【正文】 商選擇評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建、維系供應(yīng)商伙伴關(guān)系、重大的投資或購(gòu)買(mǎi)決策等。所以，采購(gòu) 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 15 頁(yè) 共 64 頁(yè) 人員的責(zé)任和義務(wù)也就分為三個(gè)層次。 采購(gòu)人員在此處是一種統(tǒng)稱(chēng)，是針對(duì)所有參與采購(gòu)事務(wù)的工作人員的一種責(zé)任和權(quán)利的劃分。因此，應(yīng)該有一個(gè)統(tǒng)一的組織對(duì)其進(jìn)行處理。 供應(yīng)商提供的物料在運(yùn)輸過(guò)程中和各類(lèi)情況下，會(huì)有一定的殘料出現(xiàn)。這一子部門(mén)如果企業(yè)規(guī)模比較小，那么則歸屬于采購(gòu)子部門(mén)。 運(yùn)輸子部門(mén)。 負(fù)責(zé)各類(lèi)票據(jù)和單據(jù)以及文件的保存。后者例如某企業(yè)把科室分為：華東科、華中科、華北科??。 采購(gòu)子部門(mén)。例如采購(gòu)中心下設(shè)的采購(gòu)子部門(mén)叫作采購(gòu)部，同理有的采購(gòu)部門(mén)就叫采購(gòu)部，那么其下設(shè)的采購(gòu)子部門(mén)可能被叫做采購(gòu)科。采購(gòu)部門(mén)的名稱(chēng)并不統(tǒng)一有的叫做采購(gòu)中心，有的叫做采購(gòu)部。 采購(gòu)部門(mén)的職能主要有：分析公司原材料市場(chǎng)品質(zhì)、價(jià)格等行情；尋找物料供應(yīng)來(lái)源，對(duì)每項(xiàng)物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握；核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單所購(gòu)物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；與供應(yīng)商洽談，并安排工廠參觀，建立供應(yīng)商的資料；與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，進(jìn)行報(bào)價(jià)、議價(jià)等采購(gòu)執(zhí)行任務(wù)；驗(yàn)證進(jìn)廠物料的數(shù)量與品質(zhì)；對(duì)供應(yīng)廠商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等作出評(píng)估；進(jìn)行跟單和催單；掌握公司主要物料的市場(chǎng)價(jià)格起伏狀況，了解市場(chǎng)走勢(shì)，加以分析并控制成本；依采購(gòu)合約或協(xié)議控制協(xié)調(diào)交貨期；呆料與廢料的預(yù)防與處理；采購(gòu)物料的入庫(kù)、款項(xiàng)支付、 票據(jù)整理、歸檔。采購(gòu)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該是同一流暢的一體，計(jì)劃、管理、執(zhí)行三個(gè)環(huán)節(jié)是一種相互影響的關(guān)系，而不是單一的從上而下的工作。而在社會(huì)實(shí)踐中，這八項(xiàng)工作似乎只是管理層面臨的任務(wù)，這主要是因?yàn)樗麄冋`解了采購(gòu)機(jī)構(gòu)的層次劃分。包括副總經(jīng)理在內(nèi)的采購(gòu)機(jī)構(gòu)人員，最重要的工作有八項(xiàng)：評(píng)估現(xiàn)有的供應(yīng)商；選擇及開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商；安排采購(gòu)及交貨日期；談判采購(gòu)合約的選定；從事價(jià)格分析；采購(gòu)決 策的制定；指定運(yùn)輸方式；控制存貨水平。 實(shí)時(shí)監(jiān)督 流程設(shè)計(jì)完畢的后應(yīng)該與具體采購(gòu)人員進(jìn)行日常聯(lián)系，向其詢問(wèn)流程設(shè)計(jì)是否嚴(yán)密等，如果問(wèn)題積攢到一定程度，能夠證明流程設(shè)計(jì)的某個(gè)環(huán)節(jié)不合理，設(shè)計(jì)人員應(yīng)該盡心改進(jìn)或完善。 權(quán)責(zé)任務(wù) 各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人和審批人員的權(quán)利與義務(wù)以及任務(wù)要明確。 便于實(shí)施 為了更好地完成采購(gòu)任務(wù)，采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該便于采購(gòu)主管進(jìn)行監(jiān)控、便于采購(gòu)人員自行考核自己的工作、便于采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)處理。如表 表 流程設(shè)計(jì)因素 要點(diǎn) 說(shuō)明 流程統(tǒng)一 流程應(yīng) 該做到：同一部門(mén)負(fù)責(zé)，同一部門(mén)進(jìn)行審核。 