【正文】 要求（一）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。第五章 利用在對外借閱時，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借出，并限期歸還。第三章 保管對榮譽檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀。第二條歸檔時間子分公司（單位）每年形成的榮譽檔案于次年一季度內(nèi)由各專業(yè)管理部門編造清冊同實物一并向檔案管理部門移交。第二十條 非涉密的聲像檔案經(jīng)單位同意可以提供第三方使用，所得收益作為單位的其它業(yè)務(wù)收入，單位對作者應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?。第六?聲像檔案的產(chǎn)權(quán)管理及利用第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料，屬于職務(wù)作品，其產(chǎn)權(quán)屬于單位所有，作者享有署名權(quán)。第十八條 對已到保管期限經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的聲像檔案，需登記造冊，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行技術(shù)處理。第五章 聲像檔案的鑒定第十六條 聲像檔案的保管期限參照文書和科技檔案保管期限執(zhí)行。（四）對本館（室）保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。30C，濕度變化不能大于177。（二）接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。第十五條 保管要求QG/PG0097—2016（一）照片檔案入庫前要進(jìn)行檢查，防止受污染的照片入庫。（四）卷筒紙芯，用于保存大張底片、照片的裝具。（二）底片冊，由297mm210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。第十三條 底片保管時應(yīng)立放。（四）按不同載體編制聲像檔案總目錄，其內(nèi)容包括盒（盤）號、內(nèi)容、制作者、制作時間、密級、保管期限、參見號、備注等。其格式為：全宗號〃載體類型號〃流水號。第十條照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；檔號規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號現(xiàn)象； 說明格式正確，項目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（十）按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷，上架保存。（九）卷皮格式?？刹捎梦臅鴻n案的卷內(nèi)備考表。QG/PG0097—2016（七）案卷目錄，以所有案卷為單元形成的目錄，填寫內(nèi)容主要有：案卷號、案卷題名、張數(shù)、保管期限。內(nèi)容有：照片號：卷內(nèi)照片的順序號： 底片號：卷內(nèi)底片的順序號：照片題名：在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱。（五）案卷內(nèi)的芯頁以30頁左右為宜。（三）根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字?jǐn)?shù)確定照片固定位臵。（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代進(jìn)行分類。將“全宗號—案卷目錄號—案卷號—照片號—底片號”寫在照片背面右下角。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。（五）照片檔案說明的格式說明應(yīng)分段書寫，格式如下：照片號/底片號 拍攝時間文字說明 QG/PG0097—2016 參見號 攝影者單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁上，也可在照片右側(cè)或左側(cè)芯頁上書寫。一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。例：。（三）照片檔案文字說明的編寫要求：綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡潔、語言通順。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。第八條照片檔案說明的編寫方法和要求（一）符號說明的項目有：照片號、底片號和參見號。（五）電子照片在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號，并注明所在光盤號（子分公司（單位）照片檔案的光盤號按大流水往下編）。大底片應(yīng)在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號。第七條 底片的整理（一）底片分類，將一個全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨整理和存放。QG/PG0097—2016（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應(yīng)符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應(yīng)進(jìn)行翻拍復(fù)制底片；對于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片，應(yīng)從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。（四）文字說明應(yīng)用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應(yīng)包括：事由、時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、作者等。（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應(yīng)是原版、原件，特殊情況下經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)方可接收復(fù)制件。第五條 歸檔時間及要求（一）屬于歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內(nèi)按歸檔要求及時整理并移交，不得私自保存。（九）公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災(zāi)害等聲像資料。（七）上級機關(guān)、團(tuán)體授予公司的獎杯、牌匾和證書等聲像資料。（五）重大工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)等聲像材料（包括開工原貌、建設(shè)過程、竣工驗收、試生產(chǎn)情況、工程全貌等）。（三）組織或參加重要外事活動的聲像材料。第二章 收集第四條 歸檔范圍（一）反映公司及子分公司（單位）各時期建設(shè)和發(fā)展概貌等聲像資料。第二條 公司聲像檔案館設(shè)在攀鋼文化傳媒分公司，負(fù)責(zé)公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用工作。第二十五條 公司駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，定期向本單位檔案室移交的同時，刻錄pdf格式的光盤作為容災(zāi)備份。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保24QG/PG0097—2016 存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第二十一條 移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、起止和檔案保管號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。第十九條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第五章 撤銷、解散、破產(chǎn)等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位財產(chǎn)所有者代管或移交公司檔案館代管。（七）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復(fù)制會計檔案的時間、需查閱或者復(fù)制會計檔案的內(nèi)容、檔案保管號、數(shù)量、用途、查閱或者復(fù)制會計檔案單位、批準(zhǔn)人、查閱或者復(fù)制人等情況。（四）子分公司（單位）應(yīng)建立會計檔案查閱登記制度。（二）查閱或復(fù)制會計檔案的人員，應(yīng)持單位正式介紹信，介紹信上應(yīng)寫清楚查閱或者復(fù)制會計檔案的內(nèi)容和用途，由本單位負(fù)責(zé)人在介紹信上簽字。如有特殊需要，可以提供查閱或者復(fù)制。出納人員不得兼管會計檔案。第十一條 滿足本細(xì)則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。第九條 子分公司（單位）可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。