【正文】 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選型 數(shù)據(jù)庫是本系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是所有數(shù)據(jù)存儲的物理空間。 因此這種結(jié)構(gòu)對用戶的技術(shù)要求比較低，對前端機的配置要求也較低，而且界面豐富、客戶端維護量小、程序分發(fā)簡單、更新維護方便。第三章 系統(tǒng)設(shè)計 24 客戶機建議為奔騰 4 以上的配置。 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 本系統(tǒng)采用微軟的 .NET 作為開發(fā)平臺，采用 B/S 結(jié)構(gòu)的開發(fā)模式，客戶端為微軟 的 IE 瀏覽器，服務(wù)器采用 Windows2020Server，后臺數(shù)據(jù)庫采用微軟的Sqlserver2020。對應(yīng)用軟件而言，所有系統(tǒng)數(shù)據(jù)的操作必須嚴格按照權(quán)限級別進行，嚴禁非法用戶進入系統(tǒng)，對于操作人員進行日志管理?？蛻舻耐顿Y會很快見到效益。 3．本軟件采用最先進 .NET 技術(shù)開發(fā)，并且完全符合先進的 WINDOWS 技術(shù)標準，同時具有強大的升級和功能擴展能力。采用先進的 B/S（瀏覽器 /服務(wù)器）結(jié)構(gòu)，客戶端不需要安裝任何軟件，升級維護都很方便。 因此，針對開發(fā)通用系統(tǒng)的需求，本軟件還應(yīng)具有如下特點： 1．本軟件的功能設(shè)計基于先進的精確管理思想，并融入了我們多年來進行政府辦公信息化管理的實際成功經(jīng)驗。 5．由于使用單位多數(shù)是國家機關(guān)事業(yè)單位或是商業(yè)機密性強的企 業(yè)單位，因此其文檔資料和工作內(nèi)容的保密性和安全性的要求是非常高的。 3．我國還是發(fā)展中國家，從投資能力來看，大多數(shù)的使用單位資金相對有限，產(chǎn)品升級換代速度相對較慢，所以一方面產(chǎn)品在價格上要合理，同時在技術(shù)上要著重考慮標準化和方便可靠的升級方式。 2．由于計算機技術(shù)是近來逐漸發(fā)展起來的新技術(shù)。 根據(jù)目前企事業(yè)單位的實際情況，經(jīng)過我們嚴格的論證分析該系統(tǒng)應(yīng)該具有如下特點： 1．要具有先進的管理思想。包括緩急程度，級別，信息刊物 ，檔案管理等。這樣就能在不修改子系統(tǒng)代碼的情況下，配置出切合單位實際情況的使用環(huán)境。 人員配置管理 人員配置管理中對人員進行單位、部門、角色、人員變更四個部分，用于管理系統(tǒng)中的用戶以及與用戶有關(guān)的部門和角色配置的信息，使系統(tǒng)可適應(yīng)各種各樣復(fù)雜的工作環(huán)境。 對訪問系統(tǒng)的人員進行管理，設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限。 實現(xiàn)對各子系統(tǒng)訪問權(quán)限的集中控制。同時系統(tǒng)還提供檔案統(tǒng)計、檔案借閱、專題編制、查詢等多種功能。 第三章 系統(tǒng)設(shè)計 21 檔案管理子系統(tǒng)的功能： 檔案管理子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖 34 所示： 圖 34 檔案管理子系統(tǒng)功能圖 檔案管理人員可對所有檔案根據(jù)年度，分類號與保存期限等組卷信息進行修改、追加、刪除、插入、分類、序號調(diào)整，然后組成案卷，可以為每一案卷指定案卷名稱，當調(diào)整組卷完畢后，就可以封卷，封卷后形成案卷目錄與卷內(nèi)目錄。 提供檔案電子借閱的功能，具有很好的安全機制，可以定義不同類型檔案的借閱流程，并提供了多級別的文件查詢借閱條件。 支持全文檢索和多條件的組合模糊查詢，并且提供多種統(tǒng)計手段。 生成的文書歸檔信息條目查詢權(quán)限與原模塊庫中相應(yīng)的查詢權(quán)限保持一致，供單位內(nèi)人員按權(quán)限查詢檔案信息。 對于歸檔公文，也提供了多種方法供用戶選擇，既可以采用由各部門文書先預(yù)分類，再交由檔案管理員立卷的歸檔方式，也可以采用檔案管理員來分類立卷的方式。 檔案管理子系統(tǒng) 檔案 管理子系統(tǒng)的特點 ： 綜合各單位對檔案分類的不同要求，設(shè)計一套系統(tǒng)以適應(yīng)多種要求的分類方法。如：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、會簽、核稿、否決、繕印、封發(fā)，收文的登記、擬辦、分辦、閱文辦理、領(lǐng)導批示、填寫批閱意見、閱示等。 嚴格的安全控制，提供多級安全控制，只有獲得相應(yīng)權(quán)限的人員才能看到或處理文件，同時對每一個文件的流轉(zhuǎn)都自動作詳細的流程跟蹤記錄。 