【正文】 號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 發(fā)放日期 簽收日期 回收人 回收 內(nèi)容 回收 原因 回收 日期 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 記錄舉例（范例 2） 文件發(fā)放 /回收記錄表 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 分發(fā)號(hào) 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 發(fā)放人 發(fā)放日期 回收 日期 回收 內(nèi)容 回收 原因 回收人 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 文件編號(hào) 通常情況下，文件編號(hào)采取如下幾種 方式： A 公司代碼 + 文件類別代碼 + 標(biāo)準(zhǔn)要素 + 順序號(hào) 例如 SC—QP——01 順序號(hào) ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào) 程序代碼（ Quality Procedure） 公司代碼（ Sheng Chang） 備注： QM代表質(zhì)量手冊(cè) QP代表程序文件 WI代表工作性文件 QR代表表格 優(yōu)勢(shì)：容易將文件與 ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn)要素好聯(lián)系起來。 /支持性文件：即本文件中引用的文件 /表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 章節(jié)安排 1．參考 國(guó)標(biāo) GB/《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》第一部分《標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》 2 ．章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程 3 ．章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時(shí)用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號(hào) 4 ．某一個(gè)條款第五層次的描述可用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號(hào) 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） 范例 某公司程序文件 標(biāo)題（明確做什么事 WHAT） （為什么做 WHY） （明確在何處做 WHERE） （明確誰來做 WHO） 3 . 1 3 . 2 ┊ 4 .工作流程（進(jìn)一步詳細(xì)說明誰 WHO什么時(shí)間 WHEN在何處 WHERE為何 WHY做什么事情 WHAT以及如何做 HOW即 4W1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c ┊ ┊ 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 記錄 1. 對(duì)于特殊類型的文件 —記錄，主要用于為組織產(chǎn)品符合性和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證 據(jù)，那么對(duì)于一個(gè)組織來說，需要保持多少記錄方能證明質(zhì)量管理體系運(yùn)行運(yùn)行有效。 /支持性文件：即本程序中引用的文件 /表格：即本程序引用的表格 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 工作性文件 范例 1 范例 2 范例 3 與程序文件的范例 3類同 2023/2/3 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 工作性文件結(jié)構(gòu) 第一種： 的：說明按照本文件運(yùn)作要達(dá)到的目的（即為何要做 WHY） 圍：說明本文件適用那些工作范圍（即在何處做 WHERE ） 責(zé)：說明本文件涉及的職能部門的職責(zé)（即由誰來做 WHO ） ：進(jìn)一步闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ） 何時(shí)（ WHEN ） 在何處（ WHERE ） 為何 （ WHY ） 做什么事情（ WHAT ） 以及如何（ HOW） 完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂形式。 QMS文件編寫教材 ISO9001： 2023 編制：趙偉立 Edit:Waley zhao 2023/2/3 目錄 ? 文件定義 ? 文件價(jià)值 ? 文件類型 ? QMS文件策劃 ? 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 文件編寫注意事項(xiàng) ? 文件控制要求 ? 程序文件編寫大綱 2023/2/3 文件定義 ? ISO9000： 信息及其承載媒體 注 1：對(duì)于信息如記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、通告、通知等 注 2：對(duì)于承載媒體如電腦、光碟、磁盤等 ? ISO9000： 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件 注 1：記錄用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證預(yù)防措施和糾正 措施的證據(jù) 注 2：通常記錄不需要控制版本（指已填好內(nèi)容的表格，一般情況 下不允許更改，允許更正如計(jì)算錯(cuò)誤、筆誤等等） 注 3：記錄是一種特殊的文件 2023/2/3 文件的價(jià)值 ? 文件具有如下價(jià)值（ 記錄是一種特殊類型的文件 ）： —可以作為培訓(xùn)教材 ，不需要對(duì)方法和過程每次都進(jìn)行說明 2023/2/3 文件類型 ? ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn) ： 文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo) —向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系一致信息 的文件 —程序文件 、運(yùn)行和控制所需的文件 —工作性文 件如管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；外來文件如行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)等 —為組織提供的產(chǎn)品的符合性和質(zhì)量管理 體系有效運(yùn)行提供證據(jù)的文件 2023/2/3 文件類型 ? 概括為五大類，形成一個(gè)金字塔，即： 質(zhì)量方針 質(zhì)量目標(biāo) 可以合并 質(zhì)量手冊(cè) 可以合并 可以合并 程序文件 可以合并 作業(yè)性文件 記錄