第八條會計檔案的案卷排列以各大類下的為序列進(jìn)行排列，確定案卷號，“一年一個流水號”；以同一大類的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類的序列進(jìn)行入柜排列，編保管號，保管號是每個大類下各自編“一個大流水號”。定期保管期限分十年、三十年兩種。案卷封面要填寫清楚，不得漏填。憑證類可不填寫卷內(nèi)文件目錄，也可不臵放卷內(nèi)文件備考表。個別需要重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)管理部門共同拆封整理。第五條 檔案管理部門負(fù)責(zé)對裝訂成冊的會計檔案整理立卷，歸檔保管。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒收。（五）檔案部門接收電子會計檔案時，要對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。（四）電子會計檔案移交時，將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。（二）財務(wù)管理部門會計檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會計檔案的安全。因工作需要確需推遲移交的，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人（含鞍鋼集團(tuán)機關(guān)部門負(fù)責(zé)人）審批，報檔案管理部門備案后，在會計部門保管最長不超過三年。（五）其他類：包括財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)清查匯總資料、工資冊、單獨裝訂成冊的入庫單、領(lǐng)料單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、經(jīng)濟(jì)合同、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（三）會計報表類：月度、季度、半、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告，合并報表工作底稿。QG/PG0097—2016 附件4：會計檔案管理實施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。第十六條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞和轉(zhuǎn)借他人。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。第三章 保管第十二條 各級立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。附卷仍應(yīng)按原分類方案和案卷構(gòu)成插入案卷序列，以便科學(xué)管理和查找利用。確定案卷號和編制案卷目錄，以便查找調(diào)卷和提供利用；以同一保管期限的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類序列進(jìn)行入柜排卷；其入柜排卷號（即每種保管期限下各自的大流水號）為案卷的實際保管號并將實際保管號填入案卷目錄的“保管號”欄和案卷卷脊的固定位臵，以實現(xiàn)按其保管期限的不同進(jìn)行分別保管。件號由檔案分類、卷號、文件順序號組成，并采用帶分?jǐn)?shù)式的寫法將這三種代號融為一體。成卷裝訂的案卷應(yīng)采用三孔一線法裝訂，裝訂位臵在文件左側(cè)中部，距訂口邊10MM，裝訂長度為120MM為宜，結(jié)頭在背后中孔。第八條 卷內(nèi)文件材料要去掉易生銹金屬物，破損的文件材料應(yīng)托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)放在原件之后。第六條 文書材料的立卷，應(yīng)尊重文書材料的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，靈活運用問題、作者、名稱、時間、通信者、地區(qū)等特征；將同一性質(zhì)或同一問題的文件盡量集中立卷，將不同保管期限的文件盡量分開立卷，并把這二者有機地統(tǒng)一起來，使組成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。對于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實現(xiàn)計算機編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進(jìn)行整理，具體組盒和編號方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號QG/PG0097—2016 結(jié)構(gòu)為四段，第一段為全宗代號，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段為保管期限代號，用5分別表示永久、長期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第四段為盒號，按不同的保管期限流水編號。（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應(yīng)與紙質(zhì)文件一并歸檔。第四條 歸檔要求：歸檔文件材料應(yīng)齊全、完整。第二條 歸檔范圍：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)歸檔保存（見附件11）。未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個人不得復(fù)印帶密級的檔案。第十四條 出借檔案，借用和退還時必須當(dāng)面點清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。第十二條 若干個單位承辦的一項科技項目或工程所形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)由主辦單位的檔案部門保存全套，協(xié)作單位可只保存在自己承擔(dān)的協(xié)作任務(wù)中所形成的科學(xué)技術(shù)檔案。檔案部門有責(zé)任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。第十條 科學(xué)技術(shù)資料與科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)分開保管。第三章 保管第八條 需保密的科技檔案應(yīng)單獨保管。第六條 若形成的科技檔案中既有文字材料又有圖紙，則放臵和編號的順序為：文字材料在前，圖紙在后。有電子檔案的，在分類編號時要與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立一一對應(yīng)關(guān)系（見附錄G），以便于查詢利用。先歸檔而后交付使用。（九）出國考察、對外技術(shù)談判方面形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，辦理完畢后及時歸檔。（八）本單位科學(xué)試驗研究活動方面的科學(xué)技術(shù)文件材料，在一個試驗研究項目完成后應(yīng)及時歸檔。（六）設(shè)備（備件）招標(biāo)文件材料，招標(biāo)牽頭單位應(yīng)在招標(biāo)項目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。（四）工程預(yù)結(jié)算材料應(yīng)在工程項目竣工后兩年內(nèi)由合同預(yù)算部門向檔案管理部門移交。（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗收實施細(xì)則》（見附件8）的時間要求向檔案管理部門移交歸檔。（三）凡是圖紙材料，如有底圖的，底圖也應(yīng)歸檔。設(shè)備進(jìn)廠開箱時必須通知檔案人員參加,并接收設(shè)備檔案,日后設(shè)備有所改動,相關(guān)部門必須歸檔完整、準(zhǔn)確的變更記錄和相應(yīng)的修改圖紙，以保持圖物相符?？萍汲晒⑿庐a(chǎn)品試制項目進(jìn)行鑒定時，檔案部門對應(yīng)歸檔科技文件材料是否齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確進(jìn)行驗收，否則，認(rèn)為該項目沒有完成。QG/PG0097—2016 附件1:檔案管理流程圖檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門）各單位（部門）未通過檔案部門檔案部門收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊移交清冊審核通過檔案接收檔案整編檔案保管未通過統(tǒng)計銷毀鑒定利用通過銷毀QG/PG0097—2016 附件2：科技檔案管理實施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍凡是在本單位的科學(xué)技術(shù)研究、新產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備檢修、地質(zhì)勘探、地形測繪、出國考察、對外談判、引進(jìn)國內(nèi)外技術(shù)等活動中形成的一切具有保存價值的科學(xué)技術(shù)文件材料，都屬于歸檔范圍（見附件11）。第二十三條 檢查的內(nèi)容按集團(tuán)公司下達(dá)的《檔案工作檢查考評表》進(jìn)行，檢查的結(jié)果按集團(tuán)公司績效考核的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十章 檔案的檢查與考核第二十一條 綜合服務(wù)中心負(fù)責(zé)組織