【正文】 絕密 長(zhǎng)期絕密 長(zhǎng)期絕密 長(zhǎng)期機(jī)密 長(zhǎng)期 15 1111111中心戰(zhàn)略發(fā)展中心研發(fā)室研發(fā)室信息管理中心半年度歸檔附件 2 XXXX機(jī)電工程有限公司工程檔案一覽表檔案分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)一、主合同文件名稱密級(jí)保管期限移交份數(shù)編制及歸檔要求責(zé)任中心/部門(mén)歸檔崗位123招標(biāo)文件（招標(biāo)書(shū)、招標(biāo)申請(qǐng)、立項(xiàng)審批表)投標(biāo)文件（投標(biāo)澄清文件、商務(wù)標(biāo)書(shū)、技術(shù)標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、投標(biāo)結(jié)案報(bào)告）合同談判紀(jì)要及審批文件、項(xiàng)目合同、技術(shù)協(xié)議書(shū)海外項(xiàng)目招標(biāo)文件（招標(biāo)機(jī)密 長(zhǎng)期 1機(jī)密 長(zhǎng)期 1絕密 長(zhǎng)期 1原件歸檔，合同交檔案室后 30天內(nèi)歸檔正本歸檔，文件產(chǎn)生后 1 周內(nèi)歸檔營(yíng)銷(xiāo)中心投標(biāo)主管合約主管4567書(shū)、招標(biāo)申請(qǐng)、立項(xiàng)審批表) 機(jī)密 長(zhǎng)期 1海外項(xiàng)目投標(biāo)文件（投標(biāo)澄清文件、商務(wù)標(biāo)書(shū)、技術(shù)標(biāo)機(jī)密 長(zhǎng)期 1書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、投標(biāo)結(jié)案報(bào)告）海外項(xiàng)目合同談判紀(jì)要及機(jī)密 長(zhǎng)期 1審批文件海外項(xiàng)目項(xiàng)目合同、技術(shù)協(xié)絕密 長(zhǎng)期 1議書(shū)原件歸檔，合同交檔案室后 30天內(nèi)歸檔正本歸檔，文件產(chǎn)生后 1 周內(nèi)歸檔戰(zhàn)略發(fā)展中心營(yíng)銷(xiāo)中心戰(zhàn)略發(fā)展中心秘書(shū)合約主管二、項(xiàng)目管理文件合約主1 項(xiàng)目任務(wù)書(shū)2 項(xiàng)目管理計(jì)劃工程進(jìn)度計(jì)劃(一級(jí)進(jìn)度3 表、二級(jí)進(jìn)度表、三級(jí)進(jìn)度表）項(xiàng)目 WBS 清單、分包合同預(yù)4編號(hào)5 各類(lèi)活動(dòng)、項(xiàng)目階段照片6 項(xiàng)目總結(jié)秘密 長(zhǎng)期 1秘密 長(zhǎng)期 1秘密 長(zhǎng)期 1秘密 長(zhǎng)期 1秘密 短期 1機(jī)密 長(zhǎng)期 1原件歸檔，項(xiàng)目任務(wù)書(shū)下達(dá)后30 天內(nèi)歸檔。b. 照片、聲像檔案移交歸檔應(yīng)辦理移交歸檔手續(xù)，移交方法與移交其它檔案相同。 照片、聲像的移交檢查與歸檔。聲像檔案應(yīng)由聲像文件形成單位將需要?dú)w檔的錄像、錄音進(jìn)行編輯、整理。并著名拍攝時(shí)間、拍照人；領(lǐng)導(dǎo)視察要寫(xiě)出領(lǐng)導(dǎo)名字及在照片中的位置；設(shè)備吊裝和到貨開(kāi)箱的照片要寫(xiě)明設(shè)備名稱。綜合運(yùn)用六要素提示照片的全部信息一般不超過(guò) 200 字。e. 照片說(shuō)明的編寫(xiě)，一般是以單張照片編寫(xiě)照明。c. 照片排列一般按時(shí)間、施工階段、施工工序排列。檔案分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定a. 項(xiàng)目部在施工過(guò)程拍攝的照片按專業(yè)結(jié)合施工階段，專業(yè)需提供 20 張照片，主要是節(jié)點(diǎn)照片，按數(shù)碼照片打印稿樣式整理（見(jiàn)附件 4）。聲像檔案應(yīng)由形成部門(mén)負(fù)責(zé)整理、編輯并編寫(xiě)簡(jiǎn)要說(shuō)明，聲像檔案質(zhì)量性能必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。 c. 歸檔照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整。a. 照片檔案的整理應(yīng)遵循保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管和提供利用。 照片、聲像的收集范圍：a. 整個(gè)工程開(kāi)工的奠基儀式b. 土建：開(kāi)工、樁基、地基建成、主體建好后（交安裝）、整體的照片（例如石膏綜合樓的全貌照片、）、重要領(lǐng)導(dǎo)視察工程、工人施工照片（每一個(gè)單位（子單位）工程都要）c. 工藝、電氣、熱控：大型設(shè)備的吊裝、全貌圖（GGH）、工人施工照片、大型設(shè)備的開(kāi)箱、到貨的照片d. 專工調(diào)試的照片e. 通煙、168 試運(yùn)現(xiàn)場(chǎng)的照片f. 重大安全事故的照片 照片、聲像文件項(xiàng)目部根據(jù)歸檔范圍，及時(shí)收集、整理、歸檔。 電子檔案需在光盤(pán)盒表面填寫(xiě)電子歸檔電子文件信息表（附件 9）,在光盤(pán)盒背面填寫(xiě)電子文件卷內(nèi)目錄（附件 10）。卷盒的外表尺寸為 310ｍｍ220ｍｍ，厚度分別為 50ｍｍ，卷盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。文字材料必須裝訂。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。h. 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。f. 