【正文】 件的長期運行是一個重要的保障。若選擇實力不夠強的公司，一旦公司倒閉，則用戶購買的軟件將得不到長期后續(xù)的技術支持。同時，軟件與其他信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換或者進行二次開發(fā)，也要求會計軟件應具備開放性和可擴展性，以適應企業(yè)不斷變化的管理需要。包括使用手冊表達是否清楚，培訓資料是否完備等。會計軟件的操作是否簡單，各種自定義功能和控制措施是否適用，輔助功能和服務功能是否豐富實用等。會計軟件的界面是否簡潔明了，輸入輸出的格式是否規(guī)范，幫助信息是否豐富清楚。(2) 會計軟件的易使用性會計軟件的易使用性是指軟件系統(tǒng)易用、易懂的特性，可從以下幾個方面考查。會計軟件如果運行不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)死機或非法中斷，將會嚴重影響會計工作的順利開展，并且會計數(shù)據(jù)的安全性也將受到影響。因此，必須了解會計軟件所提供的安全可靠性措施是否真的有效。② 會計軟件安全可靠性措施是否有效。① 會計軟件安全可靠性措施是否完備。因而在選擇會計軟件時，要對會計軟件的安全性、穩(wěn)定性進行認真考查。3. 考察會計軟件的性能特點(1) 會計軟件的安全穩(wěn)定性會計核算工作所產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)是記錄企業(yè)經(jīng)濟活動內(nèi)容，反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營狀況和現(xiàn)金流量狀況的依據(jù)。先從較為基礎的賬務、報表開始，然后再上進、銷、存，最后上生產(chǎn)管理和成本系統(tǒng)。另一方面，考察軟件功能的完整性。一方面，考察軟件功能實現(xiàn)的準確性。2. 考察會計軟件功能是否滿足本企業(yè)業(yè)務處理要求目前市面上銷售的會計軟件，大的功能都有，只是在功能細節(jié)性方面有差異。企業(yè)在選購軟件時，應對會計軟件進行合法性測試，主要包括：(1)測試會計軟件提供的會計核算功能與財務管理功能的正確性，以確保單位財務會計工作的正常進行。面對如此眾多的會計軟件，我們?nèi)绾稳ミx擇適合自己的會計軟件呢？一般來說，購買單位在選擇時，可從以下幾個方面進行考察和選擇。但通過多年的市場優(yōu)勝劣汰，現(xiàn)在真正具有全國市場的也就10家左右。等到會計電算化深入到一定程度時，若商品化會計軟件不能完全滿足會計工作的需要，可考慮在通用會計軟件的基礎上，由單位自己或與軟件公司合作進行定點開發(fā)，從而對軟件的使用起到揚長避短的作用，充分發(fā)揮會計軟件的功能。通過對以上兩種軟件取得方式的分析，一個單位怎樣去選擇適合自己的會計軟件呢？我們認為，在單位開展會計電算化初期，可考慮先選擇通用型商品化會計軟件。與商品化會計軟件相比，定點開發(fā)的會計軟件具有專用性、易用性強的特點，同時也存在一定的局限，比如對本單位的技術要求高、軟件開發(fā)周期長且費用高、軟件的應變能力弱、質量難以保證、軟件的維護有一定的難度等。 定點開發(fā)的專用會計軟件雖然商品化會計軟件具有投資少、見效快的特點，但也存在著一定的不足，可考慮采用定點開發(fā)方式取得專用會計軟件，以滿足本單位的需求。這些初始化設置包括定義各種轉賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等，它除了需要用戶具備會計知識外，還需懂得一些計算機知識，對會計人員的要求較高。由于商品化會計軟件的通用性強，其中不含或含有較少的會計核算規(guī)則。這是因為商品化會計軟件是針對不同單位的會計業(yè)務的共同需求設計的，不可能考慮特定用戶的日常習慣，因而需要購買會計軟件的用戶改變自己的習慣，去適應商品化會計軟件的要求。2. 