【正文】 三、各班組防火責(zé)任人職責(zé)（一）、各班組防火責(zé)任人逐級向上一級負責(zé)，做到“誰主管，誰負責(zé)”，對消防器材、消防設(shè)備設(shè)施實行層層承包管理。（三）、建立防火檔案。（九）、組織撲救初期火災(zāi)和指導(dǎo)安全疏散。（五）、對員工進行消防宣傳教育。第二節(jié) 管理職責(zé)一、小區(qū)防火總負責(zé)人的職責(zé)（一）、消防安全機構(gòu)，貫徹執(zhí)行消防法則。（三）、對用戶的書面投訴，要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導(dǎo)，處理完畢后以書面回復(fù)用戶。（五）、記清楚：處理用戶投訴后，應(yīng)把投訴的事項、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于用戶意見受理表內(nèi)，由用戶加蓋意見后收回存檔。切記與用戶正面辯駁，應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)用戶敘述清楚實際情況。五、財務(wù)部門應(yīng)依“盤存表”編制“盤點盈虧報告表”一式三聯(lián)，送項目管理部門填列差異原因的說明及對策后，送回財務(wù)部門匯總轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理簽核。二、倉庫內(nèi)嚴禁無關(guān)人員進入，離庫前須關(guān)好門窗、電源，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，認真處理。堅持先進先出，切實做到快收快發(fā)。四、倉儲工作為抓好物資的入庫驗收、保管保養(yǎng)和出庫發(fā)放等三方面的管理。八、利用檔案資料要注意保守機密，不得傳播檔案內(nèi)容；要保證案卷的完整與安全，嚴禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。四、檔案庫要實行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入庫房。 （四）、監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 須復(fù)制檔案的，絕密檔案報總經(jīng)理審批；機密檔案由人事部負責(zé)人審批；普通檔案由部門負責(zé)人審批。 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 第六條 檔案保密：一、檔案密級分為三級：絕密、機密、普通； （一）、絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、機密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案； （三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。（五）、各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。 三、保管職責(zé)： （一）、財務(wù)部保管財務(wù)檔案。 二、保管要求（一）、便于查閱。（四）、10年保存：、決算書類；；；。（三）、制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； （四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。第四條 立卷目錄一、立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。（6）、用戶手冊。（2）、寫字樓、商場等管理規(guī)定。（4）、工程重大投訴訴處理資料。（3）、上級及本公司關(guān)于清點、財稅大檢查、驗收等通知。安護部（1）、上級公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。（5）、員工的獎勵、處分的決定和通報。行政人事部人事（1）、中級職稱、員工技工職稱資料。（7）、公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。（3）、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報告。重大事故報告。工程維修保養(yǎng)合同。三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個經(jīng)營活動。第四節(jié) 責(zé)任一、 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司行政人事部報告。七、財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。三、印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。三、公司建立印章管理卡，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在卡上予以記錄。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0207文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：印章管理制度第1頁共1頁印章管理制度第一節(jié) 管理原則一、印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。十一、不得在行政人事部電腦內(nèi)私自安裝與本職工作無關(guān)的軟件和個人資料。九、嚴禁在工作時間玩撲克等各類游戲及觀看電影、炒股等。五、按照使用基本程序操作開關(guān)電腦，不得越級操作，按照先檢查設(shè)備、開啟電源、開啟主機、開啟顯示屏，最后打開操作系統(tǒng)和軟件的方法進行。