【正文】 （二）消耗材料管理按本規(guī)定中 “第四條辦公用品使用管理規(guī)定 ”執(zhí)行。 （四）商務采辦部按照采辦原則于每月 30 日前完成計劃中要求的采購項目，各部門于次月第一周辦理出庫手續(xù)。 第二章 辦公費使用管理規(guī)定 第四條 辦公用品使用管理 （一）各部門于每月 20 日前向公司行政管理部報送本部門領導簽字確認的次月辦公用品需用計劃。 56 邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術開發(fā)有限公司 “四費 ”（辦公費、招待費、電話費、用車費）管理規(guī)定 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公司辦公費、招待費、電話費、用車費管理，制定本規(guī)定。 （五）值班車限于公司值班任務用車，值班期間必須保證車輛機械性能、衛(wèi)生狀況良好。 55 第七條 值班車管理 （一）值班車是指公司正常工作時間以外各部門因工作需要而使用的車輛。 （四）公司領導專用 車需要在公司駐地以外行駛需辦理長途出車驗車和出車審批手續(xù)。 （七）公務車維修由行政管理部統(tǒng)一管理，專職司機負責。 審批程序：由用車人提出申請，經(jīng)用車單位批準、公司行政管理部經(jīng)理審核，公司分管領導審批。 第五條 公務用車管理 （一）公務用車是指公司各部門及公司員工因工作需要而使用的車輛，包括通勤車。 54 邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術開發(fā)有限公司 辦公用車管理規(guī)定 第一條 為了規(guī)范公司辦公用車管理，制定本規(guī)定。 53 第十一條 來賓在公司訪問、交流期間，原則上住宿費用由本人負擔，遇特殊情況需由公司承擔的，經(jīng)公司行政管理部同意后，報分管領導批準，費用較高時報請公司總經(jīng)理批準。公司領導宴請賓客應控制在每餐每人 4050元之內(nèi)，各部門安排的宴請控制在每人 40元之內(nèi)，公司行政管理部根據(jù)接待性質、規(guī)模確定接待標準及地點。 第八條 接待少數(shù)民族來賓，要按民族政策辦理，尊重少數(shù)民族禮節(jié)和生活習慣，不得違反民族政策。 第六條 接待人員要堅持實事求是原則。 第四條 各部室一般的業(yè)務性接待原則上由各部室負 責。 第十條 本規(guī)定由公司辦負責解釋。設備的維修與耗材的購置由行政管理部歸口管理，費用計入使用單位的辦公計劃費用。 第三條 凡配置印刷、傳真、打印設備的部門，負責本部門的復印、傳真、打印業(yè)務，所發(fā)生的費用由本部門負責。 第二十二條 借閱者賠償金，由圖書管理人員開出賠償通知單，交計劃財務部收繳。 第十五條原則規(guī)定每人每次限借 3冊，借期最多為 6個月；由于工作需要等原因可辦理續(xù)借手續(xù)時，必須在所借圖書、資料到期前 1－ 2 日管理人員對過期不還者，有責任進行催還，嚴重者按本規(guī)定第七章執(zhí)行。訂購的科技報刊、雜志和交流的通訊刊物等，按照訂購目錄數(shù)和交流數(shù)，由郵局投遞到公司行政管理部檔案室，經(jīng)驗收無誤后，由各部門管理人員直接領取，其它人員不得代取。當月期刊只供在閱覽室查閱，禁止外借。 第七條 分類原則依據(jù)《中國圖書館圖書分類法》。 第四條 科技圖書的采購要貫徹節(jié)約、適用、需要的原則，有重點、有計劃、系統(tǒng)性的進行，公司科技圖書由檔案室集中管理。 第四章 附 則 48 本規(guī)定由行政管理部負責解釋。 第十一條 科技檔案的修改和補充 （一）修改和補充必須填寫 “檔案修改補充申請單 ”，經(jīng)行政管理部主要負責人審核并報公司分管領導批準后方可修改。 （四）歸檔份數(shù)：一般檔案材料一式一份，重要的檔案材料一式兩份，基本建設檔案一式兩份。 生產(chǎn)技術管理檔案，在每年底前歸檔。 （二）歸檔要求：執(zhí)行公司《檔案管理規(guī)定》第 。 第三條 公司科技檔案管理工作由行政管理部歸口管理。 