【正文】 辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務(wù)的完成時間往往都會超出預期。高校管理者的授權(quán)必須充分，同時必須重視監(jiān)督和檢驗，保證被授權(quán)者的行為符合學校的整體利益。高校管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。 35 ? 工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細致，執(zhí)行效果越好。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。不管是何種原因，高校管理者的時間一旦出現(xiàn)浪費，對整個部門甚至整個高校的傷害極大，嚴重的可能會導致部門、單位乃至整個高校低效率重復勞動，最終成效不彰。科學、規(guī)范、有序的時間管理不僅對高校管理者本人極為重要，對提高整個高校的工作效率、降低辦學成本也極為重要。對于高校來說，“重要不緊急”的事就是教學。 32 ? 我們通常會把緊急的事情放在第一位，這不是管理時間的有效辦法。 將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。 時間是實現(xiàn)目標的重要因素之一，為了對高校管理者的時間進行更好地管理，我們引入 帕累托原則 。 ? 九 .學會充分授權(quán) 列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來， 找適當?shù)娜藖硎跈?quán)。你永遠沒有時間做每件事，但永遠有時間做對你來說最重要的事。因此，必須學會如何把重要的事情變得緊急。 ? 五 .遵循 20:80定律 用你 80%的時間來做 20%最重要的事情。 ? 四 .制訂有效的計劃。在列好清單的基礎(chǔ)上進行目標切割。 Scheduler還提供了完整的計劃制定、跟蹤和回顧的機制，幫助用戶制定計劃并分解長期的目標將之轉(zhuǎn)化成日程。當然，你也可以把你的任務(wù)計劃發(fā)給你的同事或朋友與他們一起共享。Tick給你解決的問題就是通過分析來減少麻痹給你帶來的損失；告訴你什么是最重要的事情；在這里你不需要復雜的表格和難懂的理論，只有最簡單和你能承受的反饋信息。r可以減少思考安排時間的時間，因為它已經(jīng)幫你完成了，你只需去做就可以了。你的時間管理是否到位，做得好與壞一目了然；用了這個工具之后你會覺得你的工作效率提高了，比別人更勤奮了。” 無論對于 1部門的 工作流量 ，還是 7部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制“分析工作流程的 網(wǎng)絡(luò)圖 ”，每一次去掉一個多余的環(huán)節(jié)，就少了一個工作延誤的可能，這意味著大量時間被節(jié)省了。根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為，按 8小時工作制算，這占了工作時間的 %。因此，增強了新員工的 自信 。天天加班，而且 工作質(zhì)量 也不盡如人意，感覺很糟糕。 第二象限“重要但不緊迫” 的事件防患于未然的改善、 建立 人際關(guān)系 網(wǎng) 絡(luò)、發(fā)展新機會、 長期工作規(guī)劃、有效的休閑。這里的“相關(guān)性”是指與現(xiàn)實生活相關(guān)，而不是簡單的“白日夢”。這里可行性有兩層意思：一是目標應該有能力范圍內(nèi)；二是目標應該有一定難度。 ? 可衡量性（ Measurable）。 “華為”對于時間管理有 4大法寶。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達標，都會打亂 委托人 的時間安排，結(jié)果是“雙輸”。華為人認為，人們 組織工作 不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上?！斈阒貜妥鲆患虑闀r，你會熟能生巧，效率一定會提高。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的 list時，也會產(chǎn)生緊迫感。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花‘一天的時間去做它。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。當你有了 動機 ，迅速踏出第一步是很重要的。 ? 金律二 :設(shè)立明確的目標 成功等于目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn) 的目標 。而這套系統(tǒng)不僅僅可以用來做自己的時間管理，我個人認為還可以將其應用到其他各個方面，比如 寫作 。例如：“學習中文”，或者“進行一個潛水假期” . 18 GTD的理念 ? GTD是英文 Getting Things Done的縮寫，是一種行為管理的方法，也是 David Allen寫的一本書的書名。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”列表上。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個 項目 涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。將這些 stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。來自于 David Allen(大衛(wèi)艾倫 )的一本暢銷書 《 Getting Things Done(把事情做好） 》 ，國內(nèi)的中文翻譯本《 盡管去做：無壓工作的藝術(shù) 》 。 對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。 ? 1學會說 不 。 ? 不要想成為 完美主義者 。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。 ? 做好的事情要比把事情做好更重要。 ? 每件事都有具體的時間結(jié)束點。 80%的事情只需要 20%的努力。有的事情需要較長時間，有些事情可以順帶進行。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。 ? 考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先盡快解決。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方； 管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。 ? 待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項，每天堅持。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。 5 二、做事沒有方法？閱歷 ? 我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有 效率 的方法。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人 互動 ，外界的干擾是主管工作的一部份。 時間管理的目的：決定該做些什么；決定什么事情不應該做。 時間管理最重要的功能：是透過事先的 規(guī)劃 ，做為一種提醒與指引。你可以排定某些時段做為你的工作空擋，當有人臨時找你需要討論事情時，告訴他，你這會兒忙著呢，不急的話兒，在你的空擋時間再來詳談。 ? 完成一件事情，可以有許多方法，關(guān)鍵在于你能否找出最快速的方法。 ? 待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一