一、因電腦為高價值、敏感度極高之智能設(shè)備，且擔(dān)負著檔案管理、財務(wù)管理收費管理等重要工作，因此任何不謹慎之操作或其疏漏均可能帶來嚴重損失。五、清潔、維修等工具、物品的領(lǐng)用應(yīng)符合使用時間要求和原物抵換的方式進行。第四節(jié) 物資的領(lǐng)?。阂?、領(lǐng)取物資，首先由個人填寫《領(lǐng)料單》，寫明用途、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)部室主任簽字后到行政人事部領(lǐng)取。五、每月進行一次盤點，保證物資不缺損、不遺失。庫房內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。第三節(jié) 物資保管一、物資保管由綜合管理部統(tǒng)一實施，其他部門的倉庫、物資保管，應(yīng)造冊登記好，定期檢查，掌握物資庫存情況。五、購入物資后，應(yīng)首先到行政人事部憑發(fā)票與物品，經(jīng)驗收合格數(shù)量核對無誤后，購物人在發(fā)票后簽字，再辦理領(lǐng)出手續(xù)。二、物資按應(yīng)需采購，杜絕浪費和閑置，非公司統(tǒng)一采購一般各部門負責(zé)采購，辦公用品及固定資產(chǎn)等有關(guān)物品統(tǒng)一由財務(wù)部按規(guī)定程序采購，專業(yè)物資采購需由專業(yè)使用部門人員陪同采購。四、十大要領(lǐng)：及時的關(guān)注問候的微笑；使用客戶姓名；使用魔力字眼“請”字； 語音語調(diào)仔細聆聽保持目光接觸身體語言嚴謹整潔的儀容儀表額外的幫助公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0205文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：物資管理制度第1頁共2頁物資管理制度第一節(jié) 管理原則一、為保證物資管理的規(guī)范和質(zhì)量，按照勤儉持家，物盡其用的原則，嚴格控制管理好從物資的購入、保管、領(lǐng)用，特制定本管理制度。（六）、學(xué)會贊美業(yè)主三、基本要求：（一）、“三米微笑制度”，員工和住戶相遇時，在住戶注意到自己的適用范圍內(nèi)（3米）應(yīng)保持善意的微笑。（二）、學(xué)會正確的稱呼，無論何時都能使用動聽的語言。第六節(jié) 禮儀技能一、業(yè)主的基本消費心理:（一）、花錢買服務(wù)（二）、我的困難是最重要最緊迫的。（四）、不與住戶爭分辯。情況記錄完畢，要主動詢問“您貴姓？請問您住哪個單元，您的聯(lián)系電話是什么？”并答復(fù)“剛才說的情況，我已經(jīng)記錄下來，我馬上給你聯(lián)系落實一下，在時間給您回復(fù)好嗎？”（三）、當(dāng)住戶提出建議時，應(yīng)說：“您的建議我已經(jīng)記錄下來了，非常感謝您對我們工作的關(guān)心和提出的寶貴意見，我們將努力改進我們的工作。（八）敬禮以軍禮為主，必要時鋪以注目禮。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：禮儀管理制度第5頁共6頁六、車輛管理（一）、對違章行車者，應(yīng)說：“對不起，為了您的安全，請按規(guī)定行駛”。工作完畢要徹底清理工作現(xiàn)場恢復(fù)原樣。（二）、使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。（三）、通話完畢，應(yīng)說：“謝謝，再見！”，語氣平和，并在對方放下電話后再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽話筒。（十九）、當(dāng)對方挑釁時，應(yīng)說：“請尊重我們的工作，先生/小姐”。（十六）、當(dāng)遇到熟悉的住戶經(jīng)過崗?fù)r，應(yīng)說：“你好，先生/小姐（女士）”。當(dāng)遇住戶施以恩惠或其他好處時，應(yīng)說：“謝謝您的好意，公司有規(guī)定不能收取，請您理解”。（十）、與住戶交談，態(tài)度和藹，語言要親切，聲調(diào)要自然、清晰、柔和，音量適中，不要過高，也不要過低，以對方聽清楚為宜，答話要迅速、明確。若遇到困難時應(yīng)積極查找有關(guān)資料或請示上級后答復(fù)對方，不許以“不知道、不清楚”作回答。（五）、 對容貌體態(tài)奇特或穿著奇異服裝的住戶切忌交頭接耳或指手劃腳，更不許圍觀，背后議論、模仿、譏笑住戶。（二）、 對住戶要一視同仁，切忌在兩位住戶同時有事相求時，對一位住戶過分親熱或長時間傾談，而冷待了另一位住戶。（五）、當(dāng)確認來訪人故意搗亂，要橫沖硬闖時，應(yīng)先說：“對不起，按公司的規(guī)定，沒有證件不允許進入小區(qū)，請配合我們的工作”，當(dāng)對方執(zhí)意要硬闖時，立即用對講機呼叫就近干部，但應(yīng)注意保持冷靜克制，只要對方?jīng)]有危及他人安全或破壞財物，均應(yīng)做到冷靜克制。八、征詢語：請問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我?guī)湍鍪裁磫?？您有別的事嗎？九、請求語：請您協(xié)助我們……、請您……好嗎？十、商量語：……你看這樣好不好？十一、解釋語：很抱歉，這種情況，公司規(guī)定是這樣的。四、告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎下次再來。四、其他行為：（一）、不允許隨地吐痰，亂扔果皮、紙屑；（二）、上班時間不允許吃零食，玩弄個人小物品或做與工作無關(guān)的事情；（三）、在公共場所及住戶面前不允許掏耳朵、挖鼻孔、搔癢、脫鞋、卷褲角衣袖、伸懶腰、哼小調(diào)、打哈欠；（四）、到住戶處工作時，不允許亂翻亂摸，更不允許拿客戶的東西、禮物；（五）、談話時，手勢不宜過多，幅度不宜過大；（六）、不允許口叼牙簽到處行走；（七）、不允許將香煙或其它物品夾在耳上。