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康佳集團銷售分公司財務管理制度匯編-wenkub.com

2025-04-15 08:30 本頁面
   

【正文】 分公司財務部為印章檔案管理的責任部門,負責登記填制“多媒體營銷事業(yè)部分公司印章管理登記表” ,并妥善保管存檔。二、印章的保管及使用印章的保管人及委托保管人見下表:印鑒名稱 保管人 臨時受托保管人管理責任人分公司公章 財務經理 主辦會計 財務經理分公司財務專用章 財務經理 主辦會計 財務經理事業(yè)部負責人名章 出 納 總經理 出 納分公司總經理名章 分公司總經理辦公室主任 分公司總經理分公司合同專用章 財務經理 主辦會計 財務經理分公司發(fā)貨專用章 財務經理 產品會計 財務經理分公司發(fā)票專用章 財務經理 結算會計 財務經理分公司售后專用章 售后經理 售后會計 售后經理經營部公章 財務經理 主辦會計 財務經理經營部財務專用章 財務經理 主辦會計 財務經理 印鑒保管及使用的規(guī)定(1)印鑒由相應的保管人負責保管及日常使用,在保管人臨時外出(超過一天)時,為保證業(yè)務的延續(xù),經相應印鑒的管理責任人授權同意,可由保管人交給受托保管人保管及使用。第二節(jié) 實時結算制度實時和客戶結算:客戶提機必須立即予以結算,不允許拖延結算時間,不允許有超賬期期限而未結算的產品 。給客戶的返利或補差入費用轉客戶貨款的,在支付的同時,將相應的費39 / 49用款轉入貨款戶。物流公司必須按規(guī)定及時送回客戶的收貨手續(xù),對于未送回客戶收貨手續(xù)的,分公司可待收回相關憑證后予以支付物流費并按規(guī)定給予相關處罰。(五)代墊資金的管理代墊資金有集團公司為分公司墊付和分公司為集團公司墊付兩種情況。若分公司屬于專項借款原因的范圍內借入的資金,不得將借款擅自挪作他用。計算方法分公司費用資金= (主營業(yè)務利潤+其他業(yè)務利潤) X (1+17%) 37 / 49預撥費用=核定的分公司費用計劃本月計劃金額 X 50% (第一次撥款)月中清算費用金額=分公司當期實現的(主營業(yè)務利潤+其他業(yè)務利潤)金額與核定的分公司費用計劃本月計劃金額的較小值 + 增值稅-預撥費用 (第二次撥款) 撥付時間預撥費用資金(第一次撥款)即在次月 5 日前按上述計算方法預撥下月的部分費用資金,月中清算(第二次撥款)即在多媒體事業(yè)部計劃財務部將分公司的會計報表匯總整理完畢后,按上述計算方法在每月的 20 日前將上月應撥的費用資金進行清算后撥付。賬戶管理。對于分公司財務經理疏于職守、敷衍了事,造成所轄經營部財務管理混亂的,分公司財務經理就地免職; 二、印章管理、合同管理規(guī)定經營部印章必須按規(guī)定由分公司財務經理統(tǒng)一管理。經營部倉庫盤點每月封賬后兩日內對經營部成品倉進行盤點并出具盤點表,并須取得代管倉的確認。經營部客戶退貨經營部辦理客戶退貨須經分公司財務經理、總經理書面審批同意后按分公司退貨規(guī)定辦理。經營部的人事、銷售及財務接受所屬分公司的統(tǒng)一管理,經營部發(fā)生的經營費用統(tǒng)一在所屬分35 / 49公司列支。二、維修憑證的保管結算員應將維修憑證以及結算單的存根聯(lián)裝訂在一起,按各網點分類存檔,以便查找,維修憑證的保管與其他會計原始憑證相同,期限為 5 年,如保管期到須向公司領導提出銷毀申請,批準后才能銷毀。