【正文】 根據(jù)上海理光公司目前的情況，我們建議應(yīng)該加強信息系統(tǒng)管理的職能，可以建立如下圖所示的組織結(jié)構(gòu)。當(dāng)企業(yè)以信息系統(tǒng)戰(zhàn)略作為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的重要手段時，國外出現(xiàn)了信息主管的新頭銜：首席信息長官（信息總裁，CIO，Chief Information Officer） 。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與情報管理是控制各部門子系統(tǒng)之間的混亂的必由之路。軟硬件與網(wǎng)絡(luò)管理不但要有技術(shù)意識和成本意識，還一定要有風(fēng)險意識。所以要不斷地分析供應(yīng)商的 IT標(biāo)準(zhǔn)與水平、顧客的 IT能力與發(fā)展趨勢、競爭對手的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略、合作者的 IT資源與標(biāo)準(zhǔn)。我們建議通過 WEB技術(shù)的應(yīng)用，提高與供應(yīng)商和顧客之間溝通 加強上海理光 B2B方面的建設(shè)，在建立一定的供應(yīng)商資信評估的基礎(chǔ)上，部分采購過程可以直接在網(wǎng)站通過數(shù)據(jù)交換實現(xiàn)，然后再通過與內(nèi)部數(shù)據(jù)的集成，可以提高采購的效率，加強庫存的管理。四、關(guān)于 WEB應(yīng)用的建議網(wǎng)站不僅僅是公司的一個宣傳窗口，而是一個公司與外界交流的工具和渠道，也是企業(yè)信息系統(tǒng)不可或缺的一部分。? 沒有什么風(fēng)險，失敗成本也比較低。? 對現(xiàn)有系統(tǒng)的徹底推翻，轉(zhuǎn)換成本較高（即員工的適應(yīng)性、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移等） 。? 支持企業(yè)的戰(zhàn)略的潛在能力比較強。即便企業(yè)認(rèn)為 EDP系統(tǒng)可以維持現(xiàn)狀，EDP 系統(tǒng)還是很實用的，可以修改一下繼續(xù)使用，未來的物流系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)則無法容忍信息的繼續(xù)孤立。歸集產(chǎn)品研發(fā)費用，按項目、部門進行分配。物料需求計劃，采購訂單到貨信息，檢驗信息等生產(chǎn)管理本部部長EIS 支持生產(chǎn)管理總部總裁個人數(shù)據(jù)處理與決策行為，對生產(chǎn)總部的有關(guān)信息統(tǒng)計、整理分析，支持生產(chǎn)總部的運作管理（五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程應(yīng)用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息開發(fā)項目管理系統(tǒng) 建立項目信息庫，建立各項目的時間計劃，記錄計劃執(zhí)行情況。31 / 56（二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu)信息系統(tǒng)的基本功能是要為企業(yè)的各級人員在需要時提供必要的信息及支持。部合作者帶來的風(fēng)險較大；工的阻力。、減少生產(chǎn)周期、降低成本；，可以有效提高效率和服務(wù)能力。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏戰(zhàn)略性、全局性的統(tǒng)一規(guī)劃。? 提升信息系統(tǒng)的能力，能夠支持如并行工程、全面財務(wù)預(yù)算等先進的管理方法。沒有一個專門的信息管理機構(gòu)負責(zé)企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)，信息系統(tǒng)的改革將會舉步為艱，最終很有可能以失敗而告終。i) 可以解決部分目前系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，如對 NOTES系統(tǒng)加強推廣力度，完善 EDP和 NOTES的權(quán)限管理，加強 EDP與銷售系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的安全問題等。但引起的問題也是顯而易見的，如前面所述：缺乏整體性、信息分散、資源重復(fù)、各自為政、管理混亂等等。d) 要維護多個數(shù)據(jù)庫平臺，增加信息管理的難度和復(fù)雜性。這些獨立的、單個的系統(tǒng)雖然使部門與部門之間的沖突減少，但同時也使得數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、成本上升、效率降低、反應(yīng)速度變慢。隨著公司不斷的發(fā)展擴張，對信息整合的要求就越來越高，但因為歷史基礎(chǔ)的問題，想要把信息集成起來已經(jīng)比較困難。比如目前還沒有成文的文本規(guī)定什么級別或什么部門的人可以查看 NOTES系統(tǒng)中的什么資料，什么人可以上 inter，什么人不可以。NOTES 系統(tǒng)的推廣就是一個例子，開發(fā)部門自己應(yīng)用得特別好，但其它管理部門由于沒有大力推廣，使用率比較低，主要是因為開發(fā)部門覺得推廣是領(lǐng)導(dǎo)的事情，不是開發(fā)部門的責(zé)任。但由于沒有從企業(yè)全局的角度出發(fā)，很容易而且已經(jīng)導(dǎo)致：? 難以提出企業(yè)級的和創(chuàng)新型的信息系統(tǒng)目標(biāo)例如，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，公司是不是到了要建立 CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)增加顧客滿意度的時候了？是不是公司的采購成本高到需要考慮采用 B2B的采購模式了？是不是可以通過信息系統(tǒng)來增加公司和最終用戶的溝通渠道，建立網(wǎng)上的售前售后服務(wù)？具體的項目可行性和風(fēng)險如何？等等這些問題都需要從企業(yè)整體的角度出發(fā)，利用 IT的能力創(chuàng)造性改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和經(jīng)營模式。而這一點，在上海理光沒有做到，員工的電子化概念不強，必需要經(jīng)過一定的培訓(xùn)才能達到這一點。各部門對信息的需求、對業(yè)務(wù)可否電子化都不太明確。其它部門的應(yīng)用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒有把 NOTES系統(tǒng)像紙和筆一樣作為工作的工具之一。NOTES 系統(tǒng)在全球應(yīng)用成功的例子非常多?？梢钥闯龌旧县攧?wù)系統(tǒng)的所有問題都是由于信息孤立引起的，再加上財務(wù)制度上的一些缺陷就使得上海理光的財務(wù)管理存在這樣那樣的問題。如 EDP初始價格無法修正的問題引起了財務(wù)處理中包括：入庫核算、出庫核算、應(yīng)付賬款、成本核算等一系列問題，光入庫、出庫核算每月至少需要 1人 2天的工作量。