商品化會計軟件的不足(1) 對會計人員的綜合素質要求較高這主要表現(xiàn)在兩個方面。對于會計基礎較好的單位來說，試運行幾個月即可正式替代手工記賬，時間短、見效快。因此，選擇商品化會計軟件的成本相對于自行開發(fā)會計軟件低。同時，為適時滿足單位特殊業(yè)務所需和由于國家會計政策法規(guī)的變動，一般在軟件設計中都會考慮軟件功能的可擴展性。這些軟件廠商集中了一批會計電算化人才，他們既懂會計專業(yè)知識，又懂計算機知識，開發(fā)出來的會計軟件質量水平高，符合現(xiàn)行會計制度、會計法規(guī)的規(guī)定，功能完善，基本能滿足大多數(shù)單位會計核算的要求。商品化會計軟件的特點如下。目前，會計軟件的選擇有通用(商品化)會計軟件、定點開發(fā)(專用)會計軟件兩種。會計軟件各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系如圖35所示。為此，會計軟件各子系統(tǒng)之間應建立起數(shù)據(jù)傳遞關系。如果我們將各子系統(tǒng)單獨使用時，各子系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)只能由人工輸入計算機，而不能用其他子系統(tǒng)輸出的數(shù)據(jù)，從而導致會計數(shù)據(jù)重復錄入，增加了會計核算工作量，并且由于各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源不一致，可能導致數(shù)據(jù)處理結果各異。9. 財務分析子系統(tǒng)財務分析是建立在會計核算的基礎上，對財務數(shù)據(jù)進行綜合分析，一般包括財務狀況結構分析、財務狀況比較分析、財務狀況趨勢分析和財務預算方案完成情況分析等。8. 報表子系統(tǒng)報表子系統(tǒng)主要實現(xiàn)各種會計報表的格式定義、取數(shù)公式定義，完成報表的自動編制，并可進行報表查詢、打印、報表分析和匯總。7. 應收、應付賬款子系統(tǒng)應收賬款子系統(tǒng)完成各應收賬款的登記、沖銷工作，動態(tài)反映各客戶信息及應收賬款信息，并可進行賬齡分析和壞賬估計，并生成應收賬款明細賬、賬齡分析表及其他各種匯總表和分析表。6. 銷售核算子系統(tǒng)銷售核算子系統(tǒng)一般要與存貨中的產(chǎn)成品核算相關，實現(xiàn)對銷售收入、銷售成本、銷售稅金、銷售費用和銷售利潤的核算。除此之外，存貨核算子系統(tǒng)還支持對產(chǎn)成品等存貨進行盤點處理，生成產(chǎn)成品盤點表和盤虧盤盈明細表，并據(jù)此進行相應的賬務處理。(3) 根據(jù)各部門各產(chǎn)品領用材料情況，自動進行材料費用的分配，生成材料費用分配表。在按計劃成本組織核算的情況下，自動計算和分配存貨成本差異，生成采購明細賬、成本差異明細賬、在途材料明細賬和暫估材料明細賬。存貨核算子系統(tǒng)的功能可概括為四個方面。工資核算子系統(tǒng)的主要功能有：固定資產(chǎn)卡片結構和分類編碼設置、固定資產(chǎn)折舊方法定義、固定資產(chǎn)憑證定義、固定資產(chǎn)變動資料輸入和修改、固定資產(chǎn)折舊的計算和固定資產(chǎn)相關信息查詢等。工資核算子系統(tǒng)的主要功能有：工資初始設置，包括工資類型設置、定義工資項目、定義工資項目計算公式、定義工資費用分配憑證、定義工資表打印格式等；職工工資基礎資料編輯；工資增減變動及工資數(shù)據(jù)編輯；生成工資轉賬憑證；各種工資單、工資匯總表的查詢打印等功能。2. 工資核算子系統(tǒng)工資核算子系統(tǒng)完成工資的計算、工資費用的匯總和分配等工作，生成工資結算單、工資條、工資結算匯總表、工資費用分配匯總表、票面分解一覽表、職工福利費計提分配表等，并自動編制工資轉賬憑證傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。