次全國海洋經(jīng)濟調(diào)查檔案管理技術規(guī)范(1)-文庫吧資料
2025-01-23 10:39本頁面
【正文】 內(nèi)圖件目錄 六、歸檔、驗收和移交 ?歸檔說明書 ?歸檔要求 ?歸檔審查 ?歸檔手續(xù) —— 對項目及其檔案情況的總體描述； —— 項目負責人或指定參加人員編制； —— 在本單位檔案部門歸檔時即提交； —— 放在整理單元檔案的首卷； —— 填寫準確、詳略得當、不能缺項。如照片組號為 2（ 615），照片編號 26； —— 對每張照片進行標識，完善照片說明信息和冊內(nèi)目錄信息； —— 建立照片文件總說明。 選擇載體裝具 制作外包裝標識 外包裝標識包括：任務名稱、替代卷檔號、載體檔號、套數(shù)、主要內(nèi)容、數(shù)據(jù)量、文件數(shù)、制作日期、制作人、檢查人等。 因電子文件載體不能與紙介質(zhì)存放在一個環(huán)境中，為了查找方便并保證全宗內(nèi)檔案的系統(tǒng)性而建立的案卷，內(nèi)置存儲載體目錄和電子文件目錄，同時在保管和利用過程中及時記錄這些電子文件的使用情況和存放位置。 —— 與本工作無關的文件材料 —— 普發(fā)的無針對性的文件材料 —— 執(zhí)行的標準規(guī)范等（非研制的） —— 非同一個整理單元的文件 —— 同一個整理單元內(nèi)的重復文件 …… 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內(nèi)容 注意歸檔未必移交，移交必須歸檔： —— 省級調(diào)查機構涉海單位清查系統(tǒng)和數(shù)據(jù)采集處理系統(tǒng)中導出的調(diào)查數(shù)據(jù)不需要移交，但本機構需要歸檔的則可以在本機構歸檔。 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內(nèi)容 —— 省級調(diào)查形成的文件材料，應進行逐級匯總，最后與省級調(diào)查辦形成的文件材料為一個整理單元； —— 其他任務如果有參加單位，則參加單位形成的文件材料應該匯總到牽頭單位，形成一個整理單元； —— 定期匯總，階段性任務完成匯總，人員變動時匯總等； —— 匯總時應辦理文件交接單。 —— 建立冊內(nèi)照片目錄信息。 —— 對應數(shù)碼照片拷貝到電子文件積累目錄下，可專門建立照片目錄，要注意數(shù)碼照片電子文件名應包括照片編號，便于互見查找。杜絕將圖片貼入文本文件打印輸出，此方法會嚴重影響照片清晰度。 調(diào)查文件積累方法 —— 照片文件 方法：選擇主題鮮明、影像清晰的照片沖洗成統(tǒng)一規(guī)格（一般 6寸）的紙質(zhì)照片，對每張照片按組內(nèi)在照片背面的右下角用黑色簽字筆標注流水號（建議先用鉛筆，便于修改）。 —— 注意 4：建立電子文件形成清單，記錄電子文件相關信息，格式可參考電子文件整理相關要求。 調(diào)查文件積累方法 —— 電子文件 —— 注意 3：電子文件內(nèi)容的完整性，不重要的過程文件和未完成的文件不能拷貝到積累文件目錄下。 調(diào)查文件積累方法 —— 電子文件 ?文本文件一般采用 PDF格式 ?照片文件一般為 JPEG或 TIFF格式 ?音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式 ?視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式 —— 注意 2：電子文件存儲格式符合技術規(guī)程和檔案工作要求。作者） —— 形成日期（落款日期） —— 附件（錄、表） —— 簽字 —— 印章 —— 發(fā)文與呈批件 —— 來文與復文 —— 譯文與原文 —— 原件與復制件 —— 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 完整性和有效性控制 調(diào)查文件積累方法 —— 電子文件 方法：同紙介質(zhì)文件積累方法，文件目錄就相當于文件盒，可以根據(jù)不同的工作內(nèi)容，建立不同的文件目錄，文件形成后拷貝到相應的目錄下。 三、調(diào)查文件形成和積累 ?文件積累范圍 ?文件積累方法 ?幾個特別要求 —— 紙質(zhì)文件 —— 電子文件 —— 照片文件 積累有效文件 有效積累文件 調(diào)查文件積累方法 —— 紙質(zhì)文件 方法：預立卷方式，待文件形成后及時置入事先設定的文件盒中，內(nèi)建一份文件目錄，及時修改文件目錄（修改、增加、減少等） 序號 文 件 編 號 責任者 文件題名 日期 保管期限 頁數(shù) 備注（有關情況說明） 調(diào)查文件積累方法 —— 紙質(zhì)文件 注意： —— 基于多個稿次文件； —— 根據(jù)文件的來源進行分類保管； —— 要跟蹤有關文件的處理進展，及時記錄非常規(guī)情況； —— 將文件信息的完整性和有效性控制在文件形成階段； —— 注意文件是否有效、是否辦理完畢。調(diào)查任務分工清單，方法“入戶走訪、集中座談”，形成現(xiàn)場記錄（筆記、照片、錄音、錄像等），填寫的單位清查表，清查表審核記錄 …… ； —— 標識認定涉海單位 。 “ 涉海單位清查”形成文件材料 ： —— 編制分發(fā)單位底冊 。 二、職責分工
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