【正文】 42 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5. 4 糾正和預(yù)防措施要求書的行動(dòng)反饋 當(dāng)發(fā)出者就行動(dòng)要求的糾正和預(yù)防項(xiàng)目了解符合預(yù)定效果后 ， 應(yīng)簽批效果確認(rèn)一欄 ， 由總經(jīng)理審閱后交管中心統(tǒng)一復(fù)印給相關(guān)部門 ，并歸檔原稿 。 f. 當(dāng)已確定某個(gè)不良因素源于某部門或某部門存在不符合項(xiàng)目時(shí) ， 由總經(jīng) 理分析 、 鑒定是否有需采取糾正和預(yù)防措施 ， 指定由專人發(fā)出糾正和預(yù) 防措施要求書并作效果追蹤 。 2． 0 適用范圍 適用于本公司所有品質(zhì) 、 環(huán)境管理上糾正和預(yù)防措施的執(zhí)行 。 5． 7 一般文件和資料經(jīng)核定修改后由文件控制中心根據(jù)收發(fā)記 錄將其副本收回銷毀 ， 正稿由文件控制中心加蓋 “ 失效文件 和日期 ” 印章 ， 分隔存放 ， 失效文件如無特別要求保留一年 。 31 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5． 3 文件和資料的控制 / 發(fā)放 a. 文件 /資料的編制人在編制文件后填寫 “ 文件控制申請(qǐng) 文件 收發(fā)記錄 ” ， 注明此文件應(yīng)該發(fā)放的部門 ， 給相關(guān)部門主管 會(huì)簽并決定持有的份數(shù) ， 無異議后交由文件的核定人批準(zhǔn) , 非公司編制的資料由使用部門 （ 部門專用 ） 或文控中心 （ 全廠性 ） 申請(qǐng)受控； b. 文件中心在接到批準(zhǔn)的 “ 文件控制申請(qǐng) 文件收發(fā)記錄 ” 時(shí) 復(fù)印發(fā)放的總份數(shù) ， 并在每面蓋上控制文件的印章和序號(hào) 發(fā)放給相應(yīng)的部門并提請(qǐng)其部門負(fù)責(zé)人或代理人簽收 。 3． 2 文件控制中心 a. 負(fù)責(zé)保管文件和資料的原稿； b. 安排文件的編號(hào)； c. 控制文件的版本 、 發(fā)放 、 回收 、 修改及失效的處理 。 2． 0 范例 本 公司質(zhì)量管理系統(tǒng)使用之內(nèi)部 、 外部文件皆屬之 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 15 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 五、編寫文件的五忌 （ 一 ） 、 忌簡(jiǎn)單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 11 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 在編制文件的過程中 ， 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 10 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時(shí) ， 最 好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語 、 英文縮寫做明確說 明 ， 會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白 。 一般對(duì)于圖紙 、 設(shè)備說明書 、 國(guó)內(nèi) 、 國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件 。 文件化的程序通常包括活 動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時(shí) 、 何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料 、 設(shè)備和文件 ， 如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控 制和記錄等 。 （ 6） 員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確 了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 （ 2） 工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。 1 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 一．體系文件編寫的重要性 （ 3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后 ， 公司即可在此基礎(chǔ)通過日 常工作 ， 不斷地完善管理和技術(shù)的要求 。 3 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) （ 一 ） 目前建立的體系文件 ， 一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是 ， 并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件 ， 許多 規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為 3個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：程序 /工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 、 人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等 。 5 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) 3． 工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示 ， 它需詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作 ， 很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 書 。 7 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 一 、 一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要 ， 一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1． 目的 2． 范圍 3． 權(quán)責(zé) 4． 定義 5． 作業(yè)內(nèi)容 /文件內(nèi)容 6． 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1． 目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 ， 即 “ 做這件事是為了什么 ” ？ 8 冠 智 達(dá) 顧 問