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項目管理培訓(ppt182)--項目管理十大步驟-項目管理-wenkub.com

2025-08-03 12:07 本頁面
   

【正文】 項目的開幕大會 大會應包含的內容: ? 介紹參會人員 ? 概要介紹 《 項目定義 》 – 項目目的、范圍、主要 “ 應交付成果 ” 、成果驗收標準、風險、假設、估算的工作量、預算、期限、項目成功標準 項目的開幕大會 ? 各種角色與責任、義務介紹 ? 介紹項目準備工作進展、近期的項目展開工作時間表 ? 對團隊的期望、管理理念(規(guī)則、紀律另會討論) ? 問題與解答 ? 明確宣布項目正式開始 12。記錄并加入 《 項目工作計劃 》 追蹤。 溝通管理技巧 ? 進度狀態(tài)會議要切題,討論狀態(tài)、外控難題、范圍、風險 ? 會議的重要目的是 – 肯定個人、團隊成果 – 表揚特殊貢獻 – 維護紀律 – 讓隊員互相了解現況 – 不是解決問題的地方 掌握項目狀態(tài)會議要素 ? 有議程,事先發(fā)給參會人員 ? 有主席、召集人 ? 事先通知參會人員需要帶到的資料或準備 ? 只邀請有關人員 ? 準時開始、結束 掌握項目狀態(tài)會議要素 ? 主持人明確說明開會目的及期望結果 ? 依照議程,注意時間控制,不要遺漏 ? 有會議記錄 ? 結束前,總結所有任務分派,包括內容、負責人、期限 溝通管理技巧 ? 使用標準格式報表、標準時間表 ? 進度狀態(tài)報告,報告期間內發(fā)生的: – 根據 《 工作計劃 》 完成的成績 – 說明該完成而未完成工作的原因 – 遭遇的困難、影響及對應措施 – 變更范圍的要求、新證實的風險 – 其他對讀者有用的資料、訊息 – 不要煩瑣、冗長 溝通管理技巧 ? 使用附件說明細節(jié),只發(fā)給有興趣的人 ? 越向高層報告,越少細節(jié) ? 項目經理綜合隊員報告,提出概要 ? 選用最佳中介工具 ? 創(chuàng)造鼓勵報告真實狀態(tài)的環(huán)境 溝通管理技巧 ? 使用狀態(tài)指示警示符號 ? 管理溝通就是管理期望 ? 明定完成溝通的期限日 ? 選造項目品牌 管理期望技巧 ? 建立共識 ? 管理范圍變動 ? 照共識的期望交付成果 ? 主動、防范未然的溝通 – 避免 “ 意外 ” 出現 – 情愿先告訴客戶,不要客戶先告訴你 管理期望技巧 ? 定期檢討表現 ? 必要時,調整期望,重新建立共識 ? 與客戶一起檢查,確定完成所有期望事項,協商解決不能按期作到的事項 7。外控難題管理 外控難題 外控難題( Issue): ? 是項目管理出現的重大問題 ? 不解決會傷害項目的進行 ? 必須借團隊及項目經理以外的力量才能解決 外控難題管理 1. 鼓勵任何對項目有關人員都可提出,包括潛在的外控難題都要書面提出 2. 項目經理或指定責任人列入正式記錄 3. 分派給隊員調查,提出各種解決方案對項目預算、時間表的影響,如果解決問題需要變更項目范圍,關閉此案,另行提交范圍管理程序 外控難題管理 4. 將外控難題、各種解決方案、對項目預算、時間表的影響一并提交項目保障人及其他適當人,尋求解決 5. 記錄解決方案或方向列入記錄 6. 對 《 工作計劃 》 、預算、 《 項目定義 》做必要調整 7. 透過溝通管道與隊員及有關人士告知處理狀態(tài) 外控難題管理技巧 ? 盡快處理以降低影響 – 項目經理或責任人必須負責尋求解決到底 – 難以解決常是因為難得到允許或難做取舍 – 延遲解決可能造成比找更好方案更大損失 ? 根除原因,而不只解決現象 ? 鼓勵隊員提出難題時,也提出個人解決建議 外控難題管理技巧 ? 按程序處理,盡早讓客戶參與 ? 設法將非常大的難題分割 ? 難題常接踵而至,如相關,先解決看似禍根的;如不相關,則先解決負面影響大的 分析難題的技巧 ? 