【正文】 （四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購臵部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財務(wù)會計、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。附加說明——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準(zhǔn)人：劉繼友——本辦法2010年首次發(fā)布，原XG/SB0052006《設(shè)備技術(shù)檔案管理辦法》同時廢止。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。第十一條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。五、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。四、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)應(yīng)報本企業(yè)的文件材料；五、本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；六、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；七、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第六條 歸檔的時間:一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。三、會計檔案歸檔具體包括：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計賬簿。財務(wù)、器材管理：工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價、決算、審計及說明。工程進(jìn)度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件、變更價格審查、支付審批、所賠處理文件。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料審批。設(shè)計基礎(chǔ)資料： 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探報告、地質(zhì)圖、勘探記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明，地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重點設(shè)備安裝測量定位觀測記錄。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。九、檔案資料借閱制度：公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯(lián)系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準(zhǔn)備。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。七、檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。包括質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。（6）因私出國人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。（2）計劃生育有關(guān)文件。（12）公司內(nèi)部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（8）公司開業(yè)、歇業(yè)、撤并材料。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。兼職檔案員如進(jìn)行調(diào)整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內(nèi)容和具體過程。三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須完整。實行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾恚瑫r履行移交手續(xù)。（二）對于施工單位自行采購的材料，應(yīng)提供材質(zhì)證明書（合格證）的原件。文字材料用紙應(yīng)采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強的紙張，并應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復(fù)寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。（二）實行總承包的工程項目，由總承包單位全面負(fù)責(zé)整理交付竣工技術(shù)資料。（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會議紀(jì)要、與44QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來源等。（四）工程建設(shè)前期資料。具體包括：圖紙會審紀(jì)要；變更通知單（包括變更設(shè)計的電傳等在內(nèi)，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設(shè)備處理委托單（含設(shè)備制造單位派駐工程現(xiàn)場代表現(xiàn)場處理單）；其它形式的變更材料。第十一條 公司及子分公司（單位）的檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術(shù)資料，并在工程結(jié)算單和工程監(jiān)理結(jié)算材料上簽字蓋章。第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評定證書。第四條 施工資料指施工單位在工程施工過程中形成的資料。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗收實施細(xì)則第一章 術(shù)語、定義及縮略語第一條 工程竣工技術(shù)資料指工程項目在其建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和交、竣工驗收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。QG/PG0097—2016第六章 電子檔案的鑒定銷毀第十四條 到期電子檔案的鑒定銷毀，按國家和公司關(guān)于紙質(zhì)檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條 利用時使用拷貝件。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1光盤。第二章 整理第五條 檔案管理部門在接收電子檔案后，應(yīng)該進(jìn)行必要的加工整理，分類、編號，而后入庫保管。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應(yīng)對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門重新制作。（九）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。QG/PG0097—2016（六）由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式，否則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集歸檔。（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。第四章 鑒定銷毀榮譽檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。QG/PG0097—2016 附件6：榮譽檔案管理實施細(xì)則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級機關(guān)發(fā)給本機關(guān)的獎狀、證書、錦旗、獎牌、獎杯以及上級領(lǐng)導(dǎo)視察本單位的題詞、書寫的字畫等。銷毀聲像QG/PG0097—2016 檔案須兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊歸檔永久保存。（五）對庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行技術(shù)處理。（三）庫房內(nèi)晝夜溫度變化不能大于177。+20mm，壁厚23mm。第十四條 保管裝具（一）底片袋，用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm100mm或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。（二）載體類型及代號： 錄音帶：1；QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。（十一）大張照片、反轉(zhuǎn)片應(yīng)與其它照片一同組卷，單獨存放，并在卷內(nèi)目錄的備考欄內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁。照片名稱不應(yīng)超過50個字；拍攝時間：拍攝該張（組）照片的年、月、日。（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側(cè)）。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。反轉(zhuǎn)底片的說明應(yīng)在插袋式芯頁上書寫。凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注“*”號。一般不超過200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間，年、月、日三字用“.”隔開。照片號：案卷內(nèi)照片的順序號；QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內(nèi)編的流水號；參見號：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號（分類號）。（四）按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴８袷剑喝谔枴灼?，如?3—535。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨整理存放，照片和說明一同整理存放。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。（十）其他具有保存價值的聲像資料。QG/PG0097—2016（六）反映公司重要科研成果、科技發(fā)明、專利技術(shù)成果及新技術(shù)、新工藝、新材料應(yīng)用等聲像資料。（二）組織或參加公司內(nèi)外各類重要會議、社會活動的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）。QG/PG0097—2016 附件5：聲像檔案管理實施細(xì)則第一章 組織機構(gòu)與職責(zé)第一條 公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對全公司聲像檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和考核。第二十三條 電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。第二十條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。第四章 鑒定銷毀第十五條 會計檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應(yīng)按如下銷毀程序和要求進(jìn)行：（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計、紀(jì)檢監(jiān)察部門、財務(wù)管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、保管號、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內(nèi)容；QG/PG0097—2016（二）單位負(fù)責(zé)人、審計、紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后，報上級主管部門審查，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀；（三）對于其中保管期限已滿但涉及產(chǎn)權(quán)、未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了結(jié)事項的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)或失去保管價值時為止，同時應(yīng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；（四）正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，會計檔案不得銷毀；（五）銷毀會計檔案，應(yīng)由本單位檔案管理部門、財務(wù)管理部門及公司檔案管理部門、財務(wù)管理部門、審計部門共同派員監(jiān)銷；（六）子分公司（單位）信息化管理部門負(fù)責(zé)與檔案部門、會計部門共同派員監(jiān)銷電子會計檔案。（三）查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第十三條 暫由財務(wù)部門保管的會計檔案 QG/PG0097—2016（一）暫由子分公司（單位）財務(wù)部門保管的會計檔案不得借出。第十條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。對長期和永久保存的案卷要編張?zhí)?。檔案管理部門接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。第三條 歸檔時間會計檔案保管一年期滿之后，由財務(wù)管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。（三）財務(wù)信息系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)定期在維護(hù)單位和公司財務(wù)管理部門雙備份，并定期更換備份介質(zhì)（磁盤1年、光盤5年、移動硬盤10年更換一次），以防止數(shù)據(jù)丟失。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務(wù)管理部門保管一年。（二）會計賬簿類：總賬、日記賬、各種明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿等。第十五條 出借檔案，借用和退還時必須當(dāng)面點清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。第十一條 對已形成的保管單位應(yīng)填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標(biāo)題錄入計算機管理。QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎(chǔ)進(jìn)行案卷排列。裝訂時應(yīng)將卷內(nèi)文件的底邊與左邊取齊，大于公文紙的要折疊壓平，未留裝訂線的應(yīng)加邊。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。第二章 整理第五條文書檔案分類、編號按《檔案分類編號細(xì)則》執(zhí)行。第三條 歸檔時間：次年5月底前將上一年管理活動中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。第十五條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞、失、泄密和轉(zhuǎn)借他人。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。第九條 底圖和藍(lán)圖應(yīng)分開保管。第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應(yīng)的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310220mm，厚度可根據(jù)實際需要在50、60mm中選擇使用），填寫案卷標(biāo)題和檔案號。引進(jìn)國外技術(shù)，隨到隨歸檔。（七）本單位形成的新產(chǎn)品開發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段