【正文】 商選擇評價標準體系的構建、維系供應商伙伴關系、重大的投資或購買決策等。所以，采購 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 15 頁 共 64 頁 人員的責任和義務也就分為三個層次。 采購人員在此處是一種統(tǒng)稱，是針對所有參與采購事務的工作人員的一種責任和權利的劃分。因此，應該有一個統(tǒng)一的組織對其進行處理。 供應商提供的物料在運輸過程中和各類情況下，會有一定的殘料出現(xiàn)。這一子部門如果企業(yè)規(guī)模比較小，那么則歸屬于采購子部門。 運輸子部門。 負責各類票據(jù)和單據(jù)以及文件的保存。后者例如某企業(yè)把科室分為：華東科、華中科、華北科??。 采購子部門。例如采購中心下設的采購子部門叫作采購部，同理有的采購部門就叫采購部，那么其下設的采購子部門可能被叫做采購科。采購部門的名稱并不統(tǒng)一有的叫做采購中心，有的叫做采購部。 采購部門的職能主要有：分析公司原材料市場品質、價格等行情；尋找物料供應來源，對每項物料的供貨渠道加以調查和掌握；核對請購單所購物料的技術規(guī)范和技術標準；與供應商洽談，并安排工廠參觀，建立供應商的資料；與供應商進行采購談判，進行報價、議價等采購執(zhí)行任務；驗證進廠物料的數(shù)量與品質；對供應廠商的價格、品質、交期、交量等作出評估；進行跟單和催單；掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本；依采購合約或協(xié)議控制協(xié)調交貨期；呆料與廢料的預防與處理；采購物料的入庫、款項支付、 票據(jù)整理、歸檔。采購工作的各個環(huán)節(jié)應該是同一流暢的一體，計劃、管理、執(zhí)行三個環(huán)節(jié)是一種相互影響的關系，而不是單一的從上而下的工作。而在社會實踐中，這八項工作似乎只是管理層面臨的任務，這主要是因為他們誤解了采購機構的層次劃分。包括副總經(jīng)理在內的采購機構人員，最重要的工作有八項：評估現(xiàn)有的供應商；選擇及開發(fā)新的供應商；安排采購及交貨日期；談判采購合約的選定；從事價格分析；采購決 策的制定；指定運輸方式；控制存貨水平。 實時監(jiān)督 流程設計完畢的后應該與具體采購人員進行日常聯(lián)系，向其詢問流程設計是否嚴密等，如果問題積攢到一定程度，能夠證明流程設計的某個環(huán)節(jié)不合理，設計人員應該盡心改進或完善。 權責任務 各環(huán)節(jié)的負責人和審批人員的權利與義務以及任務要明確。 便于實施 為了更好地完成采購任務，采購流程的設計應該便于采購主管進行監(jiān)控、便于采購人員自行考核自己的工作、便于采購人員的業(yè)務處理。如表 表 流程設計因素 要點 說明 流程統(tǒng)一 流程應 該做到：同一部門負責，同一部門進行審核。 當采購部門對采購流程進行設計的時候，除了上述基本流程需要遵守以外，應該進行詳細規(guī)則的 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 13 頁 共 64 頁 制定。但采購部門工作人員應該與他們進行各種事物的交接，只有這項工作完成后，采購部門的工作才算是基本完成。 采購部門的最后一項工作是將物料入庫。所交貨品與合約規(guī)定不符經(jīng)驗收不合格的物料，應依據(jù)合約規(guī)定進行退貨并立即辦理重購，此種情況應該向物料主管經(jīng)理或廠長進行通報并等待審批結果。交貨驗收合格后，采購部門應隨即開具各類表單特別是發(fā)票，要對發(fā)票的內容是否正確進行審核，先經(jīng)采購部門核對無誤后，財務部門辦理付款手續(xù)。物料運輸?shù)降狡髽I(yè)后，企業(yè)將依據(jù)合同上的運輸、 物料品質等相關條款，對物料和物料運輸進行驗收，并對供應商出具驗收檢驗報告，并為供貨商的不良品加以處理等等。 如果供應商負責物料的運輸，采購部門應該時刻監(jiān)督供貨商能否準時交貨。