歸檔文件自動生成檔案條目，實現(xiàn)文檔電子一體化。對文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的控制能夠定制出適合單位特點的公文流程 ，保證公文流轉(zhuǎn)的合理性、安全性。 公文管理子系統(tǒng)的特點： 能按不同單位的實際情況，定義不同的公文類型及公文級別。因此，對一個大的組織或部門，必須設(shè)計一個靈活、擴展能力強、與組織機構(gòu)無關(guān)、對變化具有較強適應(yīng)能力的公文系 統(tǒng)，使整個組織和部門共用一套公文系統(tǒng)，通過配置而不是通過修改程序以適應(yīng)于組織內(nèi)的不同要求，從而大大降低成本，大大簡化維護工作，使上下級公文的傳遞暢通。一旦發(fā)生變化，如果系統(tǒng)不能適應(yīng)，必須修改所有的系統(tǒng)程序，使系統(tǒng)變得不可維護。 一個大的組織或部門，往往具有多級組織機構(gòu)，其下級組織單元分布在廣大的地域范圍內(nèi)，公文流程是復(fù)雜多樣的，組織結(jié)構(gòu)也是復(fù)雜多樣的。比如大組織（有三級組織單元）和較小組織（有二級組織單元）的公文流程也不盡相同。例如，在手工方式向電子化方式轉(zhuǎn)變的過程中，流程是不斷變化的；組織機構(gòu)的變化，管理方式的變化會影響公文流程；即使是同一級公文，由于地理位置上的差異如本地機構(gòu)和遠程機構(gòu)的差別會影響公文流程。一般來講，不同級別組織的公文流程不同。不同組織 級別的公文系統(tǒng)具有不同特點，不同的效力，甚至各個部門的公文也帶有自己部門的特點。公文系統(tǒng)的復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個方面： 一是公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)。 系統(tǒng)功 能設(shè)計 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)功能圖 根據(jù)系統(tǒng)的功能需求分析，通用辦公自動化系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)框圖如圖32 所示： 第三章 系統(tǒng)設(shè)計 18 圖 32 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框圖 下面以公文管理、檔案管理和系統(tǒng)管理功能模塊為例進行其設(shè)計說明。 操作日志：詳細記錄系統(tǒng)的操作日志。根據(jù)各單位不同的工作流要求，單位用戶可自行定義和更改公文管理的工作流程。 權(quán)限設(shè)置：對系統(tǒng)內(nèi)所有角色的權(quán)限進行設(shè)置和維護。狹義上的指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一過程通過包括：調(diào)整立卷類目內(nèi)的文件、卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表的編制、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷封面項目的填寫和案卷目錄的編制。立卷范圍在一般意義上就是歸檔范圍，通常情況下，是依據(jù)事先編好的立卷類 目來進行的。將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。將零散、雜亂的文件經(jīng)過系統(tǒng)整理歸檔，既能真實地反映機關(guān)職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用，為檔案移交進館后更好地為歷史研究、科學研究服務(wù)奠定基礎(chǔ)。 檔案管理 檔案管理是 辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分。 公文處理 是指 發(fā)文起草、收文處理、發(fā)文處理。分發(fā) 是指 在公文印制完畢，辦公室可以開始公文的分發(fā)工作，根據(jù)各單位不同的使用要求，也可以在完成核發(fā)工作的同時開展公文分發(fā)工作，以進一步提高公文的時效性。印制 是指 公文印制應(yīng)當做到準確、及時 、規(guī)范、安全、保密。核發(fā)工作完成后，將把發(fā)文數(shù)據(jù)自動同時記錄到本單位的發(fā)文數(shù)據(jù)庫中，同時，傳送公文電子數(shù)據(jù)給打字室，供印制時使用。 發(fā)文處理 是指 公文起草、校核和領(lǐng)導審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文處理，發(fā)文處理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。