【正文】 學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。秘書的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。它對(duì)秘書人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書人員寫材料不說(shuō)外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書學(xué)科專業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書人才。這部分知識(shí)是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志?？煞譃槊貢鴮W(xué)科專業(yè)知識(shí)和秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識(shí)。二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。由于我國(guó)的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。秘書工作政策性很強(qiáng)，秘書人員如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。法律政策類。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。倫理使人莊重。數(shù)學(xué)使人周密。培根也說(shuō)過(guò)：歷史使人明智。如語(yǔ)文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。學(xué)習(xí)這部分知識(shí)，就是要使秘書人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會(huì)主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識(shí)?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。
　　，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。
　　，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類別，各類知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類知識(shí)的比重。現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。秘書擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門乃至國(guó)家的發(fā)展。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書是很難的。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫寫抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。秘書只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng)。秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書能力的基礎(chǔ)。秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書自身能力。當(dāng)然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。
　　,進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
　　“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。這種形勢(shì)，也給秘書工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識(shí)。在交往過(guò)程中，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。心理學(xué)知識(shí)。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。如行政機(jī)關(guān)的秘書可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學(xué)等。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。
　　(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。在國(guó)外，對(duì)秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。這是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分。
　　行業(yè)專業(yè)知識(shí)。要求企業(yè)秘書人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。而檔案學(xué)則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。文書處理的現(xiàn)代化手段等。文書工作的規(guī)律、原則、制度和方法。文書學(xué)是研究文書和文書工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門學(xué)科。與此同時(shí)，企業(yè)秘書人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過(guò)程中掌握新興的信息技術(shù)。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達(dá)能力。
　　寫作學(xué)對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，秘書學(xué)是專業(yè)中的根本，是從事秘書職業(yè)的入門學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。秘書學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系。秘書人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求。內(nèi)容一般包括：秘書部門的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制。秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語(yǔ)以及中國(guó)秘書史等等。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)。
　　(2)秘書人員的專業(yè)知識(shí)可分為兩大部分。熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。具體來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等