大型會議座次圖等證表卡生成步驟(參考版)
2025-06-26 15:21本頁面
【正文】 對于EXCEL水平一般的讀者來說，僅從文字上學習本系統(tǒng)的創(chuàng)建是有一定難度的，為此大家提供了范例EXCEL文件方便學習。也正是通過這些具體實踐，檢驗和發(fā)展了這套系統(tǒng)功能，使其具有了較強的通用性和可操作性。本文為了突出主題，人為減少了對這些函數(shù)的使用，建議計算機水平較高的同志學習這些函數(shù)的使用方法，再次成倍提升效率。本例中，VLOOKUP函數(shù)在反復使用，其功能得到了較充分的體現(xiàn)。這樣，當會議通知下發(fā)后，會務人員在接受各部門上報參會人員時就可以在《干部名冊》上直接做標記，不容易聽錯、記錯人名和丟漏單位，制作《人員名單》時可在《干部名冊》基礎上簡單修改，工作的效率和準確性就會大大提升。座次圖自動生成系統(tǒng)不是獨立開發(fā)的程序，只是EXCEL軟件多種技巧的應用組合，大多數(shù)機關工作人員都能迅速學會和熟練使用，能根據(jù)不同的會場制作出個性化、符合本單位實際情況的座次圖模板，也能比較容易的進行功能拓展和對基本結構的修改。由于EXCEL軟件的特殊功能，對數(shù)字的批量修改可以通過拖拽鼠標一鍵搞定，而《座次圖》等模塊隨之進行的自動更新可以瞬間完成，這是快速調整得以實現(xiàn)的關鍵所在。由于參會《人員名單》和各個《數(shù)字布局圖》形象、清晰，為報請領導提前介入審核提供了條件，在領導確定大原則后，《座次圖》調整的可能性大大減少?！稊?shù)字布局圖》、《座次圖》等表格的的公式雖然需要定義，但只要設好其中一個單元格的函數(shù)，就可以使用鼠標拖拽的方式完成所有單元格的設定，毫不費事。但只要試用一次就會發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很大的優(yōu)越性：。在設置完后復制A1:AC22區(qū)域,在其他繼續(xù)選擇性粘貼公式，可以快速生成幾十桌、上百桌的《宴請就座圖》。圖19，點擊2號座位（F4單元格），右鍵—選擇性粘貼—公式，相當于將N2單元格的公式復制粘貼了過去，但一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實際的公式內(nèi)容相當于“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖! F4，人員名單！$A:$B,2,0)”, 結果為“盧俊義”。（二）批量生成《宴請座次圖》《宴請座次圖》選項卡（圖19），將《餐桌數(shù)字布局圖》全部內(nèi)容復制過來?！暗?桌”是用公式生成的，只要將M11：P12單元格合并，輸入“=A1”即可，放在中間比較醒目。（一）批量生成《就餐數(shù)字布局圖》建立《餐桌數(shù)字布局圖》選項卡，首先在A1:AC22區(qū)域畫一張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有12個座位（圖18）?！堆缯堊螆D》自動生成模塊遵循之前會議《座次圖》、《合影站位圖》的創(chuàng)建思路，依然先制作《餐桌數(shù)字布局圖》，然后其所有內(nèi)容復制粘貼到新的《宴請座次圖》選項卡，利用VLOOKUP函數(shù)到《人員名單》中抓取人名。由于人名是從《人員名單》中自動生成的，所以當《人員名單》出現(xiàn)變化時，《合影站位圖》會隨之自動調整。然后用拖拽方式大量復制函數(shù)公式，迅速生成《合影站位圖》。用生成《座次圖》的方法，使用VLOOKUP函數(shù)以《合影數(shù)字布局圖》相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到《人員名單》對應的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。圖16（二）生成《合影站位圖》（圖17）。建立《合影數(shù)字布局圖》選項卡，根據(jù)需要人數(shù)、場地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。《合影站位圖》也可自動生成和調整，其原理和制作步驟與《座次圖》基本相同（使用VLOOKUP函數(shù)），兩表合用同一張《人員名單》。當《人員名單》出現(xiàn)變化時，《出席證》的人名、證件號、座位號都會隨之自動調整。在A3單元格輸入“=VLOOKUP(D5,簽到索引表!$M:$P,3,0)”，運算結果為“第1排”在B3單元格輸入“=VLOOKUP(D5,簽到索引表!$M:$P,4,0)”，運算結果為“右側1”（五）批量復制。證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到《簽到索引表》選項卡(見圖11)自動抓取內(nèi)容。在《人員名單》中，編號在A列，對應證件號；姓名在B列，單位及職務在D列。（三）確定“姓名”和“單位及職務”?！锒x證件號的函數(shù)在最后一行，由于每張出席證占5行，兩者相除就等于證件序號。出席證按照順序生成，由于數(shù)量較多，為了減少工作量和避免出錯，應該自動生成。具體包括5部分內(nèi)容：證件號、姓名、單位及職務、縱向排號、橫向座位號。第二類：照片(C1：D3)，需要手動插入圖片，或者證件打印后手工粘貼照片。四、《出席證》自動批量生成模塊大型的高規(guī)格會議往往為每名參會人員制作《出席證》，其中制作分別標記每個人具體情況的記名《出席證》任務是很艱巨的，需要繁瑣的逐一錄入和反復核對?！镪P于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)，row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在A39單元格內(nèi)輸入“=row()”，結果是39，在F88單元格內(nèi)輸入“=row()”，()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要作用，使用時經(jīng)常要除以某個數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5，之所以這樣做，是因為一個桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算出這是第幾個桌牌、第幾個胸卡。而且桌牌是按照《座次圖》每一排從左至右的順序打印出來的
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