當(dāng)采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，除了上述基本流程需要遵守以外，應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)規(guī)則的 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 13 頁(yè) 共 64 頁(yè) 制定。但采購(gòu)部門(mén)工作人員應(yīng)該與他們進(jìn)行各種事物的交接，只有這項(xiàng)工作完成后，采購(gòu)部門(mén)的工作才算是基本完成。 采購(gòu)部門(mén)的最后一項(xiàng)工作是將物料入庫(kù)。所交貨品與合約規(guī)定不符經(jīng)驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定進(jìn)行退貨并立即辦理重購(gòu)，此種情況應(yīng)該向物料主管經(jīng)理或廠長(zhǎng)進(jìn)行通報(bào)并等待審批結(jié)果。交貨驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)隨即開(kāi)具各類(lèi)表單特別是發(fā)票，要對(duì)發(fā)票的內(nèi)容是否正確進(jìn)行審核，先經(jīng)采購(gòu)部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。物料運(yùn)輸?shù)降狡髽I(yè)后，企業(yè)將依據(jù)合同上的運(yùn)輸、 物料品質(zhì)等相關(guān)條款，對(duì)物料和物料運(yùn)輸進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)供應(yīng)商出具驗(yàn)收檢驗(yàn)報(bào)告，并為供貨商的不良品加以處理等等。 如果供應(yīng)商負(fù)責(zé)物料的運(yùn)輸，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該時(shí)刻監(jiān)督供貨商能否準(zhǔn)時(shí)交貨。上述程序完成后，企業(yè)采購(gòu)部門(mén)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要與供應(yīng)廠商，簽訂采購(gòu)合約、開(kāi)具物料訂購(gòu)單等工作。 采購(gòu)執(zhí)行和合同簽訂。企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購(gòu)計(jì)劃，利用各種渠道搜集供應(yīng)信息，確定供應(yīng)商和購(gòu)買(mǎi)時(shí)機(jī)；研究談判技巧和價(jià)格幅度等；決定物流方案和物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；決定采購(gòu)方法等。 上述任務(wù)完成后，采購(gòu)部門(mén)將計(jì)劃上交采購(gòu)部門(mén)主管和擁有審核權(quán)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。除 CD 兩類(lèi)情 況外，企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要根據(jù)具體信息，決定購(gòu)買(mǎi)哪些物料及多少數(shù)量并確定初步價(jià)格。需要采購(gòu)信息包括： A 工廠企業(yè)內(nèi)各類(lèi)物料缺少的信息； B 市場(chǎng)信息（例如某類(lèi)物料將要漲價(jià)或者短缺等等、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況導(dǎo)致的某類(lèi)產(chǎn)品生產(chǎn)超過(guò)計(jì)劃等）； C某類(lèi)定購(gòu)合同將要到期； D企業(yè)計(jì)劃采購(gòu)設(shè)定條件成熟等。 請(qǐng)購(gòu)單遞交 計(jì)劃制定審核 供應(yīng)商尋找 合同簽訂 運(yùn)輸和驗(yàn)收 入庫(kù)或進(jìn)入生產(chǎn)領(lǐng)域 圖 113 采購(gòu)的基本程序 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 12 頁(yè) 共 64 頁(yè) 對(duì)于上述環(huán)節(jié)分述如下： 請(qǐng)購(gòu)單遞交 。任何采購(gòu)流程都是從“請(qǐng)購(gòu)單的遞交”環(huán)節(jié)開(kāi)始，的后將視情況而定進(jìn)行環(huán)節(jié)的增減。 但無(wú)論采購(gòu)流程有多么短或簡(jiǎn)單，都必須擁有基本流程。 第五節(jié)采購(gòu)流程 采購(gòu)流程根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小和采購(gòu)物料的分類(lèi)以及數(shù)量大小而不同。而對(duì)于另外一些指標(biāo)和項(xiàng)目，就應(yīng)該時(shí)時(shí)剛性管理，即必須達(dá)到某一點(diǎn)。實(shí)際運(yùn)作和評(píng)判結(jié)果要做的只是對(duì)上述這些預(yù)定進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。 