(2)低于八折的冰箱處理機及報廢機須經事業(yè)部審批,分公司憑審批后的申請表辦理折價處理或報廢,分公司整體損失金額在預計額度內(含現場打折處理損失)的由多媒體營銷事業(yè)部用戶服務中心承擔。 分公司報廢機(部件)損失費用的核算及轉帳 多媒體營銷事業(yè)部用戶服務部財務組根據“報廢機轉倉清單”每月匯總計算各分公司的報廢機(部件)損失金額,按分公司報廢機(部件)損失費用考核方案轉由分公司承擔,分公司的報廢機(部件)損失費用單獨列支。第十一章  售后管理制度第一節(jié) 成品機管理規(guī)定一、代管機的管理規(guī)定送修機處理服務部接機員收到用戶(客戶)的送修機時,必須進行驗收,同時在 CRM系統(tǒng)中出具一式三聯(lián)的接機單,并將領機聯(lián)交用戶(客戶) ;待機器修好后,用戶(客戶)憑領機聯(lián)取機(加蓋“已取機”字樣) ,在 CRM 系統(tǒng)中出庫處理(不須打單) 。對于“臨時擔保發(fā)貨額度”,若發(fā)生貨款無法收回的情況,分公司總經理應承擔30%~50%的賠償責任,并暫停該分公司的擔保發(fā)貨。(2)廣告、促銷費用,單筆5萬元以上的報事業(yè)部審批。一般性合同:合同(租賃合同除外)標的5萬元以內的,分公司審批。第二節(jié) 業(yè)務、資金審批權一、產品審批類項目權限分公司總經理區(qū)域財務經理區(qū)域總經理客戶合作部總經理產品營運中心總經理計財部總經理事業(yè)部總經理營運管理中心總監(jiān)集團財務總監(jiān)集團CEO及授權人集團批準區(qū)域額度內并用于指定客戶申請 審核 審批 審核樣機集團批準區(qū)域額度外,事業(yè)部額度內并用于指定客戶申請 審核 審核 審核 審核 審批集團批準區(qū)域額度內并用于指定客戶申請 審核 審批 審核賬期區(qū)域額度外,事業(yè)部額度內并用于指定客戶申請 審核 審核 審核 審核 審批特價機事業(yè)部權限內 申請 審核授權內審批審核 審批貨源分配 申請 審核 區(qū)域 區(qū)域29 / 49分配審批總經理審批區(qū)域內貨源二次調配(運費由分公司承擔)申請 審核 審批注:分公司向總部申請的政策和資源屬區(qū)域營銷中心權限范圍內的,由區(qū)域營銷中心總經理審批分發(fā);分公司向總部申請的政策和資源屬區(qū)域營銷中心計劃外或權限范圍外的,由區(qū)域營銷中心審核并上報事業(yè)部批準;區(qū)域營銷中心樣機及賬期審批額度限于區(qū)域所屬分公司客戶已審批總額度的匯總數,并報計劃財務部備案;區(qū)域營銷中心總經理對其審批的樣機額度、賬期額度及庫存周轉指標負責;報廢機參照現有規(guī)定。第十章  費用計劃與資金預算第一節(jié) 費用計劃與資金預算業(yè)務計劃預算每月 23 日,經營管理部將預發(fā)下月基本銷售收入任務,此任務乘以分公司的任務比例和近兩個月任務的平均完成率,即為分公司據以制定費用計劃和資金預算的銷售收入,分公司自我調節(jié)的比例不得超過 5%,超過 5%的分公司須提交專項說明。二、攤銷費用支付商場進場費(單店金額)或展柜制作費(單套金額)5千元(含5千元)的以上的,可以通過“待攤費用”科目核算,在協(xié)議有效期間內平均攤銷,但攤銷期間不得超過12個月。第三節(jié) 費用預提和費用攤銷一、預提費用預提費用范圍:預提費用科目用來核算分公司根據權責發(fā)生制原則預先提取但尚未支付的費用。分公司計入促銷活動費的返利金額不在本比率考核范圍內,分公司計入票扣或折讓的促銷活動費列入本比率考核范圍內。