公司文件管理規(guī)定-wenkub.com
2024-10-25 15:35 本頁面
【正文】 文件版記為擬文部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、核對者姓名。機密文件屬于一般性保密，文件不得流失公司以外，這類文件只在中層以上干部間傳閱。第五篇：公司文件收發(fā)管理規(guī)定公司文件收發(fā)管理規(guī)定一、公司內(nèi)部文件分兩級文件。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲載體一起銷毀。第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。第十六條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由電子文件形成單位保存。第六條電子文件物理歸檔的基本要求：（1）辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個月內(nèi)進行物理歸檔；（2）電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；（3）經(jīng)過過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；（4）專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；（5）歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號、類別、密級及保管期限；第七條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第三條檔案室對電子文件歸檔及管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。合同簽定完成后需歸檔資質(zhì)辦，并建立臺帳管理。舉例說明：市場部于2011年9月以公司名義與某公路管理局簽訂一份高速公路信息管理系統(tǒng)合同，這是市場部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此以現(xiàn)有的編號規(guī)則，出來的文件編碼為：LMMKTG/0001HT/1109，市場部再以這個編碼實行項目立項，立項后將文件模板發(fā)往項目部開始定點，項目部定點完之后，提交定點確認函反饋給市場部，再由市場部下單給采購部，采購部以此文件編碼進行采購申請直至產(chǎn)品發(fā)往施工場地，再由項目部實施工程安裝。示例如下：□□□□□12345產(chǎn)生日期文件類別號部門代號 文件流水號公司代號說明：由3組成主文件號；5組成輔文件號。其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進行歸檔處理，并同時報備銷售部歸檔。如：14年5月1日給銷售部配電腦數(shù)量一臺XHXS/0001DN/140501。文件流水號：數(shù)字表示，從0001到9999。二、編號規(guī)則文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據(jù)需要設(shè)置，在主文件號的基礎(chǔ)上制定。傳真由公司辦公室編制和管理。yyyymmdd:日期。CGMBJyyyymmddMABddyyyymmdd:日期。外來文件結(jié)構(gòu)為：CGMBJ – AA – yynnnnAA：文件種類編號:RM：需求相關(guān)yy：文件來源編號:01：臺灣嘉可公司nnnn：文件流水號。yyyymmdd：表示日期。AB：文件名稱dd：文件版本號。yy:文件版本號。，, 等。dd: 用兩位數(shù)字表示日期，不足兩位時，第一位用零補齊，如15表示第15號。2使用范圍適用于公司文件的編號管理和控制：a)技術(shù)類文件：是指在公司的設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件
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