采購(gòu)結(jié)果是對(duì)采購(gòu)管理工作的校準(zhǔn)衡量，在某種程度上，采購(gòu)結(jié)果階段實(shí)際上就是采購(gòu)的實(shí)際運(yùn)作過(guò)程和評(píng)定過(guò)程。具體到采購(gòu)管理來(lái)說(shuō)它主要包括：制定采購(gòu)計(jì)劃（采購(gòu)方法的確定、物料數(shù)量和品質(zhì)以及價(jià)格的制定等）的制定、對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行管理、采購(gòu)資金的管理（付款方式的確定、總預(yù)算的測(cè)定等）、運(yùn)輸和存儲(chǔ)管理（交貨及驗(yàn)收管理、運(yùn)輸方式的確定、存儲(chǔ)地點(diǎn)和方式的確定等）、采購(gòu)評(píng)價(jià)和監(jiān) 控、采購(gòu)組織的建立、采購(gòu)管理機(jī)制的制定、采購(gòu)流程的設(shè)定、采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)人員責(zé)任與義務(wù)的劃分、采購(gòu)人員的培訓(xùn)等多方面的工作。 采購(gòu)管理是指為了保障組織物資供應(yīng)而對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行組織管理。 本書(shū)認(rèn)為：物流成本與采購(gòu)成本對(duì)于工廠管理來(lái)說(shuō)高度重合。采購(gòu)管理決定采購(gòu)結(jié)果，然而采購(gòu)結(jié)果的評(píng)定反過(guò) 來(lái)也會(huì)促進(jìn)采購(gòu)管理的改進(jìn)與提高。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 10 頁(yè) 共 64 頁(yè) 第四節(jié)采購(gòu)的工作范圍 采購(gòu)部門(mén)的工作范圍主要包括采購(gòu)管理和采購(gòu)結(jié)果兩大類(lèi)別的工作，其中每個(gè)類(lèi)別又有著不同的小類(lèi)別，請(qǐng)看圖 112 所示。 物料采購(gòu)?fù)瓿闪松鲜龌救蝿?wù)外，還肩負(fù)著：尋找好的生產(chǎn)物料、積極配合生產(chǎn)、降低各類(lèi)成本的任務(wù)。 在我們給出的物料定義中，明確地指出“以商品交易形式進(jìn)行透明和公正地購(gòu)買(mǎi)”。物流成本最主要的來(lái)源就是采購(gòu)部門(mén)，因此，研究降低物流成本同樣是采購(gòu)部門(mén)的基本任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)物流成本占總成本 30%左右，對(duì)于不同行業(yè)這一比例有所不同，醫(yī)藥行業(yè)的物流成本達(dá)到 40%，某些鮮活產(chǎn)品的物流成本則高達(dá) 60%。物流成本是原材料成本的外的第二大成本來(lái)源，它主要是指：物流過(guò)程中所耗費(fèi)的各種資源的貨幣表現(xiàn)，如包裝、裝卸、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、流通加工、物流信息等各個(gè)環(huán)節(jié)所支出的人力、物力、財(cái)力總和。但其基本前提往往是：最大的滿足己方利益的前提下，而良好的供應(yīng)商關(guān)系則是在最優(yōu)利益前提下提出建議。同時(shí)，當(dāng)一種新材料出現(xiàn)時(shí)，良好的供應(yīng)商關(guān)系，會(huì)使得供應(yīng)商在同樣生產(chǎn)成本條件下，提出 建設(shè)性意見(jiàn)。 對(duì)于原材料方面的開(kāi)發(fā)與研究，工廠、企業(yè)雖然會(huì)有所關(guān)注，但其敏感度和專(zhuān)業(yè)性肯定不如供應(yīng)商。 供應(yīng)商獨(dú)特的物料知識(shí)。這個(gè)道理其實(shí)很簡(jiǎn)單，看一 看歷史上的國(guó)家、組織、個(gè)人等等，都莫不如此。 采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的合作關(guān)系有多種，對(duì)于強(qiáng)大的工廠采購(gòu)部門(mén)來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商往往是弱者，因此肆意盤(pán)剝供應(yīng)商的情況屢見(jiàn)不鮮，其實(shí)這是極為不明智的行為。因此加強(qiáng)供應(yīng)商與工廠的較好合作，將成為采購(gòu)部門(mén)的基本工作。 采購(gòu)流程可以多種多樣，但流程的根本要求在于：用最少的時(shí)間和成本，找到最適合的供應(yīng)商。 ，找到最合適的供應(yīng)商 首要任務(wù)完成后，采購(gòu)還要不斷改進(jìn)采購(gòu)流程，讓采購(gòu)的時(shí)間和環(huán)節(jié)降到最低，這樣有利于降低 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 9 頁(yè) 共 64 頁(yè) 直接采購(gòu)成本和間接采購(gòu)成本。如果不能夠正常供應(yīng)物料，那么一切都將無(wú)從談起。對(duì)于一般采購(gòu)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它應(yīng)該在符合規(guī)定的前提下，采 取主觀能動(dòng)性，盡職盡責(zé)地完成四大基本任務(wù)。