【正文】 切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地。 (4)計劃應(yīng)付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時聯(lián)絡(luò)人的姓名、地址和電話號碼。 ⑤聽眾人數(shù)和特點。發(fā)言人需要知道以下項目： ①會議的日期、時間和地點。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長演講的。 ⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。 第五階段(一周之內(nèi))： ①與項目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項。 ③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。⑨與總管再次確定供應(yīng)時間及細節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之后服務(wù)員立即離去。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。 第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。 ④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒控制、陪伴發(fā)言人或特邀來賓。 13向大人物和特邀來賓發(fā)送邀請信。 ⑨設(shè)計詳細的議程或規(guī)劃。 ⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報酬的經(jīng)費在內(nèi))。 第一階段(盡量提前)： ①決定集會的基本目的和主題。 (2)設(shè)施主持人。招待會后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設(shè)備、專用陳列品或裝飾品；向服務(wù)工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數(shù)，以供開帳單之用；以及其它細節(jié)。 (6)節(jié)目。再次證實酒吧間領(lǐng)班對終止供酒時間完全理解。仔細檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個好辦法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。 (2)一般物品裝備。集會經(jīng)理可以假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協(xié)議任務(wù)，但是講效率和有經(jīng)驗的管理人愿意和他自己的工作人員仔細檢查，以確保每項計劃均已完全令人滿意地執(zhí)行。聽其自然不可避免地帶來極大的損害。不能提供合適的服務(wù)最容易把招待會變成難題。避免可能發(fā)生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。要備有一兩種酒精成分不多的酒。)開著的瓶通常按每瓶的十分之一估計，以確定不應(yīng)開帳的費用。宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經(jīng)營可能是誠實的，但是除非你有自己的控制辦法，否則開帳單時，你難免感到不愉快的意外。假如節(jié)目時間很緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好避免干擾。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。 (2)增添戲劇氣氛。要在預(yù)算和宴會承辦人能力的限度之內(nèi)，富于想象地尋求不同于上周宴會或賓客在普通餐館可能看到的菜單。 (9)有關(guān)可能取消的規(guī)定和有關(guān)主辦者保證出席人數(shù)的最后日期規(guī)定。 (5)一般物質(zhì)條件，包括樓面布置、座位安排、講臺的位置和大小、擴音器和擴音系統(tǒng)、放映設(shè)備、聚光燈和其它設(shè)備。 (2)預(yù)先選定的菜單，逐道列舉菜名。他們能夠用計劃和訂單提供資料，使宴會主辦者最后確定預(yù)算。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點問題是不可避免的。想象力能幫助你把預(yù)算保持在合理范圍內(nèi)。要確知節(jié)目單上的那些人知道應(yīng)在什么時候停止(發(fā)言人應(yīng)懂得20～30分鐘的時間限制)。 (6)要肯定菜肴吃起來和看上去一樣好。選派一位知識淵博的人來檢查這些細節(jié)。 有經(jīng)驗的計劃者認為以下10點意味著一次順利進行的招待宴會： (1)選擇一個有吸引力的、通風良好的房間或宴會廳，要有足夠的空間，擁擠會破壞最精心設(shè)計的場合。你充其量可以指望在這種氣氛下吸引全部聽眾的注意力，最多達45分鐘到1小時——這個時間對公司的目的是否足夠?假如不夠，其它形式的會議可能更適合一些。 ⑤把會議報告匯編和提交授權(quán)機構(gòu)。 第五階段(在會議期后一周之內(nèi))： ①在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項的狀況。 ④尋找被遺忘的器材物品。 ⑨檢查保安人員和應(yīng)急安排。 ⑤為擴音系統(tǒng)和視聽設(shè)備確定專門設(shè)備操作員。 第三階段(在準備期的最后幾天)： ①檢查最后方案和完成行動計劃。 19聘請攝影師。 15協(xié)調(diào)和確定發(fā)言人，以及對發(fā)言人的介紹。 １１落實裝飾品和裝置符合消防和安全規(guī)章。 ⑦邀請?zhí)貏e來賓。 ③確定工作預(yù)算和開支程序。⑧預(yù)定會議場地。 ④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。受設(shè)施經(jīng)理委派，負責訂購和監(jiān)督全部食品和飲料的供應(yīng)，并監(jiān)督會后的食品供應(yīng)的清理；安排和協(xié)調(diào)表演娛樂節(jié)目的人。受項目指導(dǎo)人委派，負責公司的宣傳和宣傳的內(nèi)外交流，以及和報刊與公眾的關(guān)系。受會議總主持人委派，負責項目的計劃、組織、全面指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，負責項目的全部人員活動、材料和設(shè)施，批準全部財務(wù)開支和契約協(xié)議。 (4)關(guān)閉酒吧后以最后一項活動使慶?；顒舆_到高潮，抽獎和發(fā)獎品可使參加慶?；顒拥娜擞谐渥銜r間在他們離開以前安靜下來。如果聚會計劃包括烈性酒，管理部門應(yīng)考慮以下細節(jié)： (1)包括員工的妻子或丈夫，最好發(fā)一封邀請信。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。假如沒有自助食堂或恰當?shù)恼写c休息的地方，就搭一個帳逢，供訪問者聚集和進行社交活動。準備和分發(fā)對可能提出的問題的答案。 (5)訓練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。 (4)準備展覽品和陳列品。通常供應(yīng)點心和飲料，并分發(fā)小冊子、小商品或者產(chǎn)品樣品。要有幾個月的計劃和準備時間。 2自由參加的招待會和參觀工廠 “自由參加的招待會”結(jié)合對公司各項設(shè)施的巡視，是最簡單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。 (5)檢驗計劃的可行性。下面是使這種集會處在管理控制之下的一些建議： (1)征求意見、進行商討和爭取支持，要有上層管理部門參加。大型會議不適于雙向交流或公開討論，但是它們對傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。 (6)隱蔽的動機可能把聰明的人導(dǎo)入錯誤的結(jié)論。幽默、暫時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。重新分析問題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。 (2)當討論漫無邊際時，主持人應(yīng)設(shè)法注入引起爭論的問題，或者要求那些沉默的人提出具體意見?！?委員會成效 由于委員會通常考慮專門問題的領(lǐng)域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會的成功就要求機智的領(lǐng)導(dǎo)能力。 (6)安置和執(zhí)行。 (2)必要時妥協(xié)。 (7)識別可供選擇的解決方法。 (3)建立和商定判斷標準?！?咨詢委員會 解決問題的成功決于完善的計劃、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對問題的正確限定。對常設(shè)的或是持續(xù)的委員會來說，明智的做法通常是： ①定期檢查委員會的成果、任務(wù)和成員資格。 (11)貫徹到底——委員會制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。 ②加入(而不是獨占)委員會的任務(wù)和功能。 (10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責任。 (8)持久性——委員會的“憲章”應(yīng)當規(guī)定任務(wù)期限。 (4)解決問題。委員會的首要任務(wù)是補充。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應(yīng)用方式。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。假如會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必然比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時間。如果這種參加被視為員工在機構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會議成果更為重要。據(jù)估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。會議主持人必須不斷對工作人員會議的有效性重新評估。消除工作人員會議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個機構(gòu)把會議計劃結(jié)合到總體經(jīng)營范圍的程度。 (2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。 2危險的信號 高效的工作人員會議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。 很多管理人員覺得他們沒有時間聽取其他管理人員的問題，當一兩個部門想要獨占會議時，尤為如此。 但是，對主張多開工作人員會議的每個論點都有其對立面。 ⑦認識總體經(jīng)營及其現(xiàn)狀。 ③鼓勵通過持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實的和潛在的問題。具有其它有效聯(lián)絡(luò)手段的機構(gòu)可能每月開一次工作人員會議就夠了。除非會議主持人認識到這個情況，并作為一種日常習慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會議主持人的威信。集體參與是基本目標之一，因為大多數(shù)工作人員會議是了解實情解決問題的會議。 (8)由于“應(yīng)聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導(dǎo)者反饋的信息反應(yīng)是虛假的。找一些他活動中的事情來贊揚，并評價他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。抓住他的某個觀點，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞這個問題。同時強調(diào)大多數(shù)的意見，并且不使與會者發(fā)言涉及個人。要使結(jié)論為大家共同理解，并且即將付諸于行動。 (6)避免傲慢地對待關(guān)鍵問題或與會者。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯誤的想法。小組的對立很容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。 (23)在任何會議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會議成果或著手行動。(20)要有節(jié)制地使用直接問句，這種問句會產(chǎn)生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。 (17)扮演公平的調(diào)解人來緩和激烈的爭論，或引導(dǎo)其他與會者介入討論，以使爭論主角冷靜下來，或者宣布極短暫的休息，要創(chuàng)造性地利用不同意見。用黑板記錄小組成員的論點。 (11)要遏制操縱會議的任何傾向，實際經(jīng)驗表明，任何人談話超過時間的20%，就意味著失效。 (8)用一般的語言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。 (5)了解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有特殊個性的與會者的交流方式。 (2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問題和反對者可能采取的論點。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。幾乎每個下屬人員都希望有機會自由提問和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。 9具有幽默感 幽默感對消除緊張氣氛，以及令會議順利進行具有很大的作用。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。 5公正 主席在會議中絕對不應(yīng)有袒護的行為，因為他有這種行為，不但阻礙進一步的討論，而且將使與會者——甚至包括被袒護者在內(nèi)——對他失去信心。3良好的分析能力 主席必須懂得如何澄清問題，透視問題的每一個層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急?，F(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應(yīng)具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒有必要成為參加會議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的思考至少應(yīng)比大多數(shù)的與會者更加清晰敏銳。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現(xiàn)多種目標而召開的。 5收集信息 在這一類會議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標及鼓動與會者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會者所提供的信息。 (3)借控制者角色，將會議導(dǎo)入實現(xiàn)目標途徑，以避免時間浪費以及無謂的意見沖突。在這一類會議中，主席的參與程度，大致以占總會議時間的50%至70%較為恰當。3宣傳政策 在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會者對課程的熟悉程度而定。主席不但要令與會者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對信息產(chǎn)生誤解或曲解?！?主席角色 有人說：“會議的主席有如樂隊的指揮。 ④不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。 16主席未能總結(jié)會議成果。 12與會者與主席爭論。 ⑧少數(shù)人壟斷會議。 ④主席出難題。 14向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。 10與會者無準備而來。