【正文】 作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言,鼓勵沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點,刪除重復的話題。注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。一般來說，你可以先將這些內容作個解釋，然后不斷重復說明，這樣既可以節(jié)省溝通時間，又能讓別人很快領會你的真意。主持人及參會者自我評定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時我經常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內容有□ 無□（4）面對一些人說話時我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結束時，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達的意思很復雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。即使是會后的跟進工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個腳印的認真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機會?！咀詸z】在實際工作中，很少有人會在開會之后繼續(xù)跟進工作，人們只是把開會當作開會而已。作為參會者的會后跟進【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________會議記錄者的作用僅次于會議主持人，要想成為一名合格會議記錄者一定要具有多項技能。會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。會議結束后重新整理所記錄的內容，盡可能維持在一頁的長度。會議記錄者的責任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。主席最好不要兼任此項工作。對會議記錄的十大建議：重要的會議應錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)?！艨偨Y能力強?！粲洃浟μ貏e強。做會議記錄，寫字速度當然有一定要求。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言，而且能準確陳述聽到的內容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤?！咀詸z】會議中非常容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進入會議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會議決策的客觀性。第三誤區(qū) 團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。當然，最主要的觀察預防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：第一誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)?！粲^察預防功能?！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結與歸納的功能。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導致一個會議成敗的關鍵?！颈局v重點】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。個人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。如何處理會議中的沖突表81 參會者責任一覽表時間參會者的責任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結果還有哪些事情未完成分配給自己的任務如何完成1．具體的守則與責任2．主持人作為矛盾調停者的失敗表現(xiàn)因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應對這些意外情況的對策。總結：會議還沒有結束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。是會議中的跑題者，習慣于自己做自己的事情。主持人說：按照我們這個討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結束時大家做一個表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？與會者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個機會應該讓他們露一手吧，或者是來一個什么獨唱呀，或者是請幾個比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動性強。評議：主持人及時打斷了與會者1和與會者2的爭吵，避免了大會開成小會。與會者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。主持人說：好，那么地點，梅地亞賓館？與會者2——“鯊魚”：迪廳。評議：與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。與會者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點和抽獎這些都是次要的，既然是一個晚會，主題應該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個晚會質量如何，是不是能夠引起大家的興趣。一定要控制其發(fā)言時間。抽獎活動是晚會重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。會議內容如下主持人說：今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時間局限在1小時之內，我們要決定4項內容，即晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內容。( )(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強的防備心理。遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤” 就說而言，主要應學習8種說話技巧。”評議：當別人還在討論中時，首先放棄會議，表現(xiàn)了極大的絕望?！拔覀兪窃谥v今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。具體是指當主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關在門外，即將其排除”?！艨偨Y?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”◆評論。會議中的說話技巧4．“傾聽”小總結如果用兩句日常用語來總結傾聽的技巧，那你可以經常使用“我也有相同的經歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談者充分感受到你正在傾聽。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神，你的身體前傾時，會給被傾聽者其很受尊重的印象?！羝浯蝺A聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。經理乙說：啊......員工甲聽到經理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。談話內容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。【本講重點】傾聽的技巧實際的說話技巧是□ 否□◆見參考答案513．反饋時的特征4．如何接受反饋成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經常、逐漸減少。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)，并且雙方為達成目標而不斷努力。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。等到這些人遵照領悟的40%具體行動時，已經變成20%了。1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”?！颈局v重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧希望你的每一次會議都碩果累累!【本講總結】會議的成功需要高明的策略。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。 (2)權威決策 B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。無異議決策常常難以做出。4．無異議決策無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。復雜的決議會經過深思熟慮，從而產生高質量決議。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。這種競爭會影響一項決議的質量和執(zhí)行。優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當復雜性增高時，權威決策的質量會由于考慮面不寬而受到影響。4種群體決策圖41 4種群體決策德魯克決議法彼德2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。控場也就成為一個主持人最應訓練的技巧之一。如何分配發(fā)言時間【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準備工作。2．SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式?！羧绻侨w會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。1．1H 5W圖33 1H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代?！羧绻闶俏ㄒ豢梢宰鰶Q策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。第3講 開會前的準備工作與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們如何提高會議的效率。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議