分公司財務經理對違規(guī)轄區(qū)外費用有拒絕報銷權,如發(fā)生違規(guī)報銷,除責令報銷人全額退款外,將對分公司財務經理處以同等金額的罰款。七、車輛費(嚴格按優(yōu)化后的標準控制)分公司必須定點加油、定點維修,分公司自有車輛由內部人員承包運營,支付給承包人的費用列入“銷售費用運輸費”核算,但是按照協(xié)議由分公司承擔的部分費用列入車輛費核算。分公司員工出差乘坐交通工具、住宿等費用報銷根據分公司的實際情況執(zhí)行,可參照康集多發(fā)字(2022)23號文《關于多媒體營銷事業(yè)部銷售分公司差旅費報銷的規(guī)定》執(zhí)行,但不得超過以上規(guī)定的標準。四、電話費(嚴格按優(yōu)化后的標準控制)25 / 49分公司不允許報銷任何個人購買、維修通信工具的費用和個人家庭、宿舍的固定電話費用。三、辦公費(嚴格按優(yōu)化后的標準控制)每月須由分公司辦公室人員按計劃進行采購一次性報銷,其他任何人不得報銷辦公用品費用。分公司給客戶補差的憑證及單據包括:①客戶提供取得折讓的原始憑證(折讓證明、客戶反開的發(fā)票);②分公司的降價文件復印件;③分公司客戶補差明細表;④降價機型在承諾期內的“產品進銷存表”。審核合格后轉結算組開票。(5)客戶提供普通發(fā)票的,分公司應扣稅后的金額辦理。返利結算辦法(1)應付客戶的返利由分公司自行全額承擔,要恪守收支兩條線的規(guī)定。在補差金額較小、補差頻繁和客戶提出申請的情況下,經總經理、財務經理審核同意后,可直接在開單價格中予以抵減,但抵減后的價格不得低于事業(yè)部現款價,而且必須得到客戶的確認并附上相關確認資料備查。堅持“利潤導向、價值經營”的原則。退貨:對于打折出樣的產品,原則上不允許退貨,特殊情況需辦理退貨的,報事業(yè)部領導審批。二、 管理辦法對于未出樣的客戶,其打折出樣產品按事業(yè)部批準的價格直接開票結算。④禁止分公司將質量保證并無明顯損壞的樣機直接返廠處理。(5)考核分公司申請的免費出樣機型每月必須至少周轉一次,享受免費出樣的客戶每月銷售額至少應達到免費樣機額度和賬期額度之和的一倍以上,否則核減分公司免費出樣額度;如事業(yè)部批準給分公司的免費樣機額度閑置三個月以上未使用的,將核減分公司免費樣機額度。④免費樣機(包括巡展機)必須每月確認、抵押樣機必須至少每季確認一次。(3)確認①免費樣機和巡展機確認工作責任人:分公司總經理為第一責任人,必須在分公司設置樣機專管員,賣場的直銷員和分管業(yè)務員為直接責任人,每月負責核對確認。審批流程《免費樣機申請表》(CRT與平板分別填報)經分公司財務經理、總經理審核后,報區(qū)域總經理、財務審核,然后上報產品(CRT或平板)營運部、經營管理部、計劃財務部、事業(yè)部總經理審批。匯報方式:對客戶連續(xù)三個月以上未回款和結算的,分公司必須進行詳細的書面匯報,書面報告經分公司財務經理和總經理簽名確認后傳真至計劃財務部。對收不回債權確認書的賬期客戶,分公司財務部有權停止發(fā)貨,并要求業(yè)務經辦人與財務專管員到客戶處共同對賬,在半個月內處理完畢。第六章  應收賬款管理一、應收賬款管理規(guī)定分公司除經批準的賬期客戶外,原則上不允許出現應收賬款。事業(yè)部認定的固定賬期客戶范圍外的客戶臨時賬期申請需經區(qū)域營銷中心17 / 49審核后報事業(yè)部總經理審批;(2)區(qū)域營銷中心對分公司賬期客戶審批的最高臨時賬期申請額度原則上不得高于其固定賬期額度。