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【正文】 43 檔 案 管 理 實(shí) 施 細(xì) 則 總則 為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)國家、省、市檔案部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定本細(xì)則。 檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。 學(xué)校在重要工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。 檔案管理體制 學(xué)校 必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理學(xué)校檔案工作，配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事項(xiàng)。 檔案人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識(shí)。 檔案室由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并納入主管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)和崗位職責(zé)。 各科室應(yīng)確定兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的積累、整理，并按時(shí)向檔案室移交。 文件材料的形成與歸檔 學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、財(cái)會(huì)、設(shè) 備等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時(shí)間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。 根據(jù)學(xué)校檔案的種類、數(shù)量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時(shí)間和要求。 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計(jì)劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 檔案的管理 檔案的分類。學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、校辦企業(yè)類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像實(shí)物類、教師業(yè)務(wù)檔案九種門類。 檔案編目。學(xué)校檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目 錄。 檔案鑒定。根據(jù)上級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會(huì)計(jì)檔案保管期限為永久和定期兩種。 檔案鑒定工作分兩次進(jìn)行：歸檔前對(duì)文件材料價(jià)值進(jìn)行鑒定；歸檔后對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的檔案。 檔案統(tǒng)計(jì)。建立檔案統(tǒng)計(jì)工作，編制檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表，對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防 塵、防蟲等防護(hù)工作。 檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。 44 對(duì)照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進(jìn)行管理。 定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)，做到帳物相符；對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)學(xué)校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。 檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。 開發(fā)檔案信息 在學(xué)校內(nèi)部可實(shí)行檔案開架閱覽。 學(xué)校檔案室應(yīng)根據(jù)需要編輯文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案利用工作。 在檔案信息開發(fā)與提供利用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。 附則 本細(xì)則根據(jù)工作需要可另行補(bǔ)充。 本細(xì)則由灌南縣小窯中學(xué)檔案室負(fù)責(zé)解釋。 本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。 歸 檔 制 度 為了完整系統(tǒng)地保存學(xué)校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。 文件材料的歸檔范圍 凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)、具有參考價(jià)值的文件材料 ，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學(xué)校制定的《文件材料歸檔范圍》執(zhí)行）。 代管和學(xué)校有關(guān)的撤銷學(xué)校的全部檔案。 與學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。 文件材料的歸檔要求 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整。 應(yīng)歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍(lán)及紅墨水等書寫材料。 歸檔的文件材料必須是原件。 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，并進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷、編目。 案卷題名應(yīng)確切 反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。 文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。 文件材料的歸檔時(shí)間 1— 3 大類檔案在第二年五月底前歸檔。 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)會(huì)部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。 設(shè)備檔案在設(shè)備開箱時(shí)必須會(huì)同檔案人員進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。 文件材料的歸檔份數(shù) 各類文件材料一般歸檔一式一份。 45 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。 學(xué)校檔案室應(yīng)對(duì)文件材料的形成，積累，整理和 歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。 檔 案 保 管 制 度 為了保護(hù)好學(xué)校的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。 1. 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。 2. 存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。 3. 存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號(hào)順序排列在專用柜內(nèi)。 4. 定期清理核對(duì)庫藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 5. 檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護(hù)設(shè)施。 6. 檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫濕度基本保持在溫度 14－ 24 攝氏度，相對(duì)濕度 45－ 60％之間。 7. 檔案庫房不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。 8. 檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈。 9. 庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。 10. 應(yīng)保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物 。 11. 