要】 隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化，手工會計下所釆用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。 【關(guān)鍵詞 】 會計電算化 會計檔案管理 檔案建設(shè) 電子財務(wù)檔案 所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即 釆用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。加強會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。 手工會計方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大，而且同一 類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。在電算化會計工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。 眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記 錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程屮，財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。第一，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交 流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。 正如上而所述，電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點，但也有不足的一而。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。 電算化會計檔案工作的內(nèi)容有以下幾點： 搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時釆集動態(tài)數(shù)據(jù)。傳 統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。 搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性?？傊W(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理山靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。財務(wù)檔案信息通過釆集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財 務(wù)人員處理和運用。以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。 做好電 算化會計檔案工作是會計工作中的重要部分。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。 提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。此外，還要對計算機信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律，更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽 封；備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯；雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管