（六）、每天上班前應(yīng)注意檢查自己的儀容儀表，上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容儀表，必要時應(yīng)到衛(wèi)生間或工作間整理。三、個人衛(wèi)生：（一）、保持手部干凈，指甲不允許超過指頭兩毫米，指甲不殘留污物，不涂有色指甲油；（二）、員工應(yīng)經(jīng)常洗澡防汗臭，勤換衣服。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：禮儀管理制度第1頁共6頁禮儀管理制度第一節(jié) 管理原則禮儀管理制度旨在規(guī)范員工的服務(wù)行為，確保公司的良好形象，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（十一）、財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。（六）、主要標題順序號：依次為一、（一）、，（1）、。二、書寫格式（一）、紙張：一般A4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm cm。（十二）、其他：司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤＃ò耍?、決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用決定；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用決議。（四）、布告、公告、通告：對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用布告；向國內(nèi)外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用通告。七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。二、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準打印。七、傳閱文件由辦公專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。三、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳?。三、服?wù)工具未經(jīng)允許不得外借，特殊需要經(jīng)批準后，借前檢查，歸還時驗收，按規(guī)定時間收回。五、區(qū)域內(nèi)不得任意懸掛、張貼非工作物品，工作場區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙。 第四條 工作環(huán)境管理一、各部門辦公、生活區(qū)、各工作服務(wù)區(qū)，每天安排人員輪流對工作環(huán)境進行清掃、整理。七、上班時間不得從事看報、閑聊，用通迅設(shè)備聊天等與工作內(nèi)容無關(guān)的事情，辦公時間要保持肅靜，不準串崗聊天、嘻鬧、高聲喧嘩和爭吵，辦公區(qū)域內(nèi)禁吸煙；業(yè)余時間應(yīng)努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識及相關(guān)知識。 三、嚴格執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和服務(wù)規(guī)范，努力提供服務(wù)效率，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)管理服務(wù)。（九）、值班過程中發(fā)現(xiàn)問題，要立刻解決，遇有困難時可請求幫助，當(dāng)重大事件發(fā)生時，要立即報告部門主管和負責(zé)人，不得延誤，不得擅自做主，不得隱瞞不報。（六）、了解所上班次、崗位，接班人要提前15分鐘到崗接班，辦理交接手續(xù)。（二）、維修實行全天24小時值班制度，由服務(wù)中心和工程維修部負責(zé)安排調(diào)配。二、請假：（一）、員工因事、病等需請假的，應(yīng)在提前一天寫好請假條經(jīng)審核批準后方可進行，一天以內(nèi)由部門主管批準，一天以上由部門負責(zé)人批準，三天以上由總經(jīng)理批準， （二）、秩序維護員工非工作時間外出，也必須向部門主管請示批準。（二）、工作需要加班時，員工應(yīng)服從工作安排，在完成工作任務(wù)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可離開。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0202文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：工作管理制度第1頁共2頁工作管理制度第一節(jié) 管理原則：一、為保證辦公規(guī)范和質(zhì)量，提高整體工作效率，按照日常辦公內(nèi)容和程序，制訂本管理制度。三、 下列情況下，應(yīng)整理會議紀要：（一）、公司各類臨時行政會議；（二）、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0201文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：會議管理制度第3頁共3頁（三）、其它主持人要求整理會議紀要的會議。六、做好本人的會議紀錄。二、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。四、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；五、會議通知形式一般為電話通知。九、公司月度例會、臨時行政會議一