對賬期周轉緩慢,賬期一個月周轉達不到一次的客戶,必須上報至區(qū)域并停止發(fā)貨,經事業(yè)部重要客戶合作部審核、事業(yè)部總經理的審批同意后才能發(fā)貨;分公司出現賬期無法收回形成呆壞賬的,對責任總經理處以呆壞賬金額一定比例的罰款(具體參照康集發(fā)字(2022)10 號文關于印發(fā)《多媒體客戶信用評估辦法》的通知相關規(guī)定) 。(3)事業(yè)部對區(qū)域帳期額度的考核與調整:對于每個季排名最后而且周轉率不達標的區(qū)域,重要客戶合作部提請事業(yè)部總經理對其賬期總額度進行額度核減審批,額度核減批準后,被核減額度的區(qū)域在核減后的賬期總額度內審批分公司的賬期申請。(2)區(qū)域對分公司的賬期額度考核與調整:區(qū)域對帳期額度周轉率每月排名最后的分公司,區(qū)域對周轉率不達標的額度進行回收到區(qū)域,并可調整到其它周轉率高的分公司。 對 利 用 虛 假 工程 機 賺 取 毛 利 的 分 公 司 , 將 3 倍 核 減 銷 售 額 及 其 虛 增 的 毛 利 。二 、 分 公 司 按 規(guī) 定 的 處 理 機 價 格 銷 售 處 理 機 , 并 與 集 團 結 算 。產品處理按分公司產權產品處理流程操作?!?3 第五節(jié) 不明產權產品的賬務處理一、分公司不明產權的情況分公司不明產權有三種情況:(1)分公司在物流上線產品分解時有遺漏,誤將有實物而且 60 倉也有數據的產品分解到不明產權;(2)分公司盤盈待查的實物;(3)分公司盤盈的實物,但在銷售系統(tǒng)的分布中也有對應掛賬的數量。五、關于分公司承擔返廠機器維修費用的管理規(guī)定返廠機器分類 ①一類返廠機器定義定義:指產品在銷售過程中出現的開箱故障機、集團公司服務承諾期限內出現的用戶退換的故障機。2. 監(jiān)管小組每月封賬次日上午(一般為 26 日)對分公司返廠機庫存(監(jiān)管范圍內的時點數據)進行公布。分公司必須真實反映返廠機庫存,不得將機器不入、少入、遲入或入賬至非對應倉位及 BIN 位。所有退換機,原則上要求實物入庫當天入賬完畢,最遲在實物入庫3天內入賬完畢。Z倉存放需返廠的機器,屬返廠機,為集團產權產品。P倉存放鋪底性質的機器,為集團產權產品。分兩種情況: A、D倉彩電實體庫存數(含底座等,但剔除沃爾瑪、麥德龍、不明產權及有賬無實的彩電庫存,下同)=標準庫存,視同達標;B、D倉彩電實體庫存數標準庫存,按以下辦法確定考核公式,超考核天數的予以處罰。分公司售前機庫存考核標準計算公式(1)分公司售前機庫存目標=總庫存目標/100*分公司銷售任務比例(2)分公司月平均庫存=(第一周公布的售前機庫存+第二周公布的售前機庫存+第三周公布的售前機庫存+第四周公布的售前機庫存)/4(3)庫存達標差距=分公司售前機庫存目標分公司月平均庫存分公司售前機庫存考核的對象和獎罰 (1)分公司售前機庫存考核對象為分公司總經理。(1)由分公司財務做銷售訂單并從庫存商品揀配銷售觸發(fā)物流(月末形成暫估),物流部門將產品從D倉客戶BIN位下架出庫,同時增加D倉客戶BIN下有帳無實。分公司向集團辦理退貨,均按現行現款價扣費用點后金額的 85%進行結算;有特別規(guī)定的按照規(guī)定處理。分公司財務每月封帳后,必須報送《***分公司客戶滯銷機明細表》到F3組,F3組將抽查分公司報送資料的真實情況,對于弄虛作假的分公司財務經
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