檔案對(duì)接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。 檔案庫房管理制度 1. 檔案庫房是機(jī)要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內(nèi)。 2. 檔案庫房是存放學(xué)校檔案資料的專用庫房，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。 3. 庫房內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，及時(shí)更換驅(qū)蟲藥物，定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠實(shí)用。 4. 庫房里柜櫥要按類、按序編號(hào)排列整齊，便于 通風(fēng)順暢。 5. 檔案人員每天對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行檢查、記錄并采取措施，使庫房溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。 6. 對(duì)庫房里的檔案資料做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取必要的措施。 檔 案 借 閱 制 度 為了維護(hù)檔案的完整與安全，服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作，特制定本制度。 學(xué)校所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。 46 學(xué)校人員查閱檔案必須辦理登記手續(xù)。 在借閱檔案時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： （ 1）按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，定期歸還； （ 2）應(yīng)該愛護(hù)檔案，不得遺失； （ 3）所借檔案不得隨 意折疊和拆散，嚴(yán)禁隨意更改和涂寫； 借閱和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案人員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。 檔案如丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。 借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。 調(diào)離學(xué)校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 外單位人員借閱學(xué)校檔案，須持所在單位介紹信和本人有效證件，并辦理有關(guān)手續(xù)。 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀制度 為了對(duì)庫藏檔案的收進(jìn)、移出能夠做到心中有數(shù)和保證檔案質(zhì)量，保護(hù)好有價(jià)值的檔案，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，特制定本制度。 1. 檔案統(tǒng)計(jì) 對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理學(xué)校報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)認(rèn)真、求實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)。 2. 檔案鑒定 檔案鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。 鑒定小組的任務(wù)：負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案檔案保管期限表，對(duì)到期檔案提出存、毀意見。 3. 確定檔案保管期限的原則 對(duì)學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映學(xué)校職能活動(dòng)和歷史面貌 的檔案應(yīng)永久保存。 凡是在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 4. 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行。 5. 檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補(bǔ)充。 6. 銷毀檔案程序 鑒定小組應(yīng)列出銷毀檔案的清冊(cè)和撰寫銷毀檔案報(bào)告并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊(cè)及報(bào)告的檔案應(yīng)保存。 銷毀檔案時(shí)，由單位派二人以上進(jìn) 行監(jiān)銷，在銷毀過程中主觀失密或?qū)W(xué)校造成損失的，將根據(jù)國家和單位有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。 檔案員崗位責(zé)任制度 1. 熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，鉆研業(yè)務(wù)。 2. 及時(shí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。 47 3. 制訂學(xué)校檔案工作計(jì)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。 4. 制定各項(xiàng)檔案管理制度。 5. 負(fù)責(zé)學(xué)校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。 6. 參與學(xué)校設(shè)備開箱驗(yàn)收工作，確保歸檔文件材料的齊全完整。 7. 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作， 對(duì)檔案收進(jìn)、移出進(jìn)行登記。 8. 認(rèn)真開展檔案利用工作，編寫適應(yīng)工作需要的檔案參考資料。 9. 做好檔案的統(tǒng)計(jì)鑒定工作。 10. 加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行檢查。 11. 對(duì)學(xué)校內(nèi)部科室、所屬單位檔案工作進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督和指導(dǎo)。 12. 加強(qiáng)檔案保密工作，嚴(yán)格遵守保密制度。 檔 案 員 職 責(zé) 一、 認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，并對(duì)學(xué)校形成的各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 二、努力學(xué) 習(xí)檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作能力，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的支持。 三、歸檔材料要做到準(zhǔn)確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質(zhì)量符合要求。 四、充分發(fā)揮檔案的作用，認(rèn)真編制、完善檢索工具，做到查閱迅速準(zhǔn)確。 五、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。 六、定期進(jìn)行檔案鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案銷毀制度，對(duì)超過保管期限和重復(fù)文件要銷毀的應(yīng)造清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簽字見證，方可銷毀。 七、嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍。 八、堅(jiān)持做好庫房的“八防”工作， 措施落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)處理。 檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 一、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的 規(guī)定、要求。 二、組織制定本單位檔案工作的長期和短期目標(biāo)、任務(wù)， 并加以貫徹落實(shí)。 三、組織召開本單位檔案工作會(huì)議，聽取匯報(bào)，研究部署工作，及時(shí)幫助解決存在的問題，同時(shí)向主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)并提出建議。 四、組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高本單位檔案管理水平。 五、組織開展對(duì)本系統(tǒng)和所屬單位的檔案工作的監(jiān)督和 指導(dǎo)。 六、積極主動(dòng)地與檔案行政管理部門聯(lián)系，解決本單位檔案工作中存在的業(yè)務(wù)問題。