第三十三條 檔案人員調動工作時，必須辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。著錄標準按 GB3792585《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、 防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。 44 第十六條 聲像材料應有文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心有關卷案卷封皮，應逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷卷文書檔案案卷封皮、卷用于檔案管理工作的各種圖表的外型尺寸和用紙應統(tǒng)一；案卷目錄封面采用長 寬為 300mm200mm規(guī)格、漆皮或塑料面夾板紙，案卷目錄、案卷接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、文書檔案利用 效果登記簿、文書檔案銷毀清冊均采用 297mm210mm規(guī)格的辦公標準用紙。 第十一條 在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。 第七條 各獨立核算單 位（若有）報送的計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表等材料。 （十二）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交換憑證、清冊。 （八）公司機構成立、合并、撤銷、更名、啟用印 信、人員編制等文件材料。 （四）公司各部門、單位的工作計劃、總結、報告、請示。 第四條 上級機關的文件材料，包括會議文件材料、上級機關頒發(fā)的文件，黨和國家領導人、省、市主要領導視察本公司的重要指示、講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料。 案卷排列從左到右、自上而下，方法應統(tǒng)一，前后保持一致，不可隨意改變。 例： 第一級 第二級 第三級 第四級 JJ － 案卷號 階段、專業(yè)號 40 工程項目代號 基建檔案代號 分類方法：按設備、儀器類型或設備位號分類。 例 第一級 第二級 第三級 分類方法：科研檔案采用時間 課題分類法。 ：采用二級類目名稱（ 1－ 7）分類，并按案卷順序排列。 在同一個全宗內(nèi)不能出現(xiàn)重復的檔號，在同一個案卷目錄 內(nèi)，不允許出現(xiàn)重復的案卷號。 4．檔案分類 以公司檔案為對 象，依據(jù)管理職能和檔案形成特點，保持有機聯(lián)系，便于科學管理和開發(fā)利用。 ：檔案館（室）藏檔案的類別的代碼。 。 、文件、資料由資料檔案室及時復制分發(fā)。 ，根據(jù)檔案的密級程度，完善審批手續(xù)并填寫《檔案借閱登記簿》，檔案資料管理人員和查閱者應清點檔案數(shù)量，并要求在規(guī)定時間內(nèi)查閱。 10．檔案管理的現(xiàn)代化 檔案管理現(xiàn)代化是公司信息化建設管理工作的組成部分，行政管理部要根據(jù)企業(yè)的規(guī)劃，有計劃、有步驟地逐步實施檔案的現(xiàn)代化管理工作，不斷提高檔案管理水平。 ，對仍需繼續(xù)保存的檔案材料要妥善保管；對確定要銷毀的檔案材料應另造銷毀清冊，經(jīng)公司分管領導審批后，派專人銷毀。 8．檔案材料的鑒定 、行政管理部及有關業(yè)務部門的領導、專業(yè)技術人員組成 “檔案價值鑒定小組 ”，根據(jù)《歸檔范圍、保管期限、密級劃分管理規(guī)定》的要求直接對檔案進行鑒定。 、改組或合并時，應對全部檔案材料進行清理造冊，向行政管理部移交，不得私自銷毀，不得據(jù)為己有，否則，要追究原部門、單位領導和當事人責任。 ， 做到帳、物相符。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充等情況。 20 c）秘密：一般的企業(yè)秘密，泄露了會給企業(yè)安全利益造成損害。 ： a）短期：保管期限在 15年以下（含 15年）； b）長期：保管期限規(guī)定為 16－ 50年左右； c）永久：保管期限大于長期保管期限。 ； 。 。 。 商務采辦部按照其管理職責負責歸檔范圍內(nèi)規(guī)定的應移交的檔案材料的收集、整 18 理 、建檔和移交工作，主要包括項目招投標文件、商務合同、采辦項目的原始技術資料以及其它采辦項目的文件、資料等。 機械設備管理部按照其管理職責負責歸檔范圍內(nèi)規(guī)定的應移交的檔案材料的收集、整理、建檔和移交工作，主要包括生產(chǎn)裝置機械設備運行方面的技術資料和文件材料。 生產(chǎn)管理部按照其管理職責負責歸檔范圍內(nèi)規(guī)定的應移交的檔案材料的收集、整理、建檔和移交工作，主要包括項目設計文件和生產(chǎn)裝置運行方面的技術資料和文件材料。 計劃財務部按照《中華人民共和國會計法》及《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局 1998年發(fā)布財會字第 32號文件）的要求，負責財務、會計文件材料的收集、整理、建檔，由計劃財務部負責管理公司財務與會計檔案。負責公司檔案工作的統(tǒng)籌、協(xié)調、開發(fā)利用等管理工作。 經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。 按照國家規(guī)定把檔案交給檔案館（室）保存的過程。 。 附表二：邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術開發(fā)有限公司部門內(nèi)部規(guī)章制度審查表格式。 3．規(guī)章制度在執(zhí)行中遇到問題或出現(xiàn)爭議時，由主控部門負責協(xié)調解決。因此，發(fā)布的每一項規(guī)章制度應在充分發(fā)揮其作用并在執(zhí)行期間考核的基礎 上、按照去粗取精、持續(xù)改進、逐步提高的原則進行規(guī)章制度的修改和廢立。但如遇到下列情況之一，繼續(xù)執(zhí)行會帶來不良后果時，必須及時進行修訂或修正： ① 與黨和國家方針、政策、法津、法規(guī) 相抵觸的； ② 造成生產(chǎn)經(jīng)營管理混亂的； ③ 危及員工身體健康及人身安全的； 13 ④ 導致規(guī)章制度之間相互矛盾的； ⑤ 規(guī)章制度在執(zhí)行過程中與實際情況不符，偏差較大或可操作性低。如規(guī)章 制度在執(zhí)行中必須與其它部門有關聯(lián)，則還應送有關聯(lián)的部門會簽。 以公司名義發(fā)布的規(guī)章制度草案送審時，先填寫《邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術開發(fā)有限公司規(guī)章制度報批表》，并應由主辦部門的主要負責人審核簽署意見。 7）對任何一項活動只能規(guī)定唯一 的程序。始終使用同一術語表述某一特定概念，避免對一個已經(jīng)定義的概念使用同義詞。仔細斟酌詞語的程度、性質等方面的細微區(qū)別。 2）遵循 “最簡單、最實際 ”的原則。 2．制修訂程序 1）依據(jù)矛盾和問題點，確定制度名稱； 2）明確專人，提出要求；調查研究，收集資料； 3）編寫制度草本；發(fā)送草本，征求意見； 4）整理形成制度報批文本；上報完成審批手續(xù)； 5）發(fā)布執(zhí)行，廢止原制度。 2．各部門負責對 本部門職責范圍 系 1．公司規(guī)章制度體系（系統(tǒng)）是公司各項規(guī)章制度按其內(nèi)在聯(lián)系形成的科學有機整體。 9 邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術開發(fā)有限公司 規(guī)章制度管理規(guī)定 一．總 則 1．本規(guī)定規(guī)定了公司規(guī)章制度的管理職責、體系、制定程序、編寫要求、修訂廢止、貫徹執(zhí)行。 3）解釋應當單獨表述。 5．規(guī)章制度的解釋、執(zhí)行與廢止日