【正文】 公文批辦，是機關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)對一份公文應(yīng)如何辦理所做的文字指示或提示性意見。公文擬辦，是指機關(guān)業(yè)務(wù)主管部門或綜合辦公部門的工作人員收到應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)、本部門辦理的重要公文后，有針對性地提出初步處理方案或意見、建議，提供機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人參考或抉擇的過程。 確定了文件的分送對象后，就可通過文件傳遞功能將文件發(fā)送給選定的部門或個人，這種傳遞既可以基于信箱，也可以基于收文登記簿。 文件分送即文件分辦，分辦就是根據(jù)來文的不同情況和要求，確定文件的運轉(zhuǎn)方向，是送批還是送辦，是分發(fā)還是傳閱，以及送誰簽批、辦理和傳閱等。只有具備收文登記權(quán)限的人才能通過“填收文處理簽”命令打開收文處理簽屏幕，并修改或補充填寫其中的內(nèi)容(如年限、收文總字、發(fā)文時間、主題詞等)。 收文處理簽即文件處理單，用于記載文件的特征、擬辦意見及辦文經(jīng)過等。在收文登記簿中登錄收文的有關(guān)信息包括：收文日期、文件的標(biāo)題、來文單位、來文字號、密級、緩急、份數(shù)、限辦時間等。 在公文處理系統(tǒng)中，“收文登記”是收文處理的最初的環(huán)節(jié)，是完善公文系統(tǒng)管理的不可缺少的部分。收文登記可以說是為來文“上戶口”，收文登記簿就是來文的“戶口簿”。整個公文運轉(zhuǎn)的處理流程是由文件的傳遞功能連接的，具體地說，就是由負責(zé)文件分發(fā)的文秘人員根據(jù)工作需要將文件傳遞到有關(guān)部門或某個人的信箱中，以此控制文件的走向。 辦文情況登記簿——為便于文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據(jù)，系統(tǒng)提供了辦文情況登記簿。系統(tǒng)提供對收文和內(nèi)部文件的催查辦功能。 催查辦登記簿——為了解文件的催查辦情況和對催查辦文件進行跟蹤，文秘人員在發(fā)送催查辦消息時需填寫催辦單，并在催查辦登記簿中進行登記。 發(fā)文登記簿——用于登記發(fā)文及其文件運轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的發(fā)文登記簿。 內(nèi)部文件登記簿——用于登記內(nèi)部文件的有關(guān)信息。 外收文登記簿——收文登記簿用于登記收文及其文件運轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的收文登記簿。 個人文件夾——文件夾是為便于組織與管理個人文件而使用的一種文件組織方式。此外，還有一些省市自行組織開發(fā)了基于不同平臺和本地情況的公文處理系統(tǒng)，同樣取得了良好效果，金稅三期將以此為基礎(chǔ)，開發(fā)全國稅務(wù)統(tǒng)一的公文處理系統(tǒng)。1．2稅務(wù)機關(guān)電子公文處理 國家稅務(wù)總局組織開發(fā)的《電子公文處理系統(tǒng)》已在全國稅務(wù)系統(tǒng)得到廣泛運用，它部分取代了紙制文件，繁瑣的人工操作流程，建立了用科技手段處理公文的平臺，提高了工作效率。 (11)分發(fā)。機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。 (10)用印。 (9)繕印。是在文件印刷過程以前，以簽發(fā)的定稿為準，同打印的底版或清樣進行核對的工作。在發(fā)文登記時，要按登記順序給所登記的文件編號，這個文號就成為該文件的代稱。 (7)編號。 (6)登記。 (5)復(fù)核。是稅務(wù)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對擬以本機關(guān)名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準的意見。一般由辦公室負責(zé)人審核。 (3)審核。是主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所擬文稿中涉及其他部門的問題時，應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意，并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。即起草文件的初稿或草稿，是供作修改、討論和審閱用，不具有任何法定效力。主要有擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、編號、校對、繕印、用印、分發(fā)等程序。發(fā)文主要包括七個方面：一是請示文件；二是批復(fù)文件；三是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件；四是向上級機關(guān)反映本部門工作或情況的報告及對上級機關(guān)交辦事項的回復(fù)；五是對平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)商洽工作的問函或復(fù)函；六是轉(zhuǎn)發(fā)的文件；七是機關(guān)編印的簡報、信息。 2．發(fā)文。是秘書人員根據(jù)承辦件的時間要求或領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見進行督促的工作。承辦工作質(zhì)量高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。 (6)承辦。 (5)批辦。是文秘人員對來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。是擬辦的前提，就是閱覽文件的內(nèi)容是否屬于本機關(guān)承辦的范圍，或?qū)儆诤螁挝怀修k的范圍。通過登記，給來文編號，記錄文題(內(nèi)容摘要)、來源、去向，保證文件的收受和處理。 (2)登記。