遇到特殊情況，如質(zhì)量嚴(yán)重不符等可以隨時(shí)解除合同。除了基本合同內(nèi)容外，還要包括品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款形式等內(nèi)容，期限一般為 1年。 兩個(gè)合同 基本合同 物資供應(yīng)部門(mén)與審定小組確定的供應(yīng)商簽訂基本合同，內(nèi)容包括：基本原則、適用范圍、質(zhì)量保證、質(zhì)量責(zé)任、包裝要求、交貨地點(diǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任、合同解除等，期限 一般為 3 年。然后寫(xiě)書(shū)面報(bào)告，報(bào)審定小組審定。 整個(gè)資質(zhì)認(rèn)證采購(gòu)體系可以概括為：建立兩個(gè)組織；簽訂兩個(gè)合同；實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。這一方法的核心是：煙草行業(yè)物料需求商對(duì)供應(yīng)商 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 8 頁(yè) 共 64 頁(yè) 的各類(lèi)指標(biāo)進(jìn)行考核。上 述采購(gòu)方法基本上是目前企業(yè)基本應(yīng)用的采購(gòu)方法，對(duì)于一些比較特殊的行業(yè)或企業(yè)，還可以采用一些其他采購(gòu)方法。例如：某跨國(guó)公司面對(duì)中國(guó)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，在其生產(chǎn)計(jì)劃外決定迅速增產(chǎn)。 上述類(lèi)型往往不是孤立的單獨(dú)存在，隨著公司規(guī)模和性質(zhì)的變化，往往是多種形式的組合。 詢價(jià)現(xiàn)購(gòu) 采購(gòu)人員選擇信用可靠的供應(yīng)商，將采購(gòu)條件說(shuō)明后 ，詢問(wèn)供貨價(jià)格并敦請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，經(jīng)過(guò)比較后采用雙方滿意的現(xiàn)價(jià)進(jìn)行采購(gòu)。 訂價(jià)采購(gòu) 因?yàn)椴少?gòu)數(shù)量巨大，并非幾家供應(yīng)商可以全部提供，所以向市場(chǎng)以某種價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)，此類(lèi)定價(jià)變動(dòng)幅度較小。 議價(jià)采購(gòu) 采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格磋商后，按照議定價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)。 投機(jī)采購(gòu) 市場(chǎng)上某類(lèi)產(chǎn)品雖然不是本企業(yè)生產(chǎn)的同類(lèi)產(chǎn)品，也對(duì)其市場(chǎng)前景并不清楚，但難以掩蓋巨額利潤(rùn)的吸引，而進(jìn)行的短期性生產(chǎn)。 隨市酌購(gòu) 根據(jù)市場(chǎng)情況而進(jìn)行的臨時(shí)采購(gòu)。 統(tǒng)籌預(yù)購(gòu) 物料數(shù)量較大而且物料損耗速度和程度可以預(yù)期或比較，而規(guī)定在某一時(shí)間段集中進(jìn)行采購(gòu)。 購(gòu)料 數(shù)量 及時(shí) 間 隨請(qǐng)隨購(gòu) 因?yàn)槲锪蠐p耗管理難度較大且總體價(jià)格較低，各部門(mén)發(fā)現(xiàn)物料短缺后就進(jìn)行申請(qǐng)采購(gòu)。這種情況使用于制造企業(yè)各分工廠處在不同地域或不同經(jīng)濟(jì)區(qū)域，運(yùn)輸較為困難的大型企業(yè)集團(tuán)。例如各類(lèi)連鎖業(yè)態(tài)、制造企業(yè)集團(tuán)等。 委托采購(gòu) 公司委托代理商或貿(mào)易公司向物料供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。 表 采購(gòu)方法一般分類(lèi)模版 采購(gòu)方式 調(diào)撥采購(gòu) 公司旗下各分廠的間，將過(guò)剩的物料互相支援而出現(xiàn)的采購(gòu)方法。當(dāng)國(guó)外材料價(jià)格低、品質(zhì)高、性能好，綜合成本比國(guó)內(nèi)采購(gòu)低時(shí)，可考慮國(guó)外采購(gòu)。而材料價(jià)格每降低 1%，其它條件不變前提下，工廠的利潤(rùn)回報(bào)率可增加 15%。 物料采購(gòu)的方法根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以分成不同的類(lèi)型，例如按照采購(gòu)地區(qū)劃分，就可以分為國(guó)內(nèi)采購(gòu)和國(guó)外采購(gòu)。因此，企業(yè)為了獲取盡可能多的利潤(rùn)，就必須想方設(shè)法加快物料和信息的流動(dòng)速度，而這樣必須依靠采購(gòu)的力量、充分發(fā)揮供應(yīng)商的積極性，才 能夠做到。也就是說(shuō)，物流速度越快，物流成本越低，企業(yè)的利潤(rùn)越大。 因此，降低原材料成本是提高企業(yè)利潤(rùn)的最佳方式。 0102030405060物料成