魚骨圖分析法 – 以箭頭畫出不同類別原因 – 思維沖擊創(chuàng)出許多原因 – 找出或投票選出最可能的原因 ? 禍根分析法 – 一直問 “ 為什么 ” ? Pareto法 – 統計發(fā)生次數用以決定順序 5。制定工作計劃 制定工作計劃的程序 1. 細讀 《 項目定義 》 確實了解各項要求、條件 ? 采用 WBS( Work Breakdown Structure)將工作逐層分解: 2. 從大塊工作著手,順序目前不重要,可以用任何合理估算基準 3. 檢查所有細塊,試著估算。 1。明確各種工作的定義 工作定義的好處 ? 基于項目的定義,對于項目的目的、成果、范圍、風險、成本、方法等,都有一致的認識,并獲得同意 ? 可以復查項目對企業(yè)是否仍然有意義 ? 確認資源可以及時供應 ? 有可供參考的盈虧標準 ? 及早與客戶共同熟悉項目管理程序 需要清楚定義的工作 ? 項目成立的明確核準:尤其是未列入企業(yè)計劃的 ? 項目的定義:目標、范圍、需求、假設、成果、預算等 ? 企業(yè)明確核準項目正式開始:由項目保障人簽字,確認項目定義 需要清楚定義的工作 ? 項目工作計劃:包含檢查點,以確保項目可以適當繼續(xù) ? 項目管理的程序:處理外控難題、溝通、風險、品質等程序 ? 項目團隊:所需人數、時間、技術 項目的特征 ? 項目不是例行工作 ? 項目有定義的起始日、終止日 ? 每個項目有其特點 ? 有范圍、預算、特定成果、特定資源等限制 項目經理的素養(yǎng) ? 彈性、變通 ? 主動、進取 ? 善于溝通 ? 有整合能力 ? 敢做決定 ? 能解決問題 ? 全盤認識 ? 鼓舞人心 ? 談判協商 ? 解決外控難題 ? 以身教導 ? 革新開放 項目經理的素養(yǎng) ? 善于規(guī)劃、積極樂觀、永不言敗 ? 銷售大師、心理導師。有超過基準的,再分解 制定工作計劃的程序 4. 繼續(xù)分解至沒有任何工作細目超過估算基準 5. 估算所有工作細目的工作量 ? 產生網絡分析圖(工作順序圖) 6. 在工作細目中,大致排序 7. 檢查排序,找出邏輯關聯重新排序 制定工作計劃的程序 8. 將所有活動及依存度錄入軟件 – 結束 開始:活動 B開始前活動 A必須結束 買了硬件、安裝軟件; – 開始 結束:活動 B結束前活動 A必須開始 很少;連續(xù)的煙火;新產品與舊產品生命周期 – 開始 開始:活動 B開始前活動 A必須開始 空中與地面攻擊; – 結束 結束:活動 B結束前活動 A必須結束 客人結帳、餐廳打烊 制定工作計劃的程序 9. 錄入已知日期限制 、資源及性質條件,由軟件計算項目總體時間表 ,盡量將工作量平均分派 、人工成本 制定工作計劃的程序 ,以期準時完工 ,保存這份工作計劃為日后對照基礎 估算工作計劃 開始前: 1. 清楚了解所要估算的工作,避免估算不懂的工作 2. 找當事人、有經驗的人幫忙 3. 找出所有的限制、條件 4. 用至少兩種方法估算、驗算 估算工作量: ,需要越多的工作細節(jié) ,用實際數目 ( 1050%) 估算工作量: ( 15%) ?太低?調整。范圍管理 范圍 ? 描述項目疆界 ? 定義項目將交付什么,不交付什么 ? 大項目,范圍還定義所有受影響的組織、交易、資料形態(tài)等 范圍管理 ? 項目失敗的兩大原因: – 沒有作好 《 范圍管理 》 – 沒有作好 《 項目定義 》 ? 就算項目經理做好了 《 項目定義 》 ,難的是 “ 把項目管成那個范圍 ” 范圍管理 ? 如果 《 項目定義 》 沒作好,絕對無法作好 《 范圍管理 》 ? 如果 《 項目定義 》 模糊,或需要再解釋,客戶會認為 “ 改變 ” 在范圍內,項目經
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