編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。e. 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。d. 檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。c. 檔號(hào)應(yīng)由分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a. 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a. 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。f. 日期：填寫(xiě)文件形成的日期。d. 文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。檔案分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定c. 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a. 卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附表達(dá)式的要求。c. 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄， 不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。b. 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角， 背面在左下角。 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：a. 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。 案卷的編目完整的案卷必須要有外封面（硬封面）、內(nèi)封面（附件 5）、卷內(nèi)目錄（附件 6）、資料正文、備考表（附件 7）、硬底面。 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。在同一年度、按文件收到的先后排列。b. 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。檔案分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一般不外借。，設(shè)計(jì)、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的 6 簽字，不得用計(jì)算機(jī)直接描出，以符合檔案管理的要求。 底圖a．底圖作為科技檔案的一部分，由檔案室集中管理。e. 對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件；文字型電子文件以 PDF、XML、RTF、TXT 為通用格式。c. 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件；歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本。光盤(pán)要圖像畫(huà)面清晰，電子文件保存內(nèi)容完整，介質(zhì)良好。 不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4 幅面（297ｍｍ210ｍｍ），圖標(biāo)欄露在外面?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。底圖以項(xiàng)目為單位單獨(dú)存放。圖紙一般采用 5 藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 紙質(zhì)載體不能有熱敏紙、拷貝紙等不適合長(zhǎng)期保存的紙張。 工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。編碼YCD保管期限永久長(zhǎng)期短期 同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。永久是指凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期是指反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，其保管期限等于該工程的使用壽命，一般在 20 年以上；短期是指在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件材料，一般保存 20 年以下，不得少于 15 年。 4 10 10 編碼012保密級(jí)別秘密類(lèi)機(jī)密類(lèi)絕密類(lèi)檔案分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。 檔案密級(jí)檔案密級(jí)可分為秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。檔號(hào)章由檔案室主任保管，如科技檔案管理員需使用，由檔案室主任批準(zhǔn)后方可借出使用。16（全宗號(hào)） （年度）（室編件號(hào)）8*（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限） （館編件號(hào)）315 歸檔章樣式：?jiǎn)挝?mm 科技檔案不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)下圖，圖示中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置）。財(cái)務(wù)檔案檔號(hào)編制依照財(cái)務(wù)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 公司管理檔案目錄號(hào)如下：GQRSGZ股權(quán)管理人事管理固定資產(chǎn) 2 X