上述程序完成后，企業(yè)采購部門或企業(yè)領導要與供應廠商，簽訂采購合約、開具物料訂購單等工作。 采購執(zhí)行和合同簽訂。企業(yè)的采購部門根據(jù)領導審批的采購計劃，利用各種渠道搜集供應信息，確定供應商和購買時機；研究談判技巧和價格幅度等；決定物流方案和物料檢驗標準；決定采購方法等。 上述任務完成后，采購部門將計劃上交采購部門主管和擁有審核權的企業(yè)領導。除 CD 兩類情 況外，企業(yè)采購部門要根據(jù)具體信息，決定購買哪些物料及多少數(shù)量并確定初步價格。需要采購信息包括： A 工廠企業(yè)內各類物料缺少的信息； B 市場信息（例如某類物料將要漲價或者短缺等等、市場競爭情況導致的某類產(chǎn)品生產(chǎn)超過計劃等）； C某類定購合同將要到期； D企業(yè)計劃采購設定條件成熟等。 請購單遞交 計劃制定審核 供應商尋找 合同簽訂 運輸和驗收 入庫或進入生產(chǎn)領域 圖 113 采購的基本程序 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 12 頁 共 64 頁 對于上述環(huán)節(jié)分述如下： 請購單遞交 。任何采購流程都是從“請購單的遞交”環(huán)節(jié)開始，的后將視情況而定進行環(huán)節(jié)的增減。 但無論采購流程有多么短或簡單，都必須擁有基本流程。 第五節(jié)采購流程 采購流程根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小和采購物料的分類以及數(shù)量大小而不同。而對于另外一些指標和項目，就應該時時剛性管理，即必須達到某一點。實際運作和評判結果要做的只是對上述這些預定進行嚴格執(zhí)行。 采購結果是對采購管理工作的校準衡量，在某種程度上，采購結果階段實際上就是采購的實際運作過程和評定過程。具體到采購管理來說它主要包括：制定采購計劃（采購方法的確定、物料數(shù)量和品質以及價格的制定等）的制定、對采購人員進行管理、采購資金的管理（付款方式的確定、總預算的測定等）、運輸和存儲管理（交貨及驗收管理、運輸方式的確定、存儲地點和方式的確定等）、采購評價和監(jiān) 控、采購組織的建立、采購管理機制的制定、采購流程的設定、采購組織機構人員責任與義務的劃分、采購人員的培訓等多方面的工作。 采購管理是指為了保障組織物資供應而對采購活動進行組織管理。 本書認為：物流成本與采購成本對于工廠管理來說高度重合。采購管理決定采購結果，然而采購結果的評定反過 來也會促進采購管理的改進與提高。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 10 頁 共 64 頁 第四節(jié)采購的工作范圍 采購部門的工作范圍主要包括采購管理和采購結果兩大類別的工作，其中每個類別又有著不同的小類別，請看圖 112 所示。 物料采購完成了上述基本任務外，還肩負著：尋找好的生產(chǎn)物料、積極配合生產(chǎn)、降低各類成本的任務。 在我們給出的物料定義中，明確地指出“以商品交易形式進行透明和公正地購買”。物流成本最主要的來源就是采購部門，因此，研究降低物流成本同樣是采購部門的基本任務。一般來說物流成本占總成本 30%左右，對于不同行業(yè)這一比例有所不同，醫(yī)藥行業(yè)的物流成本達到 40%，某些鮮活產(chǎn)品的物流成本則高達 60%。物流成本是原材料成本的外的第二大成本來源，它主要是指：物流過程中所耗費的各種資源的貨幣表現(xiàn)，如包裝、裝卸、運輸、儲存、流通加工、物流信息等各個環(huán)節(jié)所支出的人力、物力、財力總和。但其基本前提往往是：最大的滿足己方利益的前提下，而良好的供應商關系則是在最優(yōu)利益前提下提出建議。同時，當一種新材料出現(xiàn)時，良好的供應商關系，會使得供應商在同樣生產(chǎn)成本條件下，提出 建設性意見。 對于原材料方面的開發(fā)與研究，工廠、企業(yè)雖然會有所關注，但其敏感度和專業(yè)性肯定不如供應商。 供應商獨特的物料知識。