維修中心的發(fā)票也要輸入兩次，一次是在財務(wù)系統(tǒng)里計算銷售額，一次是在庫存系統(tǒng)計算維修庫存和成本，然后計算出庫存成本與財務(wù)系統(tǒng)中的庫存成本核對，需要 1人 1天的工作量。? 目前無論是 SRF還是 SRS都有另一套系統(tǒng)在支持金蝶軟件的運行，在 SRF是一套 DOS版的銀行往來帳系統(tǒng)，SRS 是一套發(fā)票輸入統(tǒng)計系統(tǒng)。從 SRF角度來說，除了手工處理的部分工作外，其它財務(wù)功能也基本13 / 56能得以實現(xiàn)，問題的焦點不在于財務(wù)系統(tǒng)本身。四、財務(wù)系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀財務(wù)系統(tǒng)采用的是金蝶 2022（工業(yè)版 ） ，主要用于財務(wù)系統(tǒng)中的憑證管理、賬本管理、報表管理及固定資產(chǎn)的管理，以及一些簡單財務(wù)指標(biāo)的計算等。這一部分似乎與企業(yè)的銷售系統(tǒng)沒有任何的相關(guān)關(guān)系，而是直接與財務(wù)打交道，其中也存在重復(fù)輸入的問題。? 重復(fù)數(shù)據(jù)輸入情況嚴(yán)重。這套系統(tǒng)的功能主要包括銷售計劃的制定、發(fā)貨管理、訂貨管理、開票管理、銷售賬表、銷售統(tǒng)計與分析、應(yīng)收管理等，目前用到的最主要的是開票管理、計劃的制定和應(yīng)收管理，統(tǒng)計打印功能是另行開發(fā)的，其它模塊因為業(yè)務(wù)特征的原因基本沒有用起來。D. EDP無論經(jīng)過何種處理，都不能達到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由 EDP系統(tǒng)的定位決定的。PCB 事業(yè)部目前沒有應(yīng)用計算機系統(tǒng)的主要原因也正于此。企業(yè)無論采用什么系統(tǒng)，都會存在這個問題。實際上從長期的戰(zhàn)略角度來看，EDP 可能存在的問題就更嚴(yán)重了。6) EDP系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置與文檔問題。4) 同時由于 EDP的界面是與 DOS類似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面，信息的可讀性非常差，且不支持日文版。3) EDP系統(tǒng)從計算機技術(shù)而言，采用了簡單的工作站/服務(wù)器的二層結(jié)構(gòu)，而不是把數(shù)據(jù)庫另列為一層的三層結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開放性等問題。2) 目前上海理光的 EDP系統(tǒng)的功能不及深圳理光 EDP功能的 1/3，其它模塊如，產(chǎn)品計劃、BOM、物料管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、產(chǎn)品管理、銷售與分發(fā)管理等都沒有實現(xiàn)，整個系統(tǒng)的整合水平如與財務(wù)、設(shè)計系統(tǒng)的連接等也遠不及深圳理光。EDP 系統(tǒng)經(jīng)過了 EDP管理部門的一系列開發(fā)和功能補充后，已經(jīng)與現(xiàn)有的生產(chǎn)流程互相5 / 56適應(yīng)，日常運行基本正常。? EDP與同類產(chǎn)品相比在部品管理方面的效果比較明顯，比較適合上海理光目前的生產(chǎn)方式。? 部品檢查科：檢查結(jié)果報告的輸入，進貨預(yù)定情況查詢，檢查區(qū)部品情況查詢等。目前 EDP主要的應(yīng)用范圍如下：? 生產(chǎn)管理課：部品基準(zhǔn)情報維護，BOM 的編制，生產(chǎn)體制與生產(chǎn)計劃維護，組付實績輸入，數(shù)據(jù)查詢等。從上海理光的信息系統(tǒng)應(yīng)用分析，目前主要包括用于生產(chǎn)本部的 EDP系統(tǒng)、經(jīng)理課的金蝶財務(wù)系統(tǒng)、經(jīng)營部的一套小型的用友經(jīng)營軟件以及部分科室使用的比較多的“Notes　辦公系統(tǒng)” 。上海理光傳真機有限公司信息系統(tǒng)分析報告 策劃設(shè)計：專家組上海三元企業(yè)管理有限公司目 錄第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析 ............................................................1一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 ......................................................................1二、EDP 系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析 ...............................................................3應(yīng)用情況 .................................................................................4存在問題 .................................................................................5三、銷售系統(tǒng)分析 ..........................................................................9應(yīng)用現(xiàn)狀 .................................................................................9存在問題 ................................................................................10四、財務(wù)系統(tǒng)分析 .........................................................................12應(yīng)用現(xiàn)狀 ................................................................................12存在問題 ................................................................................13公司改革方案之五五、NOTES 辦公系統(tǒng)分析 ....................................................................16應(yīng)用現(xiàn)狀 ................................................................................16存在問題 ................................................................................16