如何策劃一個(gè)成功的展覽會(huì)(參考版)
2025-04-28 00:58本頁(yè)面
【正文】 。一個(gè)展覽會(huì)，一個(gè)博覽會(huì)，藝術(shù)的，科學(xué)的，貿(mào)易的，設(shè)計(jì)與實(shí)施的中種浩繁事務(wù)，形同一場(chǎng)軍事戰(zhàn)役，一場(chǎng)樂(lè)隊(duì)演奏，一場(chǎng)話劇的上演和一部電影的攝制，如果沒(méi)有展覽總體策劃的統(tǒng)一籌劃指揮，同樣是不可想象的。會(huì)議時(shí)間的確定會(huì)議時(shí)間的確定要考慮幾個(gè)因素，要考慮同期是否有相似會(huì)議召開(kāi)，以避免發(fā)生沖突（根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容而定）（特別是政府會(huì)議，要考察參會(huì)人員的時(shí)間安排和參會(huì)對(duì)象的時(shí)間安排，建議不要安排在雙休日召開(kāi)）（國(guó)際、國(guó)內(nèi)都要考慮）邀請(qǐng)函的全面出臺(tái)，我們?cè)诔鲅?qǐng)函時(shí)應(yīng)注意考慮以下幾點(diǎn)：，并突出主題（或是會(huì)議策劃公司本公司的會(huì)標(biāo)），要求用最準(zhǔn)確、最專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)把中文翻譯出來(lái)，包括以下幾步：主版面設(shè)計(jì)：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主承辦單位、主持單位、贊助單位封二設(shè)計(jì)：會(huì)議設(shè)置、前言、通知形式、要求以最標(biāo)準(zhǔn)、最精煉、最能表達(dá)的語(yǔ)言解釋會(huì)議的召開(kāi)封三設(shè)計(jì)：會(huì)議主題目?jī)?nèi)容、會(huì)議時(shí)間、相關(guān)程序介紹及相關(guān)會(huì)議服務(wù)內(nèi)容、會(huì)務(wù)費(fèi)、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等內(nèi)容（預(yù)計(jì)一個(gè)星期完成）第四項(xiàng)：參會(huì)回執(zhí)表發(fā)送邀請(qǐng)函的方式（在搜集信息的前提下有目的發(fā)送信息），發(fā)送信件，發(fā)送Email電話聯(lián)絡(luò)，最好方式是實(shí)地拜訪（并列處贊助方案書(shū)以供參考）,參會(huì)人員會(huì)提的問(wèn)題,意義等內(nèi)容(另議)會(huì)議配套情況資料的印刷（邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)、印刷、資料夾的設(shè)計(jì)、制作，會(huì)場(chǎng)的氛圍的設(shè)計(jì)及外文翻譯等），資料夾350本左右，主席臺(tái)背板，會(huì)議主題板，會(huì)議中安排版，宣傳工具，燈光，宣傳品等、發(fā)言順序、發(fā)言人的安排國(guó)際會(huì)議的召開(kāi)必須要安排同聲傳譯設(shè)備以北京為例：250300人的規(guī)模同聲傳譯人員一般應(yīng)以23人為宜，費(fèi)用為3500+500元/人新聞發(fā)布舉辦新聞發(fā)布會(huì)的目的是為了招商宣傳，提高影響力。太大顯得空曠，太小顯擁擠%人員的住宿（會(huì)場(chǎng)設(shè)施、會(huì)議的相關(guān)設(shè)備），會(huì)場(chǎng)裝修等。我們根據(jù)前面的規(guī)模和檔次來(lái)定會(huì)議的場(chǎng)地，考慮以下因素，以250——300人為例。策劃者從以上六點(diǎn)出發(fā)把握贊助者的心里為其提供服務(wù)。策劃者在經(jīng)評(píng)定時(shí)，要考慮贊助對(duì)象需要什么樣的服務(wù)。但這種情況大多數(shù)與政府參與有關(guān)。以上僅僅作為參考意見(jiàn)■ 發(fā)言費(fèi)此項(xiàng)費(fèi)用針對(duì)的是擬參加會(huì)議發(fā)言的對(duì)象，他們一般站在企業(yè)自己的立場(chǎng)上發(fā)言并希戶與會(huì)代表、同行、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可及推動(dòng)這一領(lǐng)域的發(fā)展，為企業(yè)自身帶來(lái)效益。目前，無(wú)論是展會(huì)還是展覽，其利潤(rùn)至少在30%以上，也就是說(shuō)會(huì)議利潤(rùn)也會(huì)在30%。平攤性贊助：要求所有的參會(huì)企業(yè)贊助。贊助經(jīng)費(fèi)會(huì)涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對(duì)象贊助多少？贊助對(duì)象提供什么樣的服務(wù)等等因素，往往使策劃者在制定贊助費(fèi)時(shí)很難把握，怎樣使贊助對(duì)象認(rèn)為贊助費(fèi)合理，筆者就根據(jù)會(huì)議的情況對(duì)贊助提出如下認(rèn)識(shí)：贊助費(fèi)分三種情況：⑴壟斷性贊助：即尋找某個(gè)贊助對(duì)象把大會(huì)所需費(fèi)用進(jìn)行承包，如我們經(jīng)?？吹降摹捌髽I(yè)會(huì)議”等。因此會(huì)議召開(kāi)的成功與否在很大程度上取決于會(huì)議內(nèi)容的成功策劃。四、對(duì)會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)模的評(píng)估：我們?cè)诮M強(qiáng)策劃一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)候是按什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定很重要，這需要參照前面提到的整體實(shí)力而定，即使是政府參與也是要根據(jù)會(huì)議情況而定。如果召天一天會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容不一定能講透徹；如果3天時(shí)間，多數(shù)參會(huì)代表無(wú)法聽(tīng)下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當(dāng)然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。三、在會(huì)議策劃中應(yīng)考慮的問(wèn)題會(huì)議籌備期的評(píng)估預(yù)計(jì)籌備會(huì)議（定期召開(kāi)國(guó)際會(huì)議），首屆會(huì)議籌備期估計(jì)要用68個(gè)月；第二屆會(huì)議估計(jì)為46個(gè)月。如我們前幾年探討的第三代移動(dòng)通信技術(shù)的研討會(huì)，生命工程的研討會(huì)，環(huán)保技術(shù)的研討會(huì)等等。⒉資金是否到位會(huì)議召開(kāi)的前期準(zhǔn)備工作是需要一定的費(fèi)用的，如果在整個(gè)策劃過(guò)程中費(fèi)用得不到保證，在很大程度上會(huì)影響會(huì)議的成功召開(kāi)，那么策劃一場(chǎng)會(huì)議的費(fèi)用需要多少？必需要做一個(gè)大會(huì)整體預(yù)算。㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。有權(quán)組織會(huì)議必須要有展覽經(jīng)營(yíng)許可證。會(huì)議召開(kāi)也
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