這個道理其實很簡單，看一 看歷史上的國家、組織、個人等等，都莫不如此。 采購部門與供應商的合作關系有多種，對于強大的工廠采購部門來說，供應商往往是弱者，因此肆意盤剝供應商的情況屢見不鮮，其實這是極為不明智的行為。因此加強供應商與工廠的較好合作，將成為采購部門的基本工作。 采購流程可以多種多樣，但流程的根本要求在于：用最少的時間和成本，找到最適合的供應商。 ，找到最合適的供應商 首要任務完成后，采購還要不斷改進采購流程，讓采購的時間和環(huán)節(jié)降到最低，這樣有利于降低 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 9 頁 共 64 頁 直接采購成本和間接采購成本。如果不能夠正常供應物料，那么一切都將無從談起。對于一般采購部門來說，它應該在符合規(guī)定的前提下，采 取主觀能動性，盡職盡責地完成四大基本任務。遇到特殊情況，如質量嚴重不符等可以隨時解除合同。除了基本合同內容外，還要包括品種、數(shù)量、價格、交貨期、付款形式等內容，期限一般為 1年。 兩個合同 基本合同 物資供應部門與審定小組確定的供應商簽訂基本合同，內容包括：基本原則、適用范圍、質量保證、質量責任、包裝要求、交貨地點、知識產(chǎn)權、違約責任、合同解除等，期限 一般為 3 年。然后寫書面報告，報審定小組審定。 整個資質認證采購體系可以概括為：建立兩個組織；簽訂兩個合同；實施動態(tài)管理。這一方法的核心是：煙草行業(yè)物料需求商對供應商 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 8 頁 共 64 頁 的各類指標進行考核。上 述采購方法基本上是目前企業(yè)基本應用的采購方法，對于一些比較特殊的行業(yè)或企業(yè)，還可以采用一些其他采購方法。例如：某跨國公司面對中國市場的蓬勃發(fā)展，在其生產(chǎn)計劃外決定迅速增產(chǎn)。 上述類型往往不是孤立的單獨存在，隨著公司規(guī)模和性質的變化，往往是多種形式的組合。 詢價現(xiàn)購 采購人員選擇信用可靠的供應商，將采購條件說明后 ，詢問供貨價格并敦請供應商報價，經(jīng)過比較后采用雙方滿意的現(xiàn)價進行采購。 訂價采購 因為采購數(shù)量巨大，并非幾家供應商可以全部提供，所以向市場以某種價格進行采購，此類定價變動幅度較小。 議價采購 采購人員與供應商進行價格磋商后，按照議定價格進行采購。 投機采購 市場上某類產(chǎn)品雖然不是本企業(yè)生產(chǎn)的同類產(chǎn)品，也對其市場前景并不清楚，但難以掩蓋巨額利潤的吸引，而進行的短期性生產(chǎn)。 隨市酌購 根據(jù)市場情況而進行的臨時采購。 統(tǒng)籌預購 物料數(shù)量較大而且物料損耗速度和程度可以預期或比較，而規(guī)定在某一時間段集中進行采購。 購料 數(shù)量 及時 間 隨請隨購 因為物料損耗管理難度較大且總體價格較低，各部門發(fā)現(xiàn)物料短缺后就進行申請采購。這種情況使用于制造企業(yè)各分工廠處在不同地域或不同經(jīng)濟區(qū)域，運輸較為困難的大型企業(yè)集團。例如各類連鎖業(yè)態(tài)、制造企業(yè)集團等。 委托采購 公司委托代理商或貿易公司向物料供應商進行采購。 表 采購方法一般分類模版 采購方式 調撥采購 公司旗下各分廠的間，將過剩的物料互相支援而出現(xiàn)的采購方法。當國外材料價格低、品質高、性能好，綜合成本比國內采購低時，可考慮國外采購。而材料價格每降低 1%，其它條件不變前提下，工廠的利潤回報率可增加 15%。 物料采購的方法根據(jù)不同的標準可以分成不同的類型，例如按照采購地區(qū)劃分，就可以分為國內采購和國外采購。因此，企業(yè)為了獲取盡可能多的利潤，就必須想方設法加快物料和信息的流動速度，而這樣必須依靠采購的力量、充分發(fā)揮供應商的積極性，才 能夠做到。也就是說，物流速度越快，物流成本越低，企業(yè)的利潤越大。 因此，降低原材料成本是提高企業(yè)利潤的最佳方式。 0102030405060物料成