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正文內(nèi)容

行政前臺(tái)工作流程-wenkub.com

2024-11-14 18:24 本頁面
   

【正文】 注意事項(xiàng)(1)了解所收、發(fā)文件內(nèi)容,按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾,并做好書面記錄,便于查找;(2)及時(shí)將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)是否收到;(3)按時(shí)將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員,由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方,如需給對(duì)方送去,應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn),并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?,?duì)方一定會(huì)聽到“嗒嗒”的聲音,這會(huì)讓客戶感到很不舒服。如果因故遲接,要向來電者說“對(duì)不起,讓您久等了”。聲音要適度,并最終保持輕松愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。有客人來訪時(shí),也要注意公司接洽人員的接待問題,比如提供茶水等。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來意,如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明,盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面,如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理;若來訪者要找的人不在,記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記,及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù);若來訪者表示下次再來,則需在《客戶來訪登記簿》上注明;及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由,并確保及時(shí)回復(fù);每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。如果等的時(shí)間很長,要關(guān)照一下來訪者并向其說明,然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。四、接待訪客訪客出門時(shí)起身迎接,應(yīng)該表示出熱情友好和
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