大部分賬務處理子系統(tǒng)還具備銀行對賬、出納管理和往來賬管理的功能，少部分賬務處理子系統(tǒng)還具備部門核算和項目核算的功能。1. 賬務處理子系統(tǒng)賬務處理子系統(tǒng)以記賬憑證作為處理對象，完成全部記賬、算賬、對賬、轉賬和結賬工作。 會計軟件的總體結構及主要功能會計軟件的總體結構是指一個完整的會計軟件由哪幾個子系統(tǒng)(每個子系統(tǒng)也稱為一個會計軟件)組成，每個子系統(tǒng)有哪些功能，相互之間的關系又是怎樣的。會計數(shù)據(jù)輸出有屏幕顯示輸出、打印輸出和軟盤或網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸輸出等幾種方式。(3) 自動編制會計報表用戶通過首次自定義報表格式、項目、定義各報表項目的取數(shù)公式，以及表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算和勾稽關系，在編表系統(tǒng)從會計賬簿數(shù)據(jù)等文件中取數(shù)，自動生成所需會計報表。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，適時生成各種形式的會計賬簿，且處理速度快、準確性高。會計數(shù)據(jù)處理包括以下內(nèi)容。軟件將對進入系統(tǒng)的憑證進行正確性、合法性的校驗，拒絕錯誤憑證的進入。方式二，記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生成記賬憑證。方式一，輸入記賬憑證的同時，輸入相應的原始憑證。初始化的主要內(nèi)容包括：確定操作人員的財務分工；設置總賬、明細賬的編碼和名稱，輸入期初數(shù)據(jù)；選擇會計核算方法，如固定資產(chǎn)折舊方法、成本核算方法等；定義自動轉賬憑證，如期末對成本費用進行分配、期末各損益的自動結轉等。一般情況下，會計數(shù)據(jù)的輸入包括以下內(nèi)容。為了保證會計數(shù)據(jù)處理結果的正確性，會計數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的防錯變得非常重要。將它們傳送到計算機內(nèi)，進行分類、歸集的過程稱為會計數(shù)據(jù)輸入。計算機會計數(shù)據(jù)處理流程與計算機賬務處理流程如圖334所示。會計軟件的根本目的是為了替代手工進行會計核算，因此，會計軟件首先必須滿足會計核算的需要，各功能的設計應符合我國會計法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，以確保會計數(shù)據(jù)的合法、真實、完整、準確。 會計軟件基本功能 根據(jù)國家財政部1994年頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，會計軟件基本功能是指會計軟件必須具備的功能和完成這些功能的基本步驟。通過結賬，將本期有關會計賬戶的發(fā)生額和余額計算出來，從而根據(jù)結賬后的金額把握企業(yè)的財務及經(jīng)營狀況。7. 日常業(yè)務處理會計電算化的日常業(yè)務處理包括原始單據(jù)的處理、記賬憑證的加工、賬簿的登記、查詢和打印、報表的編制等。6. 初始數(shù)據(jù)錄入企業(yè)在首次使用會計軟件時，需將手工會計加工的數(shù)據(jù)錄入到會計軟件系統(tǒng)中，從而使企業(yè)的電算化工作建立在前期的手工賬務處理的基礎上。編碼設置主要用于初始設置和修改會計軟件中所需要的所有編碼，如往來單位編碼、部門編碼、人員編碼、商品編碼、材料編碼、固定資產(chǎn)編碼、庫房庫位編碼、工資類型編碼等。在此基礎上，企業(yè)應根據(jù)自身業(yè)務特點，設置相應的明細科目，以完成本單位的會計核算工作。會計軟件的操作員及權限設置，主要包括設置軟件的操作員和操作權限