【企業(yè)管理】企業(yè)過程工作流的瓶頸管理(參考版)
2025-04-17 13:59本頁面
【正文】 15 / 15。除了少數(shù)企業(yè)外，大部分單位不需要、也不可能進(jìn)行革命性的重組。 目前，國外企業(yè)的再工程和工作流系統(tǒng)的關(guān)系較為人們所關(guān)注，如Workflow And Reengineering International Association（WARIA）就是致力于此的國際組織。企業(yè)再工程追求的是對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理模式和生產(chǎn)作業(yè)程序進(jìn)行徹底的革命性變革；規(guī)范化管理則是在管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化研究，以建立一套完整的管理工作規(guī)范體系為目標(biāo)。我們應(yīng)把WFMS的引進(jìn)視為改進(jìn)或重組業(yè)務(wù)流程的一個(gè)機(jī)遇?，F(xiàn)在，許多公司都基于這些標(biāo)準(zhǔn)推出了自己的工作流產(chǎn)品，為用戶開發(fā)自己的工作流應(yīng)用提供了條件。此后，該組織頒布了一系列工作流產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，包括工作流參考模型、工作流術(shù)語表、工作流管理系統(tǒng)各部分間的接口規(guī)格、工作流產(chǎn)品的互操作性標(biāo)準(zhǔn)等。近年來，工作流技術(shù)迅速發(fā)展。企業(yè)的工作流貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)階段，因此企業(yè)引入工作流程自動(dòng)化系統(tǒng)即工作流管理系統(tǒng)，旨在加快流程處理速度，提高企業(yè)工作效率和企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；增加對(duì)工作流程的控制；便于流程的整合，提升決策質(zhì)量與正確度。 認(rèn)識(shí)工作流編輯完本期專題后，筆者認(rèn)為將工作流稱為工作流程更容易讓人理解。如果要,則可采取前述四類中的其中一類應(yīng)對(duì)措施來解決。這樣不僅能提高個(gè)人的勞動(dòng)生產(chǎn)率，而且由于人的作用,使得原來工作流的柔性大大提高,能夠給企業(yè)帶來許多意想不到的效果。這種成本/效益分析方法比較簡(jiǎn)單，由增加人員數(shù)量算出增加的人力成本，而效益的提高可以通過分解因子、性能指標(biāo)矩陣的變化來計(jì)算。此時(shí)可以通過增加人手來消除瓶頸。這種瓶頸的解決與BPR在許多地方有相通之處，瓶頸的成功解決一般會(huì)給企業(yè)帶來較大的效益。 其次，由于工作流程的變化必然引起工作活動(dòng)的重組,而這種重組必然引起多方面的變化,如文化上的轉(zhuǎn)變、管理方式的改變、管理權(quán)限的重新分配等。 這樣原來的工作流與變化后的工作流差別很大，我們又如何來評(píng)價(jià)這個(gè)解決方案呢？考察一下聯(lián)想電腦公司組織構(gòu)架的調(diào)整：由原先總經(jīng)理統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的機(jī)制，調(diào)整為各事業(yè)部以不同產(chǎn)品類別和發(fā)展方向來區(qū)分，各市場(chǎng)部以不同客戶類別來定位，同時(shí)以事業(yè)部的業(yè)務(wù)發(fā)展為核心，建立市場(chǎng)、制造、行政3個(gè)平臺(tái)的扁平式管理機(jī)制，解決了由于管理機(jī)制不適應(yīng)造成的瓶頸。比如實(shí)施BPR后權(quán)力下放到個(gè)人，原來過程中的許多審核、校驗(yàn)被取消，或者轉(zhuǎn)換了形式。 工作流程的瓶頸所謂工作流程的瓶頸是指由于工作的制度、程序不合理、管理機(jī)制不適應(yīng)等原因限制了工作流。 表2過程活動(dòng)因子性能指標(biāo)過程活動(dòng)之間的關(guān)系存在著三種基本結(jié)構(gòu)，可對(duì)設(shè)備能力的下降情況進(jìn)行分析：如果設(shè)備之間是串聯(lián)關(guān)系，那么各設(shè)備能力之間進(jìn)行邏輯與后等于設(shè)備總的能力值；如果設(shè)備之間是并聯(lián)關(guān)系，那么各設(shè)備能力之間進(jìn)行邏輯或后等于設(shè)備總的能力值；如果設(shè)備之間是混合關(guān)系，則可類推得到結(jié)果。比如更換設(shè)備后因子1的指標(biāo)為4,那么表1就可能轉(zhuǎn)化為表2，顯然,這時(shí)的瓶頸因子變成了因子3。瓶頸的原因可能是設(shè)備性能下降，也可能是設(shè)備產(chǎn)生故障，造成設(shè)備整體能力下降。故在理想指標(biāo)中只給出活動(dòng)活動(dòng)2的輸入因子的值。它們輸入/輸出集的分解情況如圖所示，處理處理處理3都由設(shè)備承擔(dān)，現(xiàn)分析它們的生產(chǎn)能力。 圖1生產(chǎn)過程設(shè)備上的瓶頸所謂設(shè)備的瓶頸，就是指由于設(shè)備能力不足或相關(guān)設(shè)備的原因而引起的。