【正文】 部門會議由各部門自行組織，部門文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 部門文員：部門會議的接待與會后的臺面整理工作。會議室的日常清潔。 第 25 頁 共 81 頁 第十三章 會議管理辦法 1． 職責 /權限： 行政人事部 ：公司會議室的日常管理，會議室的統(tǒng)一安排。 因工作需要需在公司直線撥打長途電話時，應在行政 人事 文員處做好登記。 6． 話費 實施憑發(fā)票報銷，享有話費補貼員工的手機必須 24 小時開機。 4. 手機話費限額標準： 公司根據員工的職責及級別實行限額包干，超出部分自付，具體每月限額如下： (1) 副總裁： 1000 元； (2) 總經理： 800 元； (3) 副總理： 700 元； (4) 總 監(jiān) ： 600 元； (5) 經 理： 500 元 ； (6) 副經理： 300 元； (7) 主 管： 200 元 ； (8) 司 機： 0200 元； (9) 其他職員通訊標準按“行政 人事 ”、“財務”雙簽執(zhí)行； 注： 沒有設置手機費定額因工作需要手機費的崗位，或者是已設置定額因工作需要超標的崗位，由部門負責人申請， 經行政人事負責人、主管 總監(jiān) 審核后，報 副 總裁批準生效； 以上已設置定額的崗位，但實際工作中不需要，或者是定額高于實際工作需要的，由各部門負責人提出，經 行政人事負責人 、 主管總監(jiān) 批準報 行政人事部 備案生效。 2. 部門的電話機、傳真機及其它辦公設備的購買、維修，由 行政人事 部 統(tǒng)一負責。 4. 員工離職時，應將名片交回 行政人事部 。 2. 印制名片要提前三天填寫 《名片印刷 申請表》，由 部門負責人簽字后送 行政人事部 。 公司物品 ： 公司大件物品要搬出公司，須提供相關部門提供的證明，由前臺文員 /保安電話向 行政人事 部 匯報，得到肯定答復后予以放行。未經 行政人事部 同意，不允許來訪人員拍照或攝影。 入公司時 前臺文員 應于登記 并 簽注入公司時間，參觀完畢出公司時簽注出公司時間，翌日送 行政人事部 門存查。 非本公司人員： 如因公需入公司者， 前臺文員 應登記并 聯系相關人員接待 ，離開時 登記出公司時間 ，同時須注意是否有物品出入 。 第 23 頁 共 81 頁 2． 適用 范圍 ： 人員、車輛、物品出入公司門口時，應遵守本規(guī)定，由保安負責管理。 6．檔案目錄制定 所有檔案的前二級目錄（公司名 +部門名）由 行政人事部 統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報 行政人事部 。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。 圖書資料：公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由 行政人事部 ，存放于閱覽室，員工需要用時需辦理借閱手續(xù)。 策劃類 ：市場調研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管，項目完成后統(tǒng)一移交給 行政人事部 。 財務類：各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產帳等）、 會計報表等 由財務 部 負責保管。 公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據行政級別的不同對查 閱資料的內容加以限制）、網絡化管理。 行政人事部 按規(guī)定格式填寫案卷目錄 。 3．原則 部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理，項目完成后所有資料原件應移交給 行政人事部統(tǒng)一保管。 第九章 資料管理 1．目的 明確 公司資料管理原則，建立完善準確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。 5 涉及費用支出的事項，未經請示不得擅自決定，否則，其費用由有關責任人自理。審批時間一般不超過 3 個工作日，緊急工作事宜，需及時簽署審核、審批意見。 2 請示工作可采取發(fā)送《簽報單》及口頭請示兩種形式進行，重大、重要工作的請示，必須報送《簽報單》。 第八章 請示報告制度 目的： 為建立良好的工作秩序，進一步規(guī)范集團的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制定本制度。 5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。 “報告”中不得帶請示事項。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于 ******請示”（報告、通知、決定、通報）。 發(fā)文字號格式：部門簡稱 + （年號） +文件編號（ **號），例如 行政人事部 發(fā)文：行政 人事 （ 2021） 012 號，表示 行政人事部 2021 年發(fā)的第 12 次公文。