是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，以示收到。主要程序包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督查、催辦等。 1．收文。 ⑤文尾 如果作為文件發(fā)布或上送下達，須按公文要求注明抄送的范圍。 ④成文日期 成文日期一般以會議結(jié)束的日期為準。 ③署名 署名寫在正文的右下方。一是會議概況。 由召開會議的機關(guān)+內(nèi)容+紀要構(gòu)成。 (3)會議紀要的格式與寫作 會議紀要通常由標(biāo)題、正文、署名、成文日期、文尾五部分構(gòu)成。 ③學(xué)術(shù)性會議紀要 這類紀要屬討論型的會議紀要。記載這種會議討論、議定事項的文字材料，就是工作會議紀要。記載這種會議的討論情況和議定事項的文字材料，就是辦公會議紀要。 (2)會議紀要的類別 根據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容可將會議紀要分為以下三類：① 辦公會議紀要所謂辦公會議，就是機關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會議。 ③條理性 與其他公文相比，會議紀要的突出特點之一，就是條理性。隨意增減和更改內(nèi)容而成的關(guān)于會議的文字材料不是真正的會議紀要。具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。主管部門多是職能部門。請示的對象是有隸屬關(guān)系的直接上級，屬上行文；請批函的對象是無隸屬關(guān)系的主管部門，屬平行文。復(fù)函的對象，一般是不相隸屬機關(guān)，屬平行文；批復(fù)的對象是下級機關(guān)，屬下行文；答復(fù)性報告的對象是上級機關(guān)，屬上行文。 (5)復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報告的區(qū)別 復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報告都屬答復(fù)性公文。而一般私函，談的是個人私事，無標(biāo)題。 (4)公函與私函的區(qū)別 函作為一種公文，與私人信件有所不同。加蓋單位公章。開頭，說明發(fā)函原由、依據(jù)；主體，寫明商洽、請批、答復(fù)的具體內(nèi)容事項；結(jié)尾，有的意完即止，無特殊的結(jié)尾標(biāo)志；有的在結(jié)尾處寫上習(xí)慣語：“特此函告”或“盼復(fù)”、“請函復(fù)”；如是復(fù)函，則寫上“特此函復(fù)”。 ③主送機關(guān) 主送機關(guān)是對函負責(zé)辦理或答復(fù)的機關(guān)。 由事由+文種構(gòu)成。 (3)函的格式與寫法 函一般由標(biāo)題、文號、主送機關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。詢問問題的函稱“問函”，答復(fù)問題的函稱“復(fù)函”。 (2)函的類別 根據(jù)作用，可將函分為以下三類： ①商洽函 主要用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商量洽談辦理某一問題，如聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，商洽干部調(diào)動，請求幫助支持等。不管是上級機 關(guān)詢問、答復(fù)或催辦一般事宜，還是平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間商洽、聯(lián) 系、詢問和答復(fù)有關(guān)事宜，抑或是通知一般事項，都可用函來行文。是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢 問和答復(fù)問題時使用的一種文種。 ⑤成文時間 成文時間可在標(biāo)題之下或正文之后注明。 ③正文 正文包括發(fā)文緣由和具體意見兩部分，有時還有貫徹執(zhí)行的要求。 (3)意見的格式與寫法 意見一般由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、成文時間等構(gòu)成。 ⑦實施性意見 是指在實施政策、法規(guī)性文件時，就如何貫徹會議或上級文件精神提出的原則性要求。 (2)意見的類別根據(jù)意見的內(nèi)容和功用，可將意見分為以下三類： ①規(guī)劃性意見 是就某一時期或某一方面工作提出大體構(gòu)想的意見，類似于“計劃”中的規(guī)劃、綱要等。 (1)意見的特點 ①參考性 意見不像其他公文，是開展工作和進行監(jiān)督、檢查的依據(jù)，它只是參考性意見。 10．意見 意見，是對重要問題提出見解和處理辦法的一種文種。 ⑤落款 落款應(yīng)署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱。時間、文號也可省略。 ④正文 正文由引敘來文和作出批復(fù)兩部分構(gòu)成。 ②文號 文號寫在標(biāo)題右下方。 (2)批復(fù)的格式與寫法 批復(fù)的結(jié)構(gòu)通常包括標(biāo)題、文號、上款、正文、落款和成文時間等六個部分。 ②內(nèi)容具有針對性 批復(fù)要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項必須針對請示內(nèi)容來答復(fù)，而不能另找與請示內(nèi)容不相關(guān)的話題。其內(nèi)容主要是對請示事項明確表態(tài)或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。請示標(biāo)題文種明確為“請示”，不能寫成“報告”或“請示報告”，正文部分提出請示事項，要求上級機關(guān)給予指示、批準；結(jié)尾部分用“當(dāng)否，請批示”、“以上請示，請批復(fù)”等結(jié)束全文。“請示”要求事前行文，請示的是尚未進行和尚待指示的事項。 ②行文時間有別 “報告”的行文時間大多在事后，也有在事前或在進行中報告的。