承辦 是指 辦公室根據(jù)領(lǐng)導對文件的承辦有關(guān)批示精神的要求，在定義有關(guān)催辦意見后，將文件分發(fā)給承辦單位，業(yè)務(wù)部門經(jīng)簽收得到文件的有關(guān)信息，包括文件內(nèi)容、領(lǐng)導對公文的承辦的批示意見等。 傳閱處理是公文分發(fā)處理的一種特殊形式，一般是指辦公室根據(jù)領(lǐng)導人的批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐模ɑ蛞恍┕模┮晕募A方式，確定一定的閱知或者批示順序，分送有關(guān)領(lǐng)導人或部門。分發(fā) 是指 辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導人的批示精神，通過網(wǎng)絡(luò)將電子公文信息傳給有關(guān)單位、領(lǐng)導、或者部門（人）。登記應(yīng)當將公文的標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、份數(shù)、收文日期等逐項填寫清楚。簽收是指將發(fā)文（或者分發(fā)文件）單位通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)來的電子文 件，收下來并自動登錄到本單位（或人）的收文數(shù)據(jù)庫中，形成屬于本單位（或人）的收文電子文件數(shù)據(jù)及其登錄表。如果送印，將進入發(fā)文辦理程序。一般發(fā)文流轉(zhuǎn)程序為：首先由擬稿部門（人）負責起草；起草完畢，送相關(guān)領(lǐng)導進行校核，如果需要相關(guān)單位會簽時，送相關(guān)單位會簽；校核完畢，轉(zhuǎn)呈本機關(guān)領(lǐng)導人審批簽發(fā)。 公文管理 公文管理是辦公系統(tǒng)的最主要部分， 該功能模塊應(yīng)能 對 三 類公文進行管理，即發(fā)文起草類、收文處理類、發(fā)文處理類，滿足政府機構(gòu)和各類企事業(yè)單位日 常辦公中公文處理的復(fù)雜要求。 否則，采取 “ 用得好就用，用得不好就算了 ” 的態(tài)度，那么辦公自動化永遠只能是擺設(shè)。 第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 14 在目前形式下，應(yīng)當對機關(guān)和企業(yè)辦公自動化負全責的 CIO（信息中心主任）還沒有真正獲得應(yīng)有的權(quán)力和信任，既要面對單位 “ 一把手 ” 的直接指導，又要面臨基層部門來自傳統(tǒng)的阻力 。因此，做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一認識，是推行辦公自動化的必要條件。 自動化與手工操作的矛盾 。在運用軟件的管理過程中，必須有一種制度對人為的方式進行管理。 辦公自動化不同與一般的管理軟件，它處理的電子化公文存在法律效力的問題，目前國內(nèi)尚無這方面的立法 作出適當?shù)囊?guī)定。 為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般單位采用的安全措施主要有： 1） 直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限控制和管理； 2） 在 網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的 桌面工作站上安 裝 防病毒軟件； 3） Intra 與 Inter 的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備； 4） 對重要信息的傳輸采用密技術(shù) ； 5）對 于處理秘密、機密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言，這些安全措施遠遠不足，系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改，因此，多數(shù)的辦公系統(tǒng)需要建立自己獨立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（ Intra），并在物理上與外部網(wǎng)絡(luò)世界隔離。目前困擾辦公自動 化的應(yīng)用主要有如下一些問題： 系統(tǒng)的安全難以令人滿意 。 圖 23 第三代辦公自動化系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖 第三代辦公自動化系統(tǒng)可以這樣概括：它仍是以網(wǎng)絡(luò)（ Inter/Intra/Extra）為中心，以數(shù)據(jù)、信息所提煉和組織的知識為主要處理內(nèi)容的辦公自動化系統(tǒng)。第 二 層是企業(yè)多維知識倉庫。