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。 以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，蓋章后發(fā)出。 2．發(fā)文 凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由主管總監(jiān)簽 發(fā)，重要文件需請示 副 總裁同意后，由有關部門負責擬稿，由 副 總裁簽發(fā)。 會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。 報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。 通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。 第七章 公文管理 1．公文的種類 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 19 司機全年安全行車，未出交通事故的，給予獎勵。 17 下班后，應將車輛停放適當地點保管，不準私自用車。對工作安排有意見的，事后可向 上級領導按正常程序 反映。有要事確需離開司機室時，要告知管理人員去向和所需時間，經批準后方可離開；出車外出回來，應立即到管理人員處報到。 14 上班時間內司機未 被派出車的，應隨時在司機室等候出車。車內客人談話時，除非客人主動搭話，不準隨便插嘴。本公司員工在車內吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直接制止。違章造成后果由當事人負責。 9 司機駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準危險駕車 (包括高速、爬頭、緊跟、爭道、賽車等 )。 7 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保 證證件齊全。 6 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。 5 司機發(fā)現所駕車輛有故障時要立即檢修。 4 出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現不正常時，要立即加補或調整。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。并應遵守本公司其他相關的規(guī)章制度。 員工遇有急病、急診等須用車，由公司派車。 其他公務用車視交通便利和辦事地點及程度派車，所乘公交車辦事方便的，盡量不派用車。 因公事開車，不可抗拒而肇事者，其除由保險公司理賠外所超出的費用由公司報銷。 司機因違章肇事被交警裁決的，凡裁決結果為司機負全部責任，罰款總額在1000 元以下的，由司機全額承擔；在 1000 元以上的，由車隊視具體情況擬訂處理意見報公司審批；如結果為司機要負間接責任的，司機本人承擔罰款的 50%；其中，若違章原因不在司機的，視具體情況作相應的處理。 司機遇交通事故時，應立即通知交警處理，并立即報告公司，私自了結的，公司不承擔任何責任。 5．交通違章處理： 司機因違章被交通部門處罰的，由個人負責，被處拘留的，拘留期間扣發(fā)工資和各項補貼，司機被處吊扣駕駛證的，扣證期間臨時安排其他工作的，發(fā)給基本工資，未安排其他工作的，做停職處理。 若車外出遇緊急情況， 須 電話向 行政 人事負責人 請求經同意回來后補辦有關手續(xù)。 ? 正 常情況下更換各項消耗品的行駛里程標準 （ 1）白金 ： 20210 公里 （ 2）機油 ： 5000 公里 （ 3）黃油 ： 10000 公里（ 4）機油濾清器 ： 10000 公里（ 5）空氣濾清器 ： 20210 公里（ 6）火星塞 ： 15000 公里 （ 7）輪胎 ： 40000 公里 公司車輛每行駛一萬公里均須做二級保養(yǎng)一次。 定期保養(yǎng)標準： ? 每周至少清洗車輛 兩 次（每天出車前應確保清潔為原則）。 車輛送修配廠檢修前或每年年檢及中修、大修，司機需填寫維修單，經各級審批后可送修。 3．維修、保養(yǎng)管理： 行政人事 部 建立車輛檔案，對每輛車的維修、保養(yǎng)狀況、費用使用情況、操作駕駛特點等進行詳細記錄。 非 行政人事部 指派，私自使用車輛的，每次罰款 300 元， 并且由此造成后果由司機本人承擔。 公司所有車輛原則上不得外借，確因工作原因需外借的，由 副總裁 批準 ，行政人事部 辦理外借手續(xù)，注明借用人，交還時間、交還地點后方予外借。 公司車輛過夜必須安全停放，并采取相應防盜措施，防止車輛被盜或損壞。 車輛使用的一般程序如下： 用車人填寫《派車申請單》→所在部門負責人簽字→ 報 行政人事部 審批 第 16 頁 共 81 頁 → 司機出車。 行政用車原則上在公司部門經理級以上管理人員或多人公務外出時方予派車，其它用途用車的，由 行政人事部 負責人 安排執(zhí)行。 2． 車輛使用及管理： 公司車輛主要供以下三種用途： 1）、業(yè)務用車