其主要區(qū)別是： ①行文目的不同 “報告”是匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)詢問時使用的，其行文的目的是讓上級機關(guān)了解情況，掌握動態(tài)，為部署決策提供依據(jù)，報告并不要求上級機關(guān)批復(fù)。 ⑤日期 落款下方寫明發(fā)文日期。引語應(yīng)言簡意賅地說明請示的原由、背景或依據(jù)；主體要明確清楚地寫出請求上級指示、批準、批轉(zhuǎn)的事項；結(jié)尾另起一行，用“當(dāng)否，請批示”、“以上要求，請予審批”等習(xí)慣結(jié)語點明請示目的要求。一般不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上請示，應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容，確定負責(zé)答復(fù)的上級機關(guān)為主送機關(guān)，另一個則用抄送形式。 請示應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人和聯(lián)系人及聯(lián)系方式。 ①標(biāo)題 請示的標(biāo)題主要有兩種格式： 由請示單位+請示事項+文種構(gòu)成。這種請示就是請求批轉(zhuǎn)請示。 ③請求批轉(zhuǎn) 下級稅務(wù)機關(guān)對工作出現(xiàn)的新情況、新問題，提出了處理意見和解決措施，但卻因“條塊”限制，無權(quán)要求同級職能部門或不相隸屬機關(guān)照辦執(zhí)行。 ②請求批準 下級機關(guān)就某項工作、某個問題請求上級機關(guān)給予審定、核準、認可；或在人、財、物方面有困難，需要上級給予幫助解決的，都必須請示。 ③預(yù)先性 請示必須事先行文，經(jīng)上級批準后，才可以開展工作，不允許“先斬后奏”。 (1)請示的特點 ①請求性 請示所涉及的事項，都是本機關(guān)急需辦理，而自身卻無權(quán)或無力或無法或不知如何辦理的疑難事項，必須請求上級機關(guān)予以指示，才可行事。 8．請示 請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的上行文種。 例行報告的正文，要隨著工作的進展情況來寫，寫出新意。 回復(fù)報告的正文，要根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性地作出報告。如以反映情況為主的專題工作報告，主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見。 綜合報告的正文，首先，將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作簡要的概述；然后，分段詳細說明工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等；最后，分析工作中存在的問題，提出下步工作具體意見，并以“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。 ②上款主送機關(guān)。 ①標(biāo)題 報告的標(biāo)題主要有兩種格式： 由事由加文種構(gòu)成。包括日報、周報、旬報、月報、季報等。 ③回復(fù)報告 是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問寫出的報告。這種報告能反映本機關(guān)的全面情況，以便上級了解全局，做出全面指導(dǎo)。 ③廣泛性 報告廣泛使用于下級機關(guān)向上級機關(guān)反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。 (1)報告的特點 ①匯報性 報告的行文目的是向上級匯報本機關(guān)的工作情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題。 發(fā)文機關(guān)和日期寫在正文后。情況通報正文結(jié)構(gòu)一般有兩個部分：先是客觀敘述情況，然后針對具體問題提出相應(yīng)對策，或是提出希望和要求。 ④正文 不同類型的通報，正文有不同的寫法。有的通報沒有文號。 由事由+文種構(gòu)成。 (3)通報的格式與寫法 通報一般由標(biāo)題、文號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。目的是讓下屬了解全局情況或某一方面工作的動向、信息，以統(tǒng)一思想認識，推動工作的進一步開展。 ②批評性通報 就是批評典型人物或單位的錯誤行為、不良傾向、丑惡現(xiàn)象和違章事故等，目的是找出錯誤根源，懲戒犯錯誤者，讓他人從中吸取教訓(xùn)，受到教育，以免重蹈覆轍。 (2)通報的類別 根據(jù)內(nèi)容和功用，可將通報分為以下三類：①表彰性通報 就是表彰先進個人或先進單位的通報。 ②教育性 通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容，更重要的是讓人們在知曉內(nèi)容之后，從錯誤中吸取教訓(xùn)，引以為戒；接受先進思想的教育，提高覺悟。它的作用是通過表揚好人好事，批評錯誤和歪風(fēng)邪氣，通報應(yīng)引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，來教育干部群眾，推動工作的進一步開展，屬于下行文文種。 6．通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 ④正文 正文部分先要寫清制發(fā)通知的理由和目的，然后要寫明通知的事項，即要求受文者辦理、周知或執(zhí)行的事項。頂格寫在標(biāo)題之下，正文之前，字體同正文。 ②文號 以正式公文格式印發(fā)的通知，應(yīng)有文號。 ①標(biāo)題 標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由加文種組成。 ⑤任免、聘用通知 用于任免或聘用機關(guān)工作人員職務(wù)等。 ③印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 用于印