底層是企業(yè)的基本信息支撐環(huán)境，它包括 MRPII、 MIS 系統(tǒng)的信息化支撐，以及對企業(yè)外部 Inter 的信息獲取。 第三代辦公自動化系統(tǒng)建立在企業(yè) Intra 平臺之上，幫助企業(yè)實 現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容顯示和知識的實際管理，使企業(yè)的每一個員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學習的機會和進步。 ● 建立學習型企業(yè) 所謂學習型企業(yè)是指通過不斷的學習來提高競爭力的企業(yè)。 ● 改造企業(yè)文化 知識管理的成功首先取決于鼓勵信息共享的企業(yè)文化。 在部署實施基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)過程中，企業(yè)與機構(gòu)需要： ● 把知識管理融入 BPR（業(yè)務(wù)流程重組） 知識管理只有與業(yè)務(wù)流程緊密第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 12 相連，才能獲得成功。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理到企業(yè)內(nèi)部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。辦公自動化的三個發(fā)展階段中完成了兩個飛躍，即由數(shù)據(jù)處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。通過利用先進的協(xié)作技術(shù)，能夠在恰當?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。事實上，知識經(jīng)濟時代的辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理和行政 事務(wù)了，其目的在于達到整個企業(yè)的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。 辦公自動化的發(fā)展方向 1996 年，世界 “ 經(jīng)濟合作與發(fā)展組織 ” （ Organization for Economic Cooperation and Development， OECD）在 “ 科學技術(shù)和產(chǎn)業(yè)展望 ” 的報告中首先提出了 “ 以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟 ” 概念，人們把它歸納為知識經(jīng)濟（ Knowledge Economic）。它以知識管理為核心，提供豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者能隨時第二章 辦公自動化系統(tǒng)概述 11 隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W習、向組織現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變并因此提高企業(yè)運作效率。而且，以 Inter 為基礎(chǔ)，辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了移動辦公，資源的利用 不再受通訊技術(shù)的限制，從而實現(xiàn)政府 /企業(yè)內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡(luò)化辦公。第二代辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了不同職能部門間的工作流程自動化。 我國 OA 的應(yīng)用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個階段： 第一代 OA 系統(tǒng)，是 從 20 世紀 80 年代中期到 90 年代中期以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向比特方式。 1986 年 5 月在國務(wù)院電子振興領(lǐng)導小組辦公自動化專家組第一次專家會議上，定義了辦公自動化系統(tǒng)功能層次和結(jié)構(gòu)模式。 我國辦公自動化是 80 年代中期才發(fā)展起來的。 進入 90 年代以來，辦公自動化在世界主要發(fā)達國家得到蓬勃發(fā)展。作為辦公管理方式的一次變革，辦公自動化不僅已形成相當大的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，而且從各個方面促進了計算機及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。 國內(nèi)外辦公自動化