工作流瓶頸的解決方案The Graphic Arts Technical Fundation的高級(jí)技術(shù)顧問Howard Fenton認(rèn)為：從廣義上說，所有的生產(chǎn)瓶頸都不外乎以下四類：設(shè)備上的（Equipmentbased）、工作流程上的（Procedurebased）、人力上的(Staffingbased)和培訓(xùn)上的(Trainingbased)。傳統(tǒng)的方法是召集有關(guān)人士（包括經(jīng)理等高層人員、相關(guān)專業(yè)人士以及有關(guān)的工作人員）組成方案工作組，提出多種解決方案，然后舉行頭腦風(fēng)暴法專家論證會(huì)議進(jìn)行論證，通過優(yōu)化方案尋找答案?？梢酝ㄟ^與時(shí)間有關(guān)的所有值比較，占用的時(shí)間多哪一部分，有可能成為優(yōu)化目的的突破口。 另外，通過分析性能指標(biāo)的值，可以找出優(yōu)化的重點(diǎn)與可優(yōu)化的潛力。 其次，找出其他地方這個(gè)性能指標(biāo)相關(guān)值的最小值，它就是瓶頸。我們可以通過這些量化的指標(biāo)來找到工作流的瓶頸。通過確定優(yōu)化工作流的目標(biāo)，畫出工作流圖，然后分解輸入/輸出集，就可得到量化的性能指標(biāo)。 五、找出工作流的瓶頸尋找工作流瓶頸的具體方法可以各種各樣，如定性的觀察法，通過人的觀察而判斷瓶頸所在。如果可以確定理想狀況下的性能指標(biāo)（如活動(dòng)中某些設(shè)備的最大處理能力），則還應(yīng)對(duì)這種理想狀況的性能指標(biāo)加以描述，這將有助于進(jìn)一步的分析。因此，為了便于進(jìn)行成本/效益分析，成本也經(jīng)常作為一個(gè)性能指標(biāo)。因子可以按活動(dòng)的輸入輸出物質(zhì)的類別分解得到，如鐵是一個(gè)因子；與合金質(zhì)量相關(guān)的指標(biāo)（如熔點(diǎn)、硬度、分量等）作為性能指標(biāo)。 例2：假設(shè)存在一個(gè)冶煉鐵的合金的過程，過程輸入為鐵和一些其他物質(zhì)，經(jīng)過k個(gè)活動(dòng)的加工，每個(gè)活動(dòng)都有中間產(chǎn)品，最后過程輸出為鐵的合金，如圖5所示。如果分析工作流的目的是為了找到影響整個(gè)過程輸出質(zhì)量的瓶頸，那么質(zhì)量（還可以向下分解為多個(gè)指標(biāo)）就是一個(gè)重要的性能指標(biāo)；如果是為了縮短工作流程的時(shí)間，加快過程的產(chǎn)出，那么時(shí)間將成為一個(gè)必不可少的指標(biāo)。 四、對(duì)分解的結(jié)果進(jìn)行量化為了能準(zhǔn)確地確定工作流的瓶頸位置,詳細(xì)地了解該瓶頸的當(dāng)前狀態(tài),必須有一個(gè)辦法對(duì)活動(dòng)進(jìn)行量化。這種關(guān)系可以用如下關(guān)系矩陣來描述： 0表示沒有聯(lián)系1表示有聯(lián)系上述矩陣所表示的活動(dòng)的輸入輸出中，每一行表示某個(gè)輸入子集與對(duì)應(yīng)的輸出子集有聯(lián)系，或者說，某個(gè)輸入子集影響著對(duì)應(yīng)的輸出子集。 原則4：輸入有果，輸出有因。 這并不是說有多少輸入就有多少輸出這種表面上的數(shù)量絕對(duì)相等，這種相等顯然是不可能的。 原則2：輸入為信息流，輸出也為信息流。經(jīng)過分解獲得輸入和輸出子集的某種映射關(guān)系： O=f(I) 或O{o1,o2,o3,...om}=f（{i1,i2,i3,...im}) 實(shí)際上，這種映射法則f一般很難找到，但這并不影響分析，因?yàn)槲覀冎灰滥男┹斎牒湍男┹敵龃嬖谥鴮?duì)應(yīng)關(guān)系，而不必了解他們的對(duì)應(yīng)關(guān)系到底是什么。 圖4企業(yè)過程的基本元素――活動(dòng)活動(dòng)中的輸入集和輸出集可以進(jìn)行分解，輸入集I可分解為i1,i2,i3,...im,記為{i1,i2,i3,...im}。 3．分解輸入/輸出方法 活動(dòng)是企業(yè)過程的基本元素，可以理解為對(duì)企業(yè)的多種資源（包括物料、資金、信息、人力等）的簡(jiǎn)單變換或操作，即受一定的控制約束，遵循一定的機(jī)制，對(duì)一個(gè)或多個(gè)輸入處理后產(chǎn)生一個(gè)或多個(gè)輸出。 輸入子集與輸出子集的映射關(guān)系有：一對(duì)一，一對(duì)多，多對(duì)一，多對(duì)多，如圖3所示。如果對(duì)許多性能指標(biāo)相近的因子進(jìn)行深入分解，那么一方面使得分解所得的因子數(shù)量驟增，增加不必要的工作負(fù)擔(dān)和分析的復(fù)雜性；另一方面又淡化了其他因素，很難確定哪些因子是能夠有效改善工作流的關(guān)鍵因子。這樣分解所得因子的性能各不相同，形成差異因子。分解可以找出各個(gè)因子的性能差異,從而得到限制工作流的因素。 原則3：分解不要過細(xì)，要突出關(guān)鍵因子和差異因子。 如果分解不自然，以分解為目的而分解，那么在進(jìn)行輸入/輸出子集映射時(shí)將很難把輸入子集和輸出子集匹配起來，也難以保證第一個(gè)原則。這樣分解有助于保證